Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia Implementación de los procesos misionales para un grupo de Secretarías de Educación participantes en el Proyecto de Modernización: Grupo 1 - Zona 2 Diagnóstico Secretaría de Cali Agosto, 9 de 2007

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Identificar fortalezas y oportunidades de mejora a nivel general de la Secretaría y a nivel de cada proceso a implementar, con el objeto de lograr mejores resultados en la orientación del Proyecto de Modernización liderado por el MEN Identificar el campo de acción prioritario a atender por el equipo consultor en la implementación del proyecto. Identificar los indicadores de línea base del proyecto, para evaluar el impacto del mismo. Objetivo

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Se aplicaron dos tipos de encuestas: diagnóstico del nivel directivo y análisis de fortalezas y debilidades generales por proceso. Los encuestados del nivel directivo fueron: Secretario de Educación, Subsecretarios de Planeación Sectorial, de Desarrollo Pedagógico, y de Dirección y administración de recursos. Total funcionarios encuestados: 4. Los encuestados para el análisis de procesos fueron: Para el proceso de Atención al Ciudadano, funcionarios de las Subsecretarías de Dirección y administración de recursos y Desarrollo Pedagógico. Total funcionarios encuestados: 5. Para el proceso de Gestión de la Cobertura, funcionarios de las Subsecretarías de Dirección y administración de recursos y Desarrollo Pedagógico. Total funcionarios encuestados: 4. Para el proceso de Gestión del Talento Humano, funcionarios de las Subsecretarías de Dirección y administración de recursos y Desarrollo Pedagógico. Total funcionarios encuestados: 9. Para el proceso de Gestión Financiera, funcionarios de las Subsecretarías de Planeación Sectorial y de Dirección y administración de recursos. Total funcionarios encuestados: 3. Metodología

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Se evidencia compromiso del personal para la mejora continua y cuentan con una amplia experiencia en el trabajo ejecutado En los procesos el personal conoce el marco legal que rige el proceso Desde sus actividades los funcionarios identifican como aportar a la función del Ministerio y a la Secretaría de Educación Desarrollo de reuniones de COSEM para retomar el Marco Estratégico, evaluar la gestión y tomar acciones Se percibe la gestión del nuevo Secretario como una oportunidad de realizar cambios, responder a inquietudes de los empleados e implementar acciones que den en corto plazo resultado. Fortalezas

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oportunidades de mejora Mejorar la percepción del cliente externo respecto al servicio que ofrece la Secretaría de Educación en relación a la oportunidad y eficacia en los trámites implementando el proceso de atención al ciudadano y la medición con indicadores los resultados del mismo que permitan tomar acciones de mejora Revisar, divulgar e implementar el marco estratégico de la Secretaría de Educación Definir un plan de contingencia para evacuar actividades pendientes por resolver de la administración anterior.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oportunidades de mejora Iniciar con la implementación de un enfoque por procesos que les permita interiorizar los mismos, mejorar las relaciones con clientes y proveedores internos y externos, gestionar los procesos bajo el enfoque del ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar), establecer acuerdos de servicio y fomentar su interrelación Implementar procesos y procedimientos para dar claridad al desarrollo de las actividades y mejorar su control. Así mismo estandarizar los Contratos, cada subsecretaria maneja un formato diferente Definir un proyecto de mejora en la infraestructura y planear los recursos necesarios para asegurar la operación de los procesos

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oportunidades de mejora Revisar y aprobar la estructura organizacional de acuerdo con la tipología definida para la Secretaría Establecer un plan para mejorar la seguridad para el acceso de personas al interior de las áreas de la SE Definir, difundir e implementar metodologías de mejoramiento para eliminar la no existencia de una cultura de medición con indicadores de gestión y reporte de no conformidades que permitan tomar acciones correctivas para ir eliminando la causa raíz de los problema.

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oportunidades de mejora Definir e implementar planes de capacitación enfocada a suplir las necesidades detectadas y a mejorar las competencias del personal Definir plan de reconocimiento al personal en relación con los logros alcanzados Actualizar y difundir el manual de funciones y responsabilidades Definir un proceso de inducción sistemático para el personal y realizar proceso de reinducción al personal antiguo

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Oportunidades de mejora Realizar en corto plazo la implementación del Software para mejorar el manejo de la información Mejorar la comunicación y coordinación de las Subsecretarías en su interior y entre las mismas. Promover la cultura del uso de institucional evitando que se utilicen los correos personales que son los utilizados actualmente.