ESTRUCTURA, FUNCIONES Y PROCESOS… Diana Acosta

QUE ES UNA ORGANIZACIÓN “Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos.” Bajo este termino tradicionalmente se ha podido definir a las empresas o entes económicos que hacen parte de nuestra sociedad, y que engranan la cadena productiva y de consumo dando movimiento a la estructura económica de una ciudad. Sin embargo es notable que ha medida que cambian los tiempos, las costumbres y las necesidades de las personas, también cambian las organizaciones como tal para ajustarse a los requerimientos de la población y poder continuar con una vigencia y rentabilidad sostenible. “La organización es pues un sistema orgánico inmerso en un medio hostil con el que se intercambia energía, materia información y dinero, es decir, que la organización es un sistema socio-técnico abierto, el cuál posee, relaciones de entradas (insumos), salidas (productos) y retroalimentación o ciclos de retorno para modificar el propio sistema, en estructura, operación, función o propósito, permitiendo su permanencia en el tiempo, además de procesos internos de readaptación, construcción y autoreparación, que le permiten interrelacionarse adecuadamente con un entorno.”

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL “Una estructura es la forma en que están ordenadas las unidades administrativas de un organismo y la relación que guardan entre sí”. La estructura de una organización es fundamental para su funcionamiento y poder alcanzar el éxito. Principalmente podemos establecer que la estructura organizacional es la base o columna de la empresa, es la forma como se divide, agrupa y relaciona el talento humano, para poder obtener su máximo en pro de alcanzar los objetivos y metas trazadas para la organización. “En su sentido más amplio, la estructura organizacional da orden a la empresa. Responsabiliza el talento humano de la organización en cada una de las áreas que se han definido previamente”.

FUNCIONES Y PROCESOS Las funciones en una empresa son las actividades coordinadas que se realizan como parte de un engranaje establecido para alcanzar como objetivo un desarrollo empresarial y una estabilidad económica y comercial. Principalmente podemos nombrar seis funciones que son básicas en todas las organizaciones, y que fueron determinadas por Henry Fayol: TECNICAS SEGURIDAD COMERCIALES FUNCIONES FINANCIERAS CONTABLES ADMINISTRATIVAS PLANEAR ORGANIZAR DIRIGIR COORDINAR CONTROLAR

FUNCIONES Y PROCESOS TIPOS PROCESOS Los procesos se han determinado en las empresas para establecer el paso a paso de las actividades, con el fin de llegar a la estandarización y que éstas se realicen de una forma eficiente, eficaz y ágil para la organización; comúnmente los procesos tienen fuerte incidencia sobre los objetivos trazados y de allí se desprende su vital importancia para la empresa. “Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos”. son propios de la actividad de la empresa, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de producción, el proceso de prestación del servicio, el proceso de comercialización, etc OPERATIVOS TIPOS PROCESOS ESTRATÉGICOS procesos mediante los cuales la empresa desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el proceso de planificación presupuestaria, proceso de diseño de producto y/o servicio, etc DE APOYO proporcionan los medios (recursos) y el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan llevar a cabo, tales como proceso de formación, proceso informático, proceso de logística, etc. CLAVE Están principalmente orientados hacia la satisfacción del cliente y en ellos se emplean una gran cantidad de los recursos disponibles por la empresa. CRÍTICOS cuando en gran medida la consecución de los objetivos y los niveles de calidad de la empresa dependen de su desarrollo.

ENTORNO DE LAS ORGANIZACIONES Con la interacción e integración continua de la información en la actualidad, el entorno tanto interno como externo en una organización se entrelaza sincrónicamente, puesto que la empresa se alimenta constantemente de su entorno, y a la vez ésta hace parte de un entorno político, social, económico en donde es partícipe activo e influencia directa para el desarrollo de ese territorio y esa sociedad en donde se ubica. En entorno de las organizaciones se puede dividir en 6 sub- entornos principalmente: ÁMBITO TECNOLÓGICO ÁMBITO POLÍTICO ÁMBITO NORMATIVO ENTORNO EMPRESARIAL ÁMBITO DE MERCADO ÁMBITO ECONÓMICO- FINANCIERO ÁMBITO SOCIAL

ENTORNO DE LAS ORGANIZACIONES Según Ramon Archanco, estos son los principales ámbitos que componen el entorno de las organizaciones: ÁMBITO TECNOLÓGICO: Este ámbito esta compuesto generalmente por factores que tienen que ver la rapidez de las innovaciones, el grado de de desarrollo de tecnologías, la estructura de la propiedad industrial (patentes), publicaciones científicas y el potencial de aparición de disrupciones laterales. ÁMBITO NORMATIVO: Caracterizado por todo el cuerpo legislativo y legal de cada país o región. Los factores que lo dominan son: Grado de cumplimiento normativo: tiene que ver con el cumplimiento de la ley por parte de las autoridades Grado de seguridad jurídica: tiene que ver con los cambios en la ley y las reglas del juego Ambos factores pueden ser determinantes para las industrias que actúan en régimen de oligopolios estatales o mercados ampliamente intervenidos por las administraciones como el energético, sanitario, educativo, bancario etc ÁMBITO ECONÓMICO-FINANCIERO: Conformado esencialmente por la evolución económica de los países o regiones sus factores más determinantes son: El crecimiento de la economía PIB , La evolución de la inflación, La balanza de pagos, La evolución del desempleo, El endeudamiento de la economía, Facilidad para hacer negocios ÁMBITO SOCIAL: Totalmente conectado con las personas y sus valores. Los factores determinantes de este entorno son: La demografía: la composición demográfica de un mercado o país o región es esencia Las creencias o valores de personas y comunidad: ecologismo, religión, concepto de la familia Este entorno es de los más importantes para las empresas de que producen bienes de consumo como la telefonía, electrodomésticos, automoción etc ÁMBITO DE MERCADO: Es con diferencia el ámbito del entorno de una organización más conocido, más empleado y el mejor comprendido. Sus factores más determinantes son las 5 fuerzas del modelo de Porter: Clientes Competidores Nuevos entrantes Productos sustitutivos Proveedores La fuerza de cada uno de estos grupos es lo que determina el nivel de competencia y las barreras de entrada de un sector. ÁMBITO POLÍTICO: Por ultimo el sub-entorno político. Tal vez uno de los más relevantes y más fáciles de tener en cuenta ya que la situación política de un país por lo general no es ningún secreto y se suele clasificar de estable o no estable. En medio de estas dos situaciones hay una variada escala de grises. Pero básicamente este es el único factor a tener en cuenta. http://papelesdeinteligencia.com/los-6-ambitos-del-entorno-de-una-organizacion/#sthash.DIi5enLK.dpuf

FACTORES QUE AFECTAN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Crecimiento: Una empresa puede empezar pequeña, pero, a medida que pasa el tiempo, más empleados pueden ser contratados, lo que exige la introducción de los jefes de departamento para ayudar a crear una estructura de gestión. Además, un equipo ejecutivo puede ser necesario para ejecutar los diversos aspectos de la empresa y puede haber la necesidad de mandos medios que informan a los administradores. NECESIDADES DEL CLIENTE: El servicio al cliente es importante en los negocios, por lo que muchas empresas han creado divisiones enteras dedicadas al servicio al cliente y la retención. Si un cliente en particular otorga un gran contrato a tu empresa, es posible que tengas que reorganizar ciertas partes de tu organización para dar cabida al contrato. TECNOLOGÍA: La tecnología puede crear posiciones dentro de tu empresa y puede eliminar posiciones. Cuando la presentación se realiza electrónicamente, ya no hay una necesidad de empleados de archivo, como una vez tuviste, pero hay una necesidad de un departamento de técnicos para mantener y hacer crecer la red de computadoras. Como la tecnología sigue cambiando la función de los puestos en el lugar de trabajo, el panorama de la estructura organizacional cambia con esta. ESTRATEGIA: Las estrategias de negocios también pueden ser un factor en el desarrollo de la estructura de la organización. Empresas de alto crecimiento suelen tener pequeñas estructuras organizacionales para que puedan reaccionar a los cambios en el ambiente de negocios más rápido que otras compañías. Los dueños de negocios también pueden estar renuentes a ceder el control de la gestión en las operaciones comerciales. Las pequeñas empresas que siguen buscando definir su estrategia de negocios a menudo retrasan la creación de una estructura organizacional. Los dueños de negocios suelen estar más interesados ​​en el establecimiento de estrategias de negocio en lugar de desarrollar e implementar una estructura interna de la empresa. ENTORNO EMPRESARIAL: El entorno empresarial externo también puede desempeñar un papel importante en la estructura organizacional de una empresa. Entornos dinámicos con los deseos del consumidor cambian constantemente o el comportamiento, es a menudo más turbulento que en entornos estables. Las empresas que intentan satisfacer la demanda de los consumidores pueden luchar al crear una estructura organizacional en un entorno dinámico. Más tiempo y capital también pueden ser empleados en entornos dinámicos que asisten para crear la estructura organizacional. Este capital adicional es generalmente un gasto negativo para muchas pequeñas empresas. http://pyme.lavoztx.com/factores-que-afectan-la-estructura-organizacional-4443.html

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR AREAS O FUNCIONES

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS

WEBGRAFÍA http://journal.ean.edu.co/index.php/Revista/article/viewFile/3 6/35 http://crearunaempresaya.wordpress.com/2011/09/08/58/ http://www.slideshare.net/guest41f0cf/la-organizacion-i http://s3a2.wordpress.com/2012/04/02/las-seis-funciones- basicas-de-la-empresa-segun-henri-fayol/ http://www.guiadelacalidad.com/modelo-efqm/gestion-por- procesos http://excelencia-empresarial.com/Gestion_procesos.htm http://www.mailxmail.com/curso-gestion-calidad-procesos- tecnicas-herramientas-calidad/tipos-procesos http://papelesdeinteligencia.com/los-6-ambitos-del-entorno- de-una-organizacion/#sthash.VfoasfSv.dpuf http://pyme.lavoztx.com/factores-que-afectan-la-estructura- organizacional-4443.html