RED DE TRÁMITES Modelo de Funcionamiento

La Red de referentes de trámites es un dispositivo alineado a la prospectiva de Gobierno Digital. Es un mecanismo que acerca a todos los actores claves del Programa Trámites en Línea, potenciando las capacidades y experiencias generadas y el aprendizaje organizacional en el Estado. Es un catalizador que permite acelerar el proceso de cambio para lograr el objetivo del Programa de cara a 2020.

Modelo de Funcionamiento

Integrantes y roles Organismos: Referentes de los organismos. Equipos transversales. Áreas de mejora continua y de planificación. Agesic: PMs. Gestión del cambio. Comunicaciones. Servicios transversales.

Propuesta de valor Aula virtual Encuentros Chats Biblioteca de contenidos Wikis y foros Encuentros Aula virtual Chats Noticias e información

Modelo federado de relacionamiento Red descentralizada. Posible Evolución Red distribuida. Red centralizada. Agesic oficiará como articulador. Red centralizada Modelo de red descentralizada AGESIC oficiará de articulador, con el objetivo de ir generando las condiciones para que la misma pueda funcionar en el mediano - largo plazo bajo un modelo de Red distribuido. Agesic será quien se encargue, en esta primer etapa de identificar las necesidades en los organismos para que la red tenga contenido y posibilidades para satisfacer las mismas. Los integrantes de la Red, como actores claves del cambio, serán los principales usuarios de la plataforma, quienes se nutran de los contenidos, sobre todo, de lecciones aprendidas y experiencias extraídas del Programa. Los socios estratégicos serán los principales generadores de contenido.

Canales de comunicación Reuniones presenciales periódicas: para intercambiar experiencias, generar contenidos, planificar y decidir aspectos estratégicos de la Red. Plataforma TI: para tener una Biblioteca de contenidos, iniciar foros, chats, compartir contenidos generados por cada organismo, noticias, lecciones aprendidas y como aula virtual. Mail: para convocar a las instancias presenciales e informar sobre noticias relevantes sobre el Programa. Newsletter: para informar noticias de interés sobre el Programa en forma mensual. Telefónica: urgencias, por ejemplo, cancelaciones de reuniones por fuerza mayor.

Beneficios Optimizar y normalizar procesos y trámites Generar una cultura de cooperación Intercambiar contenidos de interés para el Programa. Evacuar consultas de forma rápida. Compartir experiencias, documentos, archivos varios, etc. Acceder a información actualizada y de vanguardia Compartir los avances de cada uno de los organismos Contribuir a lograr los objetivos del programa

Actividades clave Mantener viva la red: generar foros, compartir noticias y difundir información. Adquirir contenidos. Gestionar los contenidos compartidos así como los adquiridos. Realizar y coordinar eventos, talleres y seminarios. Sistematizar y documentar experiencias, logros, avances, errores y lecciones aprendidas.

Recursos clave Coordinación de la red Articulador de mensajes y contenido Facilitadores de instancias presenciales Diseñador de materiales web Soporte técnico de la herramienta Plataforma tecnológica. Personas responsables de: Articular y coordinar la plataforma: monitoreo de contenidos que suben los integrantes de la red, generador de contenidos del tipo informativos, noticias, etc. Generar actividades presenciales así como de la sistematización y documentación de las experiencias, logros, lecciones aprendidas, etc. Interactuar con los diferentes roles definidos para dar respuesta rápida a las consultas que se generan en los foros. Adquirir los contenidos y e-learnings. Presupuesto: para comprar contenidos para la biblioteca virtual. para reservar salas para eventos presenciales. para adaptar la plataforma a los requerimientos de la propuesta de valor. para generar contenidos del aula virtual. Contratación de personal o asignación de horas para el proyecto.

Socios estratégicos Centros de conocimiento de AGESIC Consultoras Otros organismos que no son de la administración central Administración Central: Autoridades. Directores de las UE. CAC, PAC, Mesa de entrada, etc. Dueños de trámites. Otros organismos públicos Intendencias. Empresas Estatales. Universidad de la República. AGESIC Director Agesic. Director del Programa. Facilitadores. Jurídica. Tecnología. Centros de conocimiento. LAB. Comunidad de Gestión del Cambio. Referentes de todo el Estado. Referentes de consultoras. Referentes de Gestión del cambio en los organismos. Sociedad civil. Ciudadanos. Organizaciones civiles. Empresas privadas Implantadoras. Desarrolladoras de TI. Consultoras. Universidades Privadas.

Costos Contenidos para la biblioteca virtual. Salas para eventos presenciales. Adaptar la plataforma a los requerimientos de la propuesta de valor. Contenidos del aula virtual. Adquisición y adaptación de la plataforma. Coordinador general. Community manager. Mantenimiento TI Actividades presenciales: alquiler de local. Materiales de escritorio. Adquisición de e-learning y contenidos. Coordinación de e-learning y aulas virtuales. Talleristas y responsables de eventos. Sistematizar lecciones aprendidas. TOTAL COSTO ESTIMADO 2016: USD 9.400 en gastos operativos. USD 7.034 en inversión. TOTAL COSTOS ESTIMADOS 2017: USD 24.051 en gastos operativos. USD 8.827 en inversión.

Situación actual de la Red Diseño del modelo de funcionamiento. Aprobación del Diseño por actores claves de Agesic y actores claves de los organismos. Herramienta para la plataforma evaluada. Identificación y evaluación de contenidos. Generación de contenidos. Identificación y desarrollo de socios estratégicos.