Seguimiento de Hallazgos, utilizando un sistema BPM Lic. Carlos Montiel

Contenido El Presente  El Foco actual  El Enfoque de Solución  El Esquema de Trabajo  Resultados Obtenidos El Futuro  El Foco  El Enfoque de Solución  El Esquema de Trabajo  Resultados Esperados El Presente  El Foco actual  El Enfoque de Solución  El Esquema de Trabajo  Resultados Obtenidos El Futuro  El Foco  El Enfoque de Solución  El Esquema de Trabajo  Resultados Esperados

El Foco Actual  Establecer un mecanismo que permita el control del avance del Plan de Mejoramiento de Hallazgos de Auditoría.

El Enfoque de Solución Un sistema informático basado en procesos, que permite la gestión electrónica de documentos así como definir:  Quién debe realizar una tarea.  Cuándo debe iniciarse y concluirse una tarea.  Qué evidencias sustentan el avance.  Quién debe controlar el avance.  Si hay atraso, quienes deben ser informados. Luego, con la información disponible, generar alertas (si hay atraso), así como desplegar el nivel agregado de avance de una institución. Un sistema informático basado en procesos, que permite la gestión electrónica de documentos así como definir:  Quién debe realizar una tarea.  Cuándo debe iniciarse y concluirse una tarea.  Qué evidencias sustentan el avance.  Quién debe controlar el avance.  Si hay atraso, quienes deben ser informados. Luego, con la información disponible, generar alertas (si hay atraso), así como desplegar el nivel agregado de avance de una institución.

Herramienta Utilizada  La Gestión de Procesos de Negocio (o BPM ) es una metodología corporativa, cuyo objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de negocio de una organización, a través de la gestión de los procesos que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua.

Procesos de la DGCS

El Esquema de Trabajo 1)Desde cada Institución, los funcionarios autorizados cargan: Los hallazgos correspondientes a una auditoría, junto a documentos correspondientes Las acciones de mejora asociadas a cada hallazgo, con su responsable así como fecha de inicio y fin previsto 2)Generación automática de avisos a los responsables de las tareas pendientes. 3)Carga de evidencias de las tareas ejecutadas. 4)Verificación por parte de funcionarios autorizados de la AGPE de las tareas ejecutadas y aceptación o rechazo de las tareas. 1)Desde cada Institución, los funcionarios autorizados cargan: Los hallazgos correspondientes a una auditoría, junto a documentos correspondientes Las acciones de mejora asociadas a cada hallazgo, con su responsable así como fecha de inicio y fin previsto 2)Generación automática de avisos a los responsables de las tareas pendientes. 3)Carga de evidencias de las tareas ejecutadas. 4)Verificación por parte de funcionarios autorizados de la AGPE de las tareas ejecutadas y aceptación o rechazo de las tareas.

El Esquema de Trabajo

Resultados Obtenidos  Clara definición de responsabilidades.  Sincronización de los tiempos de ejecución de las tareas y el control de los equipos de trabajo de las Instituciones auditadas y la AGPE.  Control en-línea del avance y de la calidad de las tareas ejecutadas.  Clara definición de responsabilidades.  Sincronización de los tiempos de ejecución de las tareas y el control de los equipos de trabajo de las Instituciones auditadas y la AGPE.  Control en-línea del avance y de la calidad de las tareas ejecutadas.

El Futuro: El Foco  Constituir un sistema, basado en una herramienta informática que permita gestionar en forma de procesos automatizados todo el ciclo auditor.

El Futuro: El Enfoque de Solución  Un sistema distribuido, que le permita a cada Institución del ámbito de la AGPE gestionar su ciclo auditor y al mismo tiempo a la AGPE realizar el control en-línea del avance y la calidad de las tareas ejecutadas.

El Esquema de Trabajo Cada Institución ejecuta sus tareas en su sistema, que de manera automática informa (vía servicios web) a la unidad central de la AGPE, sin duplicarse manualmente ninguna carga.

El Enfoque de Solución: Diagrama

Resultados Esperados  Facilitar al Director y a los Auditores de las Entidades la planificación, la ejecución, así como el monitoreo y control de ejecución de tareas en los tiempos previstos; para generar de manera oportuna, acciones y mecanismos de prevención y de control en tiempo real de las operaciones  Permitir a la AGPE el monitoreo y control en-línea de la elaboración de los Planes de Auditoría, la ejecución de las Auditorias, así como la implementación del plan de acción de hallazgos en los tiempos previstos.  Reducir el tiempo requerido para identificar atrasos u otros problemas de ejecución, tanto a nivel de Entidad como a nivel de la AGPE; y generar indicadores de calidad de la ejecución de las actividades, que permitan establecer procesos de mejora continua.  Facilitar al Director y a los Auditores de las Entidades la planificación, la ejecución, así como el monitoreo y control de ejecución de tareas en los tiempos previstos; para generar de manera oportuna, acciones y mecanismos de prevención y de control en tiempo real de las operaciones  Permitir a la AGPE el monitoreo y control en-línea de la elaboración de los Planes de Auditoría, la ejecución de las Auditorias, así como la implementación del plan de acción de hallazgos en los tiempos previstos.  Reducir el tiempo requerido para identificar atrasos u otros problemas de ejecución, tanto a nivel de Entidad como a nivel de la AGPE; y generar indicadores de calidad de la ejecución de las actividades, que permitan establecer procesos de mejora continua.

Gracias por su atención. Lic. Carlos Montiel ( ) /5 Lic. Carlos Montiel ( ) /5