Por inventario se define al registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. En el campo de la gestión empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.

Tipos de inventarios Inventario final: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal, normalmente el 31 de diciembre. Inventario periódico (inventario puntual) aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de una empresa. Inventario inicial: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la empresa. Solo se documenta los bienes existentes el día de elaboración. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero. Liquidación legal

* Reducir costos de pedir. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, sin embargo se harán menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de pedir. (Gaither 2000) Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en costos. entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar producción. Para poder tener una protección para evitar faltantes se puede mantener un inventario adicional, conocido como inventario de seguridad Reducir costos de adquisición En la compra de materiales, la adquisición de lotes más grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los tamaños de lote más grande incrementan los inventarios en proceso y de productos terminados, sin embargo los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores debido a que los costos por maquinaria y tecnología se distribuyen sobre lotes más grandes. Reducir costos de calidad por arranque. Señala Gaither:

El ¿Cuándo? y ¿Cuánto? a la hora de realizar el pedido (debe hacerse los inventarios ala 1: 00 am para que sea correcto a otra hora no se podrá efectuar) son las preguntas en las que se basa la gestión de inventarios o gestión de stocks. En efecto si reaprovisionamos el inventario en periodos cortos de tiempo la cantidad pedida debe ser pequeña lo cual reduce el costo de almacenaje pero se incrementa el de realizar los pedidos; si se repone el inventario en periodos largos de tiempo la cantidad pedida debe ser grande lo cual reduce el costo de hacer el pedido pero incrementa el costo de almacenamiento. En la gestión de inventarios existen modelos de reaprovisionamiento de inventario que tratan de equilibrar los costes y reducirlos al máximo así con dichos modelos podemos saber: ¿Cuánto pedir? y ¿Cuándo pedir?

El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo.

Inventario continuo o perpetuo La mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos ocreditos, o mas bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos. Se lleva un registro continuo, corriente y diario del inventario y de los costos de artículos vendidos. Asientos: a) Compras Inventario XX Cuentas por Pagar XX b) Venta Cuentas por cobrar XX Ingresos por Ventas XX Costo de Art. Vendidos XX Inventario XX

Sistema de periodo o juego de inventarios El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo. El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

Método de valoración del inventario En este método, los costos de los últimos artículos comprados, son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se procede para realizar el registro en la tarjeta kardex.

Mediante este método se conserva en las existencias del inventario, el precio de la última compra, en este registro la columna adicional en el lado derecho, que sirve para incluir el AJUSTE a la cuenta mercaderías cada vez que se registre compras a un nuevo precio, pues este es el objetivo de este método.

El método ÚLTIMO PRECIO DE COMPRA, es muy parecido al primer método Promedio ponderado porque ocupan una sola línea para cada movimiento, ya sea compra, venta, devolución en venta o devolución en compra. A diferencia de los otros métodos, este conserva el precio de la última compra.

el valor mas alto se obtiene si se aplica el método de último precio de compra, seguido por el método P.E.P.S., luego el método promedio ponderado y el valor mas bajo se obtiene utilizando el método U.E.P.S Existen diversos criterios para aplicar tal o cual método, como se indicó antes, en tiempos inflacionarios algunos empresarios consideran muy útil aplicar el método último precio de compra, para mantener actualizados los costos de sus inventarios con los precios de mercado, otros pueden considerar que mas práctico es el método P.E.P.S. Algunas empresas prefieren manejar sus inventarios con el método promedio ponderado que es uno de los mas utilizados y otros cuantos prefieren aplicar el método U.E.P.S. y mantener un valor mas conservador en sus inventarios.

Es necesario aclarar que cualquiera sea el método utilizado, los kardex de Contabilidad se deben registrar con cantidades y valores, como hemos visto en los ejemplos presentados, sin embargo a nivel de bodega se acostumbra llevar los registros únicamente a nivel de cantidades, pues ciertas empresas consideran por seguridad, que no es conveniente que las personas de bodega conozcan los precios de las mercaderías. Además en bodega no interesa que método de valoración se está aplicando, pues únicamente deben concentrarse en ordenar bien los artículos en los diferentes espacios disponibles para una fácil localización tanto para las entradas como para las salidas.