OFICINA DE CONTROL INTERNO CARACTERIZACION DE PROCESO Y MATRIZ DE SERVICIOS ALCALDÍA DE PASTO.

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2 OFICINA DE CONTROL INTERNO CARACTERIZACION DE PROCESO Y MATRIZ DE SERVICIOS ALCALDÍA DE PASTO

3 REGLAMENTO EQUIPO DE ALTO IMPACTO CARACTETIZACIÓN DE PROCESO MATRIZ DE SERVICIOS ORDEN DEL DÍA

4 Artículo 8. La asistencia a las reuniones del equipo de alto impacto, es de obligatorio cumplimiento, las faltas deberán ser debidamente justificadas con un día de anticipación para evaluar la causa. La asistencia a reuniones se verificará al inicio y final de cada reunión REGLAMENTO EQUIPO DE ALTO IMPACTO

5 Artículo 9. Se impondrán multas a todos los integrantes que lleguen cinco minutos después de la hora fijada. La no asistencia a la reunión sin previo aviso escrito, telefónico, vía fax o correo electrónico se cobraran $ 3.000 pesos la jornada de trabajo. Las multas establecidas son: 5 minutos tarde $500 pesos, 10 minutos $1.000, y 15 minutos $2.000. Será responsable de recibir el dinero de las multas un integrante designado por el equipo de alto impacto, quien llevará los registros y brindará informes periódicamente. El dinero que se recaude será destinado para actividades que en consenso programe el equipo de alto impacto REGLAMENTO EQUIPO DE ALTO IMPACTO

6 Artículo 10. Los criterios para designar representante de alto impacto en jornadas de capacitación, congresos y seminarios son: Asistencia a reuniones convocadas Continuidad en el proceso. Cumplimiento de tareas Difusión de la información del Sistema Integrado de Gestión en sus equipos de trabajo. Aportes extraordinarios. Estos criterios serán tenidos en cuenta en el proceso de asignación de estímulos otorgada por la administración municipal, teniendo en cuenta que son aportes extraordinarios realizados por los funcionarios de la Alcaldía. REGLAMENTO EQUIPO DE ALTO IMPACTO

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9 Permite la identificación de elementos esenciales necesarios para llevar a cabo el proceso y la definición de sus principales características, facilitando su entendimiento, gestión y el control de sus interrelaciones como parte de un sistema. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO ENTRADASALIDATRANSFORMACIÓN

10 Caracterizar, es describir el proceso, mediante un documento que desagrega cada proceso en sus elementos fundamentales: 1. NOMBRE DEL PROCESO: Identificación del proceso, dentro del mapa de procesos 2. OBJETIVO DEL PROCESO : describe de manera detallada el logro especifico que se espera alcanzar en la ejecución del proceso. 3. LÍDER DEL PROCESO: Directivo responsable del proceso. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

11 4. PROVEEDORES DEL PROCESO : se identifican dos clases de proveedores Internos: se refiere a los otros procesos del SGC, que entregan sus salidas (resultados) a este proceso Externos: entidades externas (publicas o privadas) o personas que entregan algún insumo requerido para el proceso. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Se recomienda que en la caracterización, se coloque cada proveedor frente a la entrada que suministra.

12 5. ENTRADAS DEL PROCESO Se refiere a los insumos, materias primas, o información, que se requiere para llevar a cabo el proceso. ENTRADAS  Materiales  Equipo  Información CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

13 6. ACTIVIDADES DEL PROCESO Actividad: conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad. En la definición de las actividades de cada proceso, se debe considerar que estas deben cumplir una secuencia, quiere decir que se realizan en el orden que se describen para obtener el resultado esperado. Las actividades deben denominarse con un verbo en infinitivo. Estas se nominan pero no se describen (procedimientos)

14 6. SALIDAS DEL PROCESO Se refiere a los resultados (productos) que se obtienen al ejecutar las actividades: Estos resultados pueden ser: Tangibles: por ejemplo una cartilla o un manual Intangibles: servicios por ejemplo una capacitación  Una salida, puede ser la entrada para un proceso posterior CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

15 7. CLIENTE Se refiere a otros procesos, personas o Entidades, a quienes se les suministra el producto o servicio resultados de la ejecución de las actividades. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

16 8. REQUISITOS LEGALES La caracterización debe incluir una lista de requisitos legales asociados a este. Los requisitos legales se refiere a aquellas disposiciones del Estado, que establecen lineamientos para la ejecución de un proceso. Por ejemplo, para el proceso Gestión del Talento Humano un requisito legal aplicable, debe ser la Ley 909 de 2004. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

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18 CICLO PHVA : PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR

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22 GRACIAS POR SU ATENCIÓN FIN DE LA PRESENTACIÓN