Plan de supervisión VPS/ICF 2008

Introducción Para concentrar esfuerzos en temas sustantivos, menos transaccional y más en obtención de resultados. Para incorporar supervisión eficiente y responsable, discriminada con base a riesgo identificados, para apoyar a los equipos de ejecución. Para definir nuevos roles de equipos de proyecto y definir relacionamiento Intra-Departamentos e Intra-Gerencias. Para incorporar en el tema los nuevos arreglos organizacionales requeridos por realineación. El Banco no tiene un sistema estructurado que integre diseño y ejecución. Porqué un sistema de supervisión de la ejecución?

Propósitos del sistema de supervisión de la ejecución Para el Banco en General: Asegurar los aspectos Fiduciarios y ambientales. Asegurar que se logren los objetivos de desarrollo. Para los Aspectos Técnicos: Facilitar ejecución adecuada del proyecto, apoyando ejecutor Identificar problemas y sugerir soluciones. Identificar riesgos y recomendar acciones de mitigación. Recomendar cambios conceptuales si se requiere. Generar información sobre lecciones aprendidas.

Premisas del sistema Sistema alineado a obtención de resultados en un contexto de gestión de riesgos. (SE ADOPTA UNA METODOLOGÍA DE ANÁLISIS)‏ El sistema de supervisión es uno solo, integrado en lo técnico y en lo fiduciario. Este trabajo se incorpora con los esfuerzos de los varios grupos trabajando en temas relacionados. El Equipo de Proyecto permanece durante la vida de la operación y es multi-disciplinario, tanto en lo técnico como en lo Fiduciario. La Jefatura del equipo puede variar según se necesite.

Principios del Sistema 1.Supervisión basada en aspectos sustantivos, logra de resultados esperados, aspectos fiduciarios, aspectos ambientales. 2.Supervisión basada en planificación de actividades, identificación riesgos, cumplimiento de objetivos, y ejecución oportuna. 3.Supervisión eficiente diferencia intervenciones con base a los niveles de riesgo identificados, al inicio y durante período de ejecución. 4.La Supervisión es integrada cuando vincula beneficiarios, ejecutor y diferentes estancias del Banco (Sede y COF) manteniendo los lazos requeridos por el flujo de la cadena de supervisión. 5.Supervisión eficaz y eficiente cuando cuenta con recursos necesarios, responsabilidades y líneas de autoridad definidas para cada eslabón de la cadena. 6.Supervisión útil al ejecutor agrega valor, instruye, informa y asesora a los ejecutores para logro de objetivos del proyecto. 7.Supervisión útil al Banco cuando de ella se aprende y retroalimenta sistema interno del BID y el de los ejecutores.

6 PreparaciónEjecución PREPARAACUERDAACTUALIZA ACUERDAACTUALIZA OCURRE PREPARA Matriz de Resultados Análisis de Riesgo PEP POA Plan de Supervisión ISDP Informe Semestral Visitas/Inspección Reporte de revisión de préstamo -LRR Herramientas, reportes y eventos del sistema Instrumentos Misión de Arranque Misión de Admon. Misión Especial Eventos PREPARA ACTUALIZA PREPARA OCURRE Ocurren según sea necesario PCR PREPARA Informes

Secuencia instrumentos en ciclo proyecto Análisis de riesgos PEP PCR PLAN DE SUPERVISIÓN Visitas de Inspección‏ Gestión de Riesgos Ejecución de Componentes Monitoreo y Evaluación Gestión Financiera Administración POA IS/ ISDP MATRIZ DE RESULTADOS LRR

Método en el cual se: (i) Definen los objetivos del proyecto y sus indicadores. (ii) Los resultados y productos por componente. (iii) Resultados intermedios desglosados por año de ejecución y productos intermedios. Este método requiere que desde el principio de la ejecución se identifique, la línea de base o los mecanismos y tiempos para su recolección, además de la definición e implantación de un sistema de monitoreo y seguimiento de la operación. Diseño y supervisión enfocado a resultados y basado en riesgos Matriz Resultados

Es la responsabilidad del equipo de proyecto como parte de la preparación del POD en conjunto con ejecutor. Objetivo es identificar los principales riesgos que pudieran afectar la consecución de los resultados esperados, con el propósito de elaborar el plan de gestión de riesgos. Las acciones relevantes contenidas en el plan de gestión de riesgos, serán integradas dentro del POA y del Plan de Supervisión del Banco. Permite diferenciar áreas y/o actividades que requerirán menor o mayor grado de monitoreo y supervisión. Actualizados cuando existan cambios importantes o anualmente. Diseño y supervisión enfocado a resultados y basado en riesgos Análisis de riesgo

120 días Perfil Inicial Aprobación Análisis de Riesgos Riesgos Fiduciarios Riesgos Efectividad en el Desarrollo Salvaguardas, Técnicas, Ambientales, Sociales y de Calidad Análisis Preliminar de Salvaguardas Plan de Gestión de Riesgos Actualizar Análisis y Plan de Gestión de Riesgos 18 meses del primer desembolso Análisis y gestión de riesgos en el ciclo de proyectos Revisión Documento de Préstamo Actualizar Análisis y Plan de Gestión Riesgos (Anualmente)‏ Fin de la implementación PEP PEP / POA MATRIZ RESULTADOS LRR Propuesta Operacional

Diseño y supervisión enfocado a resultados y basado en riesgos Plan de ejecución de proyecto- PEP PEP o plan multianual es una herramienta de planificación estratégica elaborada en el diseño y utilizada para administrar la ejecución del proyecto. Se desprende de la matriz de resultados y cubre todo el período de ejecución del proyecto a nivel de macro-actividades y responsables.

Ejemplo detalle PEP

El POA es preparado y gestionado por el ejecutor, con el apoyo del especialista sectorial. DETALLADO y Contiene, como mínimo: (i) Un cronograma de ejecución de actividades relacionadas con los componentes del proyecto, que incluye principales procesos de adquisiciones de bienes y servicios (ii)Acciones para la gestión de riesgos, (iii)Actividades para cumplir las cláusulas contractuales, (iv)El plan financiero-presupuestal, (v)Actividades relacionadas con la implementación y gestión del sistema para la recolección que permita dar seguimiento a resultados. Diseño y supervisión enfocado a resultados y basado en riesgos Plan operativo anual - POA

Ejemplo detalle del POA

Determina la naturaleza, alcance y oportunidad de las actividades del equipo de proyecto del Banco para asegurar el logro de los resultados de la operación, y el adecuado uso de los recursos. Refleja los acuerdos relevantes alcanzados con el ejecutor en materia de la supervisión del Proyecto, se ajusta periódicamente. Refleja temas como: (a) situación encontrada y seguimiento de la matriz de riesgos y plan de acción; (b) nivel de cumplimiento del PEP y POA, avance de los objetivos y componentes, forma de procesar y controlar adquisiciones y niveles de cumplimiento de compromisos contractuales; (c) medidas de capacitación, de control interno, de desarrollo de sistemas de registros financieros, adquisiciones y de archivo, y la modalidad para la supervisión de pagos, tendientes a mejorar el desempeño operativo del proyecto. Fundamento del presupuesto de supervisión. Punto fundamental para definir PERTINENCIA DEL GASTO. Diseño y supervisión enfocado a resultados y basado en riesgos Plan de supervisión

El ejecutor realiza el IS sobre el avance de la ejecución de acuerdo con lo planificado, los resultados, los riesgos asociados y, lecciones aprendidas. La consistencia de la información contenida en el IS debería ser validada por el jefe de equipo del Banco. El IS del ejecutor sirve de base para el ISDP ISDP contiene: calificación sobre la probabilidad de cumplimiento de los objetivos de desarrollo; avance en el cumplimiento de los componentes; y calificación de riesgos. El ISDP servirá de base para la preparación del LRR y el último para el PCR. Diseño y supervisión enfocado a resultados y basado en riesgos ISDP/PPMR - Informe Semestral (IS)

El LRR es un informe que busca evaluar el cumplimiento de la matriz de resultados, y se alimenta por la información contenida en el sistema de ISDP. Contiene, como mínimo: (i) el detalle de los resultados obtenidos; (ii) resumen del proceso de implementación de la operación, analizando los factores críticos, el desempeño del prestatario y agencia ejecutora; (iii) detalle de la sostenibilidad de la operación estudiando sus factores críticos, riesgos potenciales y capacidad institucional; (v) de ser pertinente, propuesta y sustento de cambios en los objetivos, componentes, resultados de la operación. (iv) lecciones aprendidas; Diseño y supervisión enfocado a resultados y basado en riesgos LRR

Herramienta de evaluación del cumplimiento de los objetivos de la operación y de las lecciones aprendidas. Contiene resume sobre: (i) descripción del proyecto, objetivos de desarrollo y componentes; (ii) detalle de los resultados, en términos de efectos directos, externalidades, productos y costos del proyecto; (iii) resumen del proceso de implementación de la operación, analizando los factores críticos, el desempeño del prestatario, agencia ejecutora y Banco; (iv) detalle de la sostenibilidad de la operación; (v) detalle del proceso de evaluación y seguimiento del proyecto enfatizando en los resultados obtenidos; (vi) lecciones aprendidas en términos del diseño y ejecución. Diseño y supervisión enfocado a resultados y basado en riesgos PCR

Plan de acción a mediano plazo para la efectividad en el desarrollo. La matriz de resultados, PEP y, POA, se articulan y generan información para los informes de seguimiento y desempeño (ISDP), sobre resultados del préstamo (LRR) y, de Terminación de Proyecto (PCR). Son resultado de la articulación del proceso de supervisión. Todos los elementos en ellos requeridos se encuentran y revisan durante el proceso de supervisión. Diseño y supervisión enfocado a resultados y basado en riesgos PEP/POA/ISDP/LRR/PCR

Misiones como eventos de Supervisión Al inicio de la ejecución para reconfirmar conocimiento de la operación y para familiarizarse con todos los involucrados en la ejecución y supervisión. Programadas en acuerdo con ejecutor; primera para LRR; luego anualmente. Programadas como resultado de necesidades específicas que surgen durante la ejecución. Misión de Arranque Misión de Administraci ó n Misiones Especiales

Vista general del sistema de supervisión Carga administrativa reducida Roles y Competencias Definidas Relaci ó n Organizacional Definida Cambio de Enfoque en la Supervisi ó n Empoderamiento en Gesti ó n de Proyectos Desarrollo de capacidad institucional Fortalecimiento de Ejecutores Supervis i ó n por resultados basada en riesgos Gesti ó n de Riesgos e Instrumentos de Gesti ó n y Supervisi ó n integrados Matriz Resu. PEP POA IS Análisis Riesgo ISDP Sistema de Información Plan Supervisión Plan Supervisión Gesti ó n - Ejecutor Supervisi ó n - BID

22