Planificación Estratégica 5 de febrero de 2007 David Haddock-Domínguez Oficial de Reinversión Comunitaria Scotiabank de Puerto Rico

Objetivos del Curso Presentar componentes básicos en la preparación de un plan estratégico. Explicar el método SWOT y llevar a cabo un ejercicio de práctica. Explicar cómo nos ayudan las metas, objetivos y estrategias a dirigir nuestras labores. Presentar y trabajar con los componentes necesarios al preparar un plan de trabajo.

(Proyectos, Programas) Los Diferentes Planes Territoriales Organizacionales (Estratégicos) Operacionales (Proyectos, Programas)

Estrategia Arte o ciencia de ser general Los generales: Dirigen ejércitos Conquistan terrenos Protegen ciudades Utilizan y administran recursos y suministros

Estrategia Los medios para utilizar los recursos de la organización para lograr los objetivos y las metas de prioridad para intervenir en asuntos críticos

Planificación Estratégica Proceso por el cual una organización, empresa o entidad visualiza su futuro y desarrolla los procedimientos y las operaciones necesarias para alcanzar ese futuro ¿Qué se quiere lograr? ¿Cómo se quiere lograr? Futuro Deseado Presente

Implicaciones de la Planificación Estratégica En ocasiones un plan estratégico implica decisiones sobre: Visión, Misión, Metas de la organización Mercado (a quién se quiere servir) Función de la organización en la comunidad Tipo de programa, servicios y productos que se quieren ofrecer Recursos necesarios para el éxito (personas, fondos, experiencia, contacto, facilidades) Cómo se pueden combinar los recursos, programas y contactos para alcanzar la misión de la organización

Planes Estratégicos para el Desarrollo Comunitario Tienen un propósito y encomienda sobre la comunidad Las acciones e iniciativas vienen principalmente del tercer sector Los actores deben responder y representar la comunidad Mejorar la calidad de vida

Proceso de Planificación Estratégica ¿Dónde estamos? ¿Hacia dónde vamos? ¿Cómo llegamos? Cuestionarse hacia donde queremos ir Identificar qué tenemos y qué queremos Fortalezas Debilidades Oportunidades Riesgos Misión Metas Objetivos Estratégicas Areas de Enfoques Clientela Asuntos críticos Programas Actividades Servicios Asignación de recursos humanos Itinerario Monitoreo Situación Estratégica Dirección Estratégica Operaciones Estratégicas

¿Dónde Estamos? Conlleva revisitar la misión Analizar qué nos ha funcionado y qué no (y porqué) Reconocer lo que tenemos y queremos alcanzar Llevar a cabo un análisis de SWOT

¿Qué se discute para saber Dónde Estamos? Variables Internas Aquellas cosas sobre las cuales la organización tienen control directo o puede hacer algo sobre el particular Variables Externas Circunstancias sobre las cuales la organización NO tiene injerencia directa

Método SWOT Ambiente Interno Ambiente Externo Fortalezas (strenghts) Debilidades (weakness) Ambiente Externo Oportunidades (opportunies) Riesgos / amenazas (threats) Método utilizado en la planificación estratégica que analiza el ambiente interno y externo

Método SWOT Variables Internas Fortalezas Características positivas y sólidas de la organización que contribuyen al cumplimiento de la misión Cualidades que ponen a la institución en ventaja competitiva Debilidades Características que limitan a la organización para realizar su misión Se deben pensar de manera que se reduzcan al mínimo para eliminar o mitigar las fallas, debilidades o puntos a mejorar

Método SWOT Variables Externas Oportunidades Factores del contexto externo o cambios que pueden representar oportunidades para la organización Si el factor, cambio, variable, etc. es positivo representará una oportunidad Riesgos / Amenazas Factores del contexto externo o cambios que pueden representar una amenaza para la organización Si el factor, cambio, variable, etc. es negativo representará un riesgo

Variables Internas Externas Estructura organizacional Administración (finanzas, recursos humanos, certificaciones) Junta de Directores, Comités, Juntas Asesoras Facilidades y equipo Población a la que sirven Programas y proyectos Alianzas Externas Tendencias poblacionales o socioeconómicas Localización y características geográficas Ingresos de los participantes Asuntos críticos de la comunidad inmediata Fuentes de fondos Legislaciones

¿Cómo hacemos el Análisis? Discusiones en grupo Se establecen los temas a discutir y se entran en ellos Debe ser dirigido por un tercero Se debe evitar acusar y echar culpas Entrevistas – es una método más confidencial, pero conlleva preparación de un instrumento estructurado Grupos Focales Son muy productivos si tienen un buen conductor No todos participan del grupo focal Se deben nominar personas que sean representativas de todo los ámbitos de acción

Ejercicio de Práctica SWOT Fortalezas Debilidades Oportunidades Riesgos/Amenazas ¿Cuáles son las fortalezas más importantes de nuestra organización? 1. 2. 3. ¿Cuáles son las debilidades que más limitan a la organización de funcionar al máximo? ¿Cuáles son las oportunidades de las cuales estamos aprovechándonos al máximo? ¿Cuáles son las tres tendencias o amenazas que más ejercen un impacto negativo en la organización actualmente? nuestro personal? que más limitan a nuestro personal y otros recursos humanos de lograr el óptimo de su potencial? ¿Cuáles son las oportunidades de las cuales no estamos sacando provecho? más pudieran tener un impacto negativo en la organización en el futuro? ¿Qué cambios debemos hacer para enriquecer / mejorar nuestras fortalezas? ¿Cuáles son los cambios que tendrían el mejor impacto en mitigar las debilidades? ¿Qué cambios debería hacer la organización para maximizar las oportunidades? la organización para reducir al mínimo los riesgos?

Dirección Estratégica ¿Hacia Dónde Vamos? Se define a partir de: Valores Visión Misión Metas Objetivos

Jerarquía de Componentes Visión Provee un entendimiento de lo que quiere ser la organización basado en los valores Misión Es un planteamiento de la razón de ser de la organización, que contiene su propósito y función que lleva a cabo La Misión debe: Contener el resultado final que la organización quiere lograr Ser una frase u oración Se puede revisitar Si es alcanzable puede variar

Fundación Comunitaria de Puerto Rico Ejemplo de Misión Misión de la Fundación Comunitaria de Puerto Rico Desarrollar las capacidades en las comunidades en Puerto Rico para que logren su transformación social y autosuficiencia económica, estimulando la inversión en las comunidades y maximizando el impacto y rendimiento de cada contribución

Metas Jerarquía de Componentes Las metas son expresiones generales sobre lo que la organización quiere lograr para cumplir con su misión Proporcionan un sentido de dirección (evita confusiones y permite reaccionar con un sentido claro de lo que se quiere lograr cuando ocurren cambios) Permiten enfocar esfuerzos (compromiso en la utilización de los recursos limitados) Guían nuestros planes y decisiones (las acciones se pueden mirar a la luz de las metas) Sirven para evaluar avance (son un marco de referencia)

Ejemplo de Metas Expandir nuestra base financiera para sostener las operaciones corrientes y apoyar el crecimiento previsto de los programas Ampliar la oferta de servicios económicos y financieros para atender clientes elegibles de municipios aledaños Reducir la deserción escolar de las escuelas de Caimito mediante la enseñanza recreativa de destrezas de vida a niños en edad escolar

Estrategias Jerarquía de Componentes Corresponden a cada una de las metas; son frases que recogen los métodos o las formas en que las metas se van a ir alcanzando Buscan entender y resolver temas específicos Es importante que estas estrategias busquen lidiar con las situaciones internas y externas que rodean la organización

Ejemplo de Estrategias Meta: Expandir nuestra base financiera para sostener las operaciones corrientes y apoyar el crecimiento previsto de los programas Estrategias Generar más ingresos de los programas Ampliar las campañas anuales de donativos individuales Aumentar los donativos de corporaciones Identificar nuevas fuentes de fondos Identificar donantes potenciales Meta: Reducir la deserción escolar de las escuelas de Caimito mediante la enseñanza recreativa de destrezas de vida a niños en edad escolar Estrategias Aumentar el presupuesto del programa de niños Incorporar en el programa juegos de mesa que estimulen el pensamiento estratégico Extender el horario de participación Formar equipos y participar en competencias nacionales Incorporar a los padres en los talleres de resolución de conflictos

Objetivos Jerarquía de Componentes Es la expresión de un logro deseado y mesurable Debe expresar lo que la organización quiere lograr, para quién y cuándo Debe relacionarse con el logro esperado de la comunidad Deber ser compatible con la misión y metas Deber ser claro y preciso Identificar a las personas/clientes a beneficiarse Identificar el grado de cambio que se quiere lograr Determinar el tiempo

Ejemplo de un Objetivo Meta: Ampliar la oferta de servicios económicos y financieros para atender clientes elegibles de municipios aledaños Estrategias Establecer un centro de empleo Aumentar el fondo de préstamos Ofrecer servicios de intermediación financiera Objetivo Para el 2006 haber ofrecido 15 préstamos de aproximadamente $15,000 en los municipios X, Y, Z para comerciantes con necesidad de capital operacional. Actividad Preparar y someter solicitud de fondos al Departamento del Tesoro de Estados Unidos para diciembre 2004.

Ejercicio de Práctica Diseñar Metas, Estrategias y Objetivos A practicar en grupos....

Operaciones Estrategicas ¿Cómo llegamos? Definiendo las actividades Estableciendo los cambios a los programas, administrativos, institucionales Agrupando las metas por áreas de enfoques Motivando al empleado Diseñando un instrumento de implantación claro, sencillo y fácil de utilizar (tiempo, responsables, logros)

Plan Estratégico Ejemplo Estrategias Misión Metas Areas de Enfoque 1. Administración 2. Programas Valores 3. Alianzas 4. Finanzas

Plan de Trabajo Ejemplo 1. Administración Actividades Fecha Responsable 1.1 12/07 Directora Ejecutiva 1.2 1.3 1.4 1.5

Medidas de Exito Resultados o Impacto Logros Se refiere a lo que los programas generan o producen Deben ser recopilados periódicamente Logros Determina qué se alcanzó con respecto a lo planificado

Presupuesto vs. Costos El presupuesto es la proyección de ingresos y gastos de la organización en términos de cuánto cuesta los programas y de dónde proviene el dinero. El presupuesto se puede modificar durante la implantación de los programas. Los costos se refieren al estimado y cotización de la cantidad que se debe incurrir o gastar para administrar y operar.

Fondos Dinero comprometido con el cual podemos contar No se deben definir metas ni objetivos si no se tienen los fondos comprometidos o por lo menos las fuentes posibles de fondos

INFORMACIÓN COMO FUENTE DE CONOCIMIENTO Base de datos Publicaciones La Comunidad Centros de Información

Tipos de Información Primaria Secundaria Ventajas Desventajas Ventajas Es pertinente Disponible en el formato necesario Actualizada Desventajas Consume tiempo Costosa Secundaria Ventajas Fácil de obtener Ahorra tiempo y dinero Credibilidad Desventajas Puede ser obsoleta Sesgo por método Tiene un formato establecido

Tipos de Información Ejemplos Fuentes Primarias Entrevistas Cuestionario Grupos Focales Fuentes Secundarias Directorios Estudios/Tesis Revistas/Periódicos Publicaciones Estadísticas

Censo 2000 Edad Sexo Ingreso familiar Número de personas en el grupo familiar Hogares Viviendas (ocupadas, rentadas) Otros datos Sector Censal Barrios Municipios Puerto Rico

Censo Económico Comercio al por mayor Comercio al detal Sector de servicios Manufactura Construcción Agricultura Tipo y número de establecimientos Ventas anuales Nómina annual Número de empleados

¿Cómo buscar en el Internet? www.yahoo.com www.google.com www.lycos.com www.altavista.com

Agencias Federales en el Internet Department of Commerce – Economic Development Administration Com de Comercio: www.doc.gov/eda Housing and Urban Development (HUD): www.hud.gov US Department of Agriculture: www.usda.gov Federal Agencies Directory: www.lib.lsu.edu

Otros Sites de Internet UPR Mayagüez: www.uprm.edu Oficina del Censo: www.censo.gobierno.pr Small Business Administration: www.sba.gov Negociado del Censo: www.census.gov Página de las Agencias del Gobierno de PR: www.dtop.gobierno.pr

Periódicos Online El Vocero Primera Hora La Estrella de Puerto Rico www.vocero.com Primera Hora www.primerahora.com La Estrella de Puerto Rico www.estrellapr.com El Nuevo Día www.endi.com

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