Transición de la norma NTC-ISO9001:2015 en el marco del Sistema COGUI Mesa de Trabajo: Gestión de Extensión y Proyección Social Elaborado por: Jorge A. Valencia de los Ríos Coordinador de Consultoría de Gestión y Conocimiento S.A.S. Santa Marta, Julio de 2016

Contexto

ANTECEDENTES Entradas Salidas MESAS DE TRABAJO EN LOS SIGUIENTES EJES TEMÁTICOS: Estructura y Gestión Documental Partes Interesadas Gestión del Cambio Gestión del Conocimiento Proceso Gestión Académica Proceso de Investigación Proceso de Extensión Movilidad Métricas Nueva versión de la norma NTC-ISO9001:2015 Resultados talleres “Repensando el SGI COGUI” Plan de Desarrollo UNIMAGDALENA 2010 – 2019 Sistema de Gestión Integral COGUI Lineamientos del CNA para la autoevaluación y acreditación de programas Referenciación con otras Universidades Actividades Análisis de resultados y priorización de temas por parte del Equipo Coordinador del Proyecto

PLAN DE DESARROLLO UNIMAGDALENA Tema 4 Desarrollo Organizacional, Infraestructura Física, Tecnológica y Servicios PLAN DE DESARROLLO UNIMAGDALENA Objetivo Consolidar un modelo de gestión que garantice el aseguramiento de la calidad en la Institución. Iniciativas: Consolidación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad;

Equipo Coordinador Proyecto ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROYECTO TRANSICIÓN A LA NTC-ISO9001:2015 MESAS DE TRABAJO Equipo Coordinador Proyecto EQUIPO DE CALIDAD UNIMAG CONSULTOR G&C EQUIPO AYUDANTÍAS RESPONSABLES PROCESOS Y UNIDADES ORGANIZACIONES

MESAS DE TRABAJO Tema o Proceso Responsables de Procesos o Unidades Organizacionales Responsables de Ayudantías Estructura y gestión documental Gestión de la Calidad Willmer - Giselle - Johana - Silvia Partes Interesadas Vicerrectores Académico Investigación y Extensión. Vicerrector Administrativo Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Control Interno Jefe Oficina Asesora Jurídica Jefe ORI Johana (L) - Giselle Gestión del cambio Dirección de Comunicaciones Jefe Oficina Asesora de Planeación Directora Talento Humano Silvia (L) - Willmer Gestión del conocimiento Directora Talento Humano Dirección de Transferencia de Conocimiento y Propiedad Intelectual Dirección de Desarrollo Social y Productivo Dirección de Proyección Cultural Proceso de Gestión Académica Directores de Programa Coordinadores de Programa Dirección Curricular y de Docencia Jefe de Departamento de Estudios Generales Directora de Prácticas Profesionales Director IDEA Coordinadora Académica de Posgrados Jefe Oficina Aseguramiento de la Calidad Giselle (L) - Johana  Proceso de investigación Equipo Vicerrectoría de Investigación Directores de Programa (actividades de investigación) Proceso de extensión Equipo Vicerrectoría de Extensión Consultorio Jurídico – Centro de Conciliación Directora de Prácticas Profesionales Prácticas de psicología social – Prácticas de salud familiar Directores de Programa (actividades de extensión) Willmer (L) - Silvia Movilidad Jefe ORI Directora Talento Humano Responsables de Movilidad en cada Vicerrectoría Directora de Prácticas Profesionales Coordinador de Grupo Admisiones y Registros Métricas (indicadores y seguimiento) Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Aseguramiento Calidad

Mapa de Procesos

Talleres Repensando el Sistema COGUI

Talleres Repensando el Sistema COGUI

Talleres Repensando el Sistema COGUI

Talleres Repensando el Sistema COGUI Definir los procedimientos nuevos, socializarlos y publicarlo (Prácticas profesionales). No están todos los procedimientos ni formatos (Consultorio jurídico – Centro de conciliación), plantillas de cosas institucionales. Establecer requisitos propios de Postgrado, ejemplo: En postgrado no se cuenta con un reglamento propio, por esta razón debe acoplarse al reglamento de Pregrado. Portales diferenciados para cada usuario. Estratificar el acceso. No responde completamente a lo que el medio interno y externa exige, es decir, se enfoca mucho a lo interno, dejando de lado un poco la comunidad universitaria externa, lo cual solo se refleja en el proceso de extensión y proyección social, mientras que otros procesos que son igual de importante, poco tienen en cuenta lo externo. Desde el punto de vista general inclusive social y ajuste de algunos lineamientos con el tema de reglamento remuneración de prácticas, falta de sensibilización. No se adapta, debido a que el diagnóstico y el análisis del entorno se encuentra desactualizados, es cual no permite tener una política misional aplicable a los procesos de formación que requiere la sociedad. No responde a lo que el entorno interno y externo exige. Ajustar más el entorno a la inclusión estudiantil.

Situación Actual

Se asocia que el Proceso Gestión de la Extensión y Proyección Social corresponde a las actividades que realiza Vicerrectoría de Extensión

Propuesta

ACTIVIDADES A DESARROLLAR ENTREGABLE 1. Articular las actividades de extensión que realizan los programas con las de la Vicerrectoría de Extensión Proceso revisado y ajustado 2. Migrar la documentación de prácticas profesional al proceso Gestión Académica Documentación actualizada 3. Socializar e implementar los cambios Personas con conocimiento en la nueva versión del Proceso Gestión de Extensión y Proyección Social

Jorge A. Valencia de los Ríos Coordinador de Consultoría GRACIAS Jorge A. Valencia de los Ríos Coordinador de Consultoría Gestión y Conocimiento S.A.S. Telefax: (4) 3524848 Celular 310 - 831 80 12 e-mail: jvalenciar@gestionyconocimiento.com