Comunicación Institucional I -APUTN- pabloballeto@hotmail.com

Por qué es necesario un Plan Integral de Comunicación? www.aputn.org.ar

Vivimos atravesados por la comunicación La comunicación se define por la acción: es a través de nuestras acciones que configuramos los modos de comunicar

Comunicación Institucional La comunicación Institucional es la que da identidad hacia adentro y hacia afuera de la organización. Debe estar orientada estratégicamente, conducida y gestionada de manera planificada. La Comunicación Institucional tiene 5 componentes claves, fundamentales. www.aputn.org.ar

Comunicación Institucional Realidad Institucional: Estructura Organizacional, Origen, Personal, Funciones, instalaciones que la componen. Identidad Institucional: atributos que considera propios, las características distintivas. Comunicación Institucional: conjunto de mensajes emitidos. Toda entidad por el solo hecho de existir arroja sobre su entorno un volumen determinado de mensajes. Imagen Institucional: se sustenta desde las percepciones que la gente tiene de la institución. Identidad Visual: suma de forma lingüística + visual = Nombre + Logo. Isologotipo. www.aputn.org.ar

Comunicación Institucional

Plan Integral de Comunicación Comunicación Institucional Área de Comunicación Plan Integral de Comunicación Herramienta de Gestión, que permite definir: Que clase de Institución queremos Ser (Visión). La Razón de Ser de nuestra Institución (Misión). Los Objetivos (a Largo y Mediano Plazo). Los Cursos de Acción (Planes tácticos). Asignación de Recursos (Humanos, Técnicos).

Plan Integral de Comunicación Comunicación Institucional Plan Integral de Comunicación Visión Misión Valores Políticas Objetivos Estratégicos Programas (planes tácticos) Planes Operativos www.aputn.org.ar

Plan Integral de Comunicación ¿Para qué Implementarlo? Comunicación Institucional Área de Comunicación Plan Integral de Comunicación ¿Para qué Implementarlo? Promover la Participación, construir Proyectos comunes y compartidos, reflexionar sobre la realidad actual, identificar capacidades, identificar desafíos, trabajar sobre la identidad, anticipar impactos. www.aputn.org.ar

Plan Integral de Comunicación Comunicación Institucional Plan Integral de Comunicación Realidad Futura Deseada Acción 3 Acción 2 Acción 1 Estrategia Comunicación Realidad Inicial Realidad Futura Sin Intervención Pre-Diagnóstico y Diagnóstico

Plan Integral de Comunicación Comunicación Institucional Plan Integral de Comunicación Etapas: Pre-Diagnóstico: ¿Dónde estamos parados? Esta primera etapa busca identificar rasgos y características constitutivas de la Institución y obtener una primera aproximación a la realidad comunicacional interna y externa. Datos de la Organización, Organigrama, Organización Interna y Externa, Aspectos Edilicios, Exploración de los Procesos de Comunicación Institucional y Metodología de Trabajo: Observación, Entrevistas, Revisión de Documentos, Encuestas. www.aputn.org.ar

Comunicación Institucional ORGANIGRAMAS Son sistemas de representación gráfica de la organización en su conjunto, mediante cuadros que identifican las áreas de responsabilidad formal, y unidos mediante líneas, que representan los canales formales de autoridad, responsabilidad y comunicación formal. También son llamadas cartas o gráficas de organización www.aputn.org.ar

Comunicación Institucional Consisten en cuadros en las que cada área formal, está enunciada, e incluso a veces encierra el nombre del funcionario a cargo. Se representan por líneas llenas la vinculación de autoridad y responsabilidad formales. Cuando se usan líneas de puntos o rayas partidas implica asesoría. Ningún organigrama puede vincular las comunicaciones o las relaciones no formales (informales). ÁREA 1 José Pérez Sub ÁREA 1 Juan García Sub ÁREA 2 Julia Rosas Sub ÁREA 3 Lucía Arrien S-S. Área 2.1. Carlos Juárez Asesoría 1 www.aputn.org.ar

¿Para qué sirve un Organigrama? Comunicación Institucional ¿Para qué sirve un Organigrama? Los Organigramas revelan: La división de funciones Los niveles jerárquicos Las líneas de autoridad y responsabilidad Los canales formales de comunicación La naturaleza lineal o staff del Departamento La jefatura de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada Departamento o Sección. La Naturaleza lineal o staff se indican por distintos colores, distintos gruesos de líneas de comunicación, pero lo más usual es marcando la autoridad lineal con línea llena, y la de staff con línea punteada. www.aputn.org.ar

Utilidades de los Organigramas Comunicación Institucional Utilidades de los Organigramas Muestran las relaciones Superior – subordinado. Muestra a cada miembro de la Organización como encaja dentro de la estructura de la misma. Muestra las líneas de autoridad para tomar decisiones. Evita intrigas, frustración, evasión de responsabilidades, falta de coordinación, duplicación de esfuerzos, políticas indefinidas, tomas de decisiones inciertas y otras evidencias de falta de eficiencia organizacional. www.aputn.org.ar

Limitaciones de los Organigramas Comunicación Institucional Limitaciones de los Organigramas Muestra solo las relaciones formales de autoridad. Omite (porque no conoce) las múltiples relaciones informales importantes que se encuentran en toda organización. No muestra cuanta autoridad real existe en cualquier punto de la estructura. Se confunden las relaciones de autoridad con la posición en la empresa. El funcionario de staff (sin poder de tomar de decisiones) siempre aparece en niveles más alto que otros funcionarios que si pueden tomar decisiones. Aunque se espera que la gráfica muestre los niveles de importancia en la Organización, no siempre puede hacerse así. www.aputn.org.ar

Clases de Organigramas ORGANIGRAMAS EN EL TRABAJO EN EQUIPO Clases de Organigramas Organigrama Vertical Organigrama Horizontal Organigramas Circulares Organigramas Escalares Organigrama Mixto www.aputn.org.ar

Organigramas Verticales ORGANIGRAMAS EN EL TRABAJO EN EQUIPO Organigramas Verticales En éstos, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad, así sucesivamente Ventajas: 1. Son los más usados y, por lo mismo, fácilmente comprendidos. Indican en forma objetiva las jerarquías del personal Desventajas: 1. Se produce el efecto de triangulación, ya que después de dos niveles, en organizaciones muy grandes es muy difícil indicar los puestos inferiores, lo que requeriría hacer Organigramas muy alargados. www.aputn.org.ar

Organigramas Verticales Comunicación Institucional Organigramas Verticales www.aputn.org.ar

Organigramas Horizontales Comunicación Institucional Organigramas Horizontales Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. Ventajas: Siguen la forma normal en que se acostumbra a leer. Disminuyen muy considerablemente el efecto de triangulación Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. Desventajas: 1. Son pocos usados en la práctica, y muchas veces, aún pudiéndose hacer en una sola carta toda la Organización, resultan poco claros por el apiñamiento de información. www.aputn.org.ar

Organigramas Horizontales Comunicación Institucional Organigramas Horizontales www.aputn.org.ar

Organigramas Circulares Comunicación Institucional Organigramas Circulares Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad. Ventajas: Señalan muy bien, forzando a ello, la importancia de los niveles jerárquicos. Eliminan o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel. Desventajas: 1. Resultan confusos, difíciles de leer, que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles. www.aputn.org.ar

Organigramas Circulares Comunicación Institucional Organigramas Circulares www.aputn.org.ar

Organigramas Escalares Comunicación Institucional Organigramas Escalares Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes. Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. Desventajas: 1. Estos organigramas son pocos usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente. www.aputn.org.ar

Organigramas Escalares Comunicación Institucional Organigramas Escalares www.aputn.org.ar

www.aputn.org.ar Comunicación Institucional Organigramas Mixtos Este tipo de Organigramas se pueden combinar los tres tipos Vertical, Horizontal y Circular en uno solo. Cada empresa, cada organización utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que se tiene bajo su administración y con ello se busca la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando.- www.aputn.org.ar

Comunicación Institucional Organigramas Mixtos

Plan Integral de Comunicación Comunicación Institucional Plan Integral de Comunicación Realidad Futura Deseada Acción 3 Acción 2 Acción 1 Estrategia Comunicación Realidad Inicial Realidad Futura Sin Intervención Pre-Diagnóstico y Diagnóstico

Plan Integral de Comunicación Comunicación Institucional Plan Integral de Comunicación Permite reconocer los procesos de comunicación existentes (internos y externos), y la relación que existe entre los actores. Pre-diagnóstico Diagnóstico Comunicacional Planificación Ejecución Evaluación Diagnóstico

Comunicación Institucional www.aputn.org.ar

Comunicación Institucional www.aputn.org.ar

Comunicación Institucional

Comunicación Institucional www.aputn.org.ar

Preocupación por los Resultados Comunicación Institucional Grid Gerencial Blake y Mouton Preocupación por los Resultados 1,1 1,9 9,9 9,1 5,5 Preocupación por las Personas Niveles de Comunicación

ROL DEL LÍDER 9,1 “Estilo de mando autoridad-obediencia” – Máxima preocupación por la producción (9) combinada con mínima preocupación por las personas (1) 1,9 “Administración de un club campestre” – Mínima preocupación por la producción (1) unida a máxima preocupación por las personas (9) 1,1 “Estilo de mando empobrecido” – Mínima preocupación tanto por la producción como por las personas 5,5 “Estilo de mando basado en el hombre-organización” – Nivel aceptable, aunque mediocre, en ambas direcciones 9,9 “Estilo de mando basado en trabajo en equipo” – Integra máxima preocupación por la producción con máxima preocupación por las personas