DIPLOMADO SISTEMA INTEGRADO DE GESTION   UNIDAD 2 CONTEXTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION TAREA 2   GRUPO ER_18

CONSOLIDACIÓN DE APORTES INDIVIDUALES VALORES AGREGADOS O BENEFICIOS LIMITANTES O BARRERAS Permite en el cumplimiento del objeto social o razón de ser de la entidad (Permite identificar y suplir necesidades y expectativas de los usuarios) gracias a la identificación y esquematización de los procesos claves. Permite identificar y planear al detalle los recursos, necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales de apoyo y de evaluación incluidos en el modelo Permite a la entidad contar con una herramienta de planeación, control y manejo de la información en forma documentada, logrando medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y a la mejora de la eficacia y eficiencia Da una visión sistémica del funcionamiento organizacional a través de interacción de los macro procesos y procesos, promueve la interacción entre las diferentes áreas de la entidad en busca del logro de los objetivos organizacionales, es decir que articular las diferentes dependencias en torno a las responsabilidades de la entidad como un todo y no como dependencias aisladas, permite realizar un trabajo transversal y articulado. Adicionalmente permite a cada dependencia Identificar su aporte en la generación de valor agregado en la entidad (promueve el trabajo en equipo, el sentido de pertenencia de funcionarios) Logra identificar, definir e implementar mecanismos de control a aspectos que afectan la gestión de la entidad promoviendo la mejora continua del sistema Talento Humano Rechazo al cambio por parte de funcionarios Falta de compromiso Institucional Rotación de personal Dificultad de trabajo en equipo Falta de relaciones personales Sinergia Organizacional Falta de comunicación entre las áreas (procedimientos) involucradas Falta de compromiso con la implementación del SIG Sensibilización transversal Soporte documental y legal Falta de documentación de actividades y procesos Desconocimiento de la normatividad Deficiencias en la evaluación seguimiento y control de procesos Falta de Recursos para la implementación del modelo Poca flexibilidad del modelo

PROPUESTA MAPA DE PROCESOS

SOLUCIÓN A LIMITANTES BARRERAS IDENTIFICADAS LIMITANTES O BARRERAS SOLUCIÓN Talento Humano Rechazo al cambio por parte de funcionarios Falta de compromiso Institucional Rotación de personal Dificultad de trabajo en equipo Falta de relaciones personales Identificar junto con los funcionarios responsables de la ejecución cada una de las actividades, los procesos clave de la entidad (estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control) esto permite que el funcionario se familiarice y además de contribuir en el diseño del mapa de procesos, fortalezca su sentido de pertenencia con la entidad, y sea promotor de mejoras a la gestión y su aplicación a través de la organización, Se requiere definir Equipos de Alto rendimiento que lideren para promover el trabajo en Equipo, por medio de los cuales se canalicen ideas, y mejoras Adicionalmente es necesario que se defina y ejecuten planes de capacitaciones, comunicaciones y de aprendizaje con los funcionarios relacionado con las modificaciones y mejoras al modelo Por ultimo identificar estrategias y mecanismos que permitan la permanencia de los funcionarios con el fin de no perder recursos, tiempo y esfuerzos por efectos de cambios de recurso humano de las instituciones. Sinergia Organizacional Falta de comunicación entre las áreas (procedimientos) involucradas Falta de compromiso con la implementación del SIG Sensibilización transversal Para eliminar la falta de comunicación entre las áreas (procedimientos) involucradas: Es necesario que al interior de la entidad se promueva el trabajo conjunto, en el que haga evidente la importancia de cada uno de los procesos y de la interacción entre estos para el logro efectivo de los objetivos. Una de las formas puede estar en determinar conjuntamente la secuencia e interacción de estos procesos de esta forma se identifica el papel que juega cada área o funcionario de la entidad en la gestión de esta Como se menciono anteriormente, es necesario definir planes de comunicaciones efectivo da la información necesaria para eliminar vacios que generan el rechazo y la falta de compromiso de las áreas involucradas Soporte documental y legal Falta de documentación de actividades y procesos Desconocimiento de la normatividad Si bien es cierto que en la mayoría de las veces las actividades se realizan por lógica, experiencia, etc., no se tienen, manuales, documentos, instructivos, guía normativa, etc. Que le den al funcionario la guía para desarrollar su labor efectiva y eficientemente. Por esta razón es necesario que durante la identificación de las actividades clave se documente detalladamente, se elaboren instructivos, procedimientos, manuales, documentos que formalicen las actividades. De esta forma se logra que se identifiquen oportunidades y definan acciones de mejora a la gestión de la entidad Deficiencias en la evaluación seguimiento y control de procesos En cuanto a las deficiencias en la evaluación y control de procesos, podemos ver que las entidades a pesar de haber dedicado grandes esfuerzos en el diseño e imple4.mentación de sus modelos, no hace el seguimiento o no se realizan las actividades de mejora. No se actualizan procedimientos. Por esto como solución se podrían determinar criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces. Falta de Recursos para la implementación del modelo La entidad debe hacer un análisis de necesidades con el fin de asegurar de la disponibilidad de recursos necesarios para apoyar la operación y el seguimiento del modelo. La disponibilidad de recursos, implican el mejoramiento continuo en la intervención basada en procesos Poca flexibilidad del modelo Es necesario en la definición del modelo tener en cuenta que este debe permitir la adaptabilidad a los planes de gobierno, planes estratégicos distritales, etc que se definen en cada administración.

GRUPO DE TRABAJO QUE PARTICIPÓ EN LA ELABORACIÓN DEL TALLER No Entidad Nombres y apellidos del alumno/a 1 Natalia Chacon Corredor Secretaria Distrital de Hacienda 2 Yenny Stella Chacon Santamar Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB 3 Johana Carolina Chacon Rivera Secretaria Distrital De Integración Social 4 Elsa Inés Céspedes Guevara ESE Hospital San Blas II Nivel 5 Luz Stella Chacon González Hospital el Tunal E.S.E. 6 Felicia Cervantes Terán ESE Hospital Del Sur I Nivel

APORTES INDIVIDUALES Aporte individual de cada uno de los miembros de grupo ER_18 que participaron en a elaboración de la tarea No 2 ENTIDAD ALUMNO VALORES AGREGADOS O BENEFICIOS LIMITANTES Análisis de la Relación Causa Efecto - Interacción de los procesos Secretaria Distrital de Hacienda Natalia Chacon Corredor Para la SHD algunos de beneficios generados con la implementación del Mapa de procesos fueron: Se logra identificar y esquematizar los procesos claves de la entidad y sus principales actividades Dar una herramienta de Planeación, control y manejo de la información de forma documentada. Permitió la identificación y planificación de actividades claves en los procesos que garantizaran la eficiencia de estos Permite identificar al detalle los recursos, información, los documentos, etc., necesarios en las diferentes partes del proceso Permite la interacción entre las diferentes áreas de la entidad en busca del logro de los objetivos organizacionales Se logra identificar mecanismos de control que podrían facilitan la identificación de aspectos que afectan la gestión de la entidad Para la SHD algunos de los limitantes se presentaron durante la implementación del mapa de procesos fueron: Rechazo al cambio por parte de funcionarios. Falta de comunicación entre las áreas (procedimientos) involucradas Falta de documentación de actividades y procesos Deficiencias en la evaluación y control de procesos Falta de Recursos para la implementación del modelo La SHD ha definido como Misión Garantizar la financiación del Plan de Desarrollo de Bogotá y la sostenibilidad financiera de la ciudad. En este sentido sus objetivos están directamente relacionados con los objetivos del distrito y de la nación. Para el logro de estos objetivos la SHD a diseñado e implementado un Mapa de procesos dividido en 4 grupos de procesos que se relacionan continuamente con el fin de lograr os objetivos propuestos Los procesos estratégicos cuyo responsable directo es el Secretario Distrital tienen como objeto definir y desplegar las políticas y estrategias de la organización, da a las direcciones, oficinas, áreas, funcionarios, etc. las directrices y límites de actuación. Que permitan a la entidad cumplir oportunamente con los compromisos de la gestión. El cumplimiento de estos compromisos están directamente relacionados con los resultados de la gestión de las áreas misionales de la entidad, es por esto que el segundo grupo de Procesos recibe el nombre de Procesos Misionales que son los que finalmente generan ese valor agregado a la entidad, estas áreas (procedimientos) identifican directamente las necesidades del usuario y las atienden de acuerdo al objeto de la entidad y generan como producto final un servicio oportuno y de calidad para la satisfacción de este Las áreas o procesos misionales para poder desarrollar sus objetivos requieren de insumos (internos) que den el soporte a las actividades. Estos insumos o soporte es generado por los Procesos de Apoyo como su nombre lo indica apoyan a los procesos “productivos” Por último para verificar que todas las actividades se realizan conforme a la normativa y a las directrices dadas, se encuentran los procesos de evaluación Adicionalmente estos procesos permiten identificar fallas en la gestión, proponer planes de mejora todo en pro de la consecución de los objetivos propuestos ESE Hospital San Blas II Nivel Elsa Inés Céspedes Guevara Los beneficios son: Permiten el resultado previsto por la organización en el cumplimiento del objeto social o razón de ser. Permiten proveer los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo. Permiten medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y a la mejora de la eficacia y eficiencia. Se conocen las necesidades y expectativas de los usuarios externos y el resultado que brinda la institución está dirigido a mantener al usuario externo satisfecho. Se conocen las necesidades y expectativas del cliente externo y los resultados están orientados a mantener clientes externos satisfechos como organización. Los Limitantes o barreras son: Desconocimiento de la normatividad. Rotación de personal Dificultad para trabajar en equipo. Limitantes de recursos y equipos para desarrollar las actividades del enfoque basado en procesos Falta de relaciones personales Falta de compromiso Institucional. Los procesos de la institución están discriminados en 4 Macroprocesos denominados estratégicos, misionales, apoyo y evaluación.

VALORES AGREGADOS O BENEFICIOS LIMITANTES ENTIDAD ALUMNO VALORES AGREGADOS O BENEFICIOS LIMITANTES Análisis de la Relación Causa Efecto - Interacción de los procesos Secretaria Distrital de Integración Social Johana Carolina Chacon Los beneficios son: Articular las diferentes dependencias en torno a las responsabilidades de la entidad como un todo y no como dependencias aisladas, mas se intenta realizar un trabajo transversal y articulado. Se está iniciando un proceso de calidad mancomunado, donde se visualizan los procesos para potenciar los recursos y esfuerzos a fin de brindar mayor eficacia y eficiencia. Busca priorizar y funcionar en base a las necesidades de los ciudadanos y ciudadanas. Busca la evaluación, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas. Busca garantizar el acceso a la información y un mayor acercamiento de la ciudadanía a la entidad. Los Limitantes o barreras son: Dificultad en la continuidad de los enfoques establecidos para la acción debido a los cambios en los planes de gobierno. Los procesos de capacitación, comunicación y de aprendizaje con los funcionarios se ve obstaculizado con el cambio constante de recurso humano de la institución, por lo que estos esfuerzos se pierden. Debido a la reciente implementación hay vacíos en los canales de comunicación y en las estrategias de acción. No hay disponibilidad de recursos, que implican el mejoramiento de las condiciones ambientales, estructurales y de capacitación del talento humano, necesarios para la implementación de la intervención basada en procesos En el mapa de procesos se encuentran 4 Macroprocesos denominados de direccionamiento, misionales, administrativos, y de seguimiento y control. Las Comisarias de Familia se encuentran ubicadas en los Procesos Misionales en la prestación de los servicios sociales. ETB Yenny Stella Chacon Desarrolla e integra los macro procesos de su cadena de valor de forma menos costosa y mejor diferenciada que su competencia. Identifica sus macro procesos generadoras de valor agregado y los márgenes que éstos aportan. Visión sistémica del funcionamiento organizacional a través de interacción de los macro procesos y procesos, que agregan valor a los productos y servicios. Generando una diferenciación a través de un mejor desempeño y optimización de costos Desempeñando estas actividades estratégicamente importantes de forma más barata o mejor que sus competidores Poca flexibilidad del modelo TOM con los procesos intrínsecos de la operación Falta de compromiso con la implementación del SIG Resistencia al cambio Sensibilización transversal Falta de una herramienta de administración de procesos de negocio, dado que actualmente tenemos una herramienta de modelación de procesos de negocio El marco de acción de la gestión por procesos en ETB está dado por el Modelo de Procesos de cara al cliente denominado e-TOM, en su versión7.1 Este modelo se encuentra estructurado en diferentes niveles (0, 1, 2 y 3) dependiendo del grado de detalle o desagregación de la información que ofrezcan los procesos. El Modelo de Operación por Procesos – MOP de ETB describe cada uno de los procesos de nivel 0 y proporciona el marco y las pautas para el desarrollo y gestión de los mismos en la organización En la Cadena de Valor se caracteriza la relación causa-efecto entre los distintos procesos de nivel 1, que conforman este modelo Procesos de Planeación y Desarrollo del Negocio: Procesos para el desarrollo de la estrategia, objetivos de la empresa, construcción de infraestructura, desarrollo y administración de productos y la cadena de proveedores. Estos procesos dirigen y habilitan los procesos de operaciones. Procesos de Operaciones: Corazón de la administración operativa. Incluye todos los procesos que apoyan las operaciones y administración de clientes, procesos del día a día y de soporte y disponibilidad de las operaciones. Procesos de Gerencia Empresarial: Incluye los procesos básicos para la administración del negocio, funciones corporativas y de apoyo. Estos procesos tienen interfases con todos los demás procesos del modelo.

VALORES AGREGADOS O BENEFICIOS LIMITANTES ENTIDAD ALUMNO VALORES AGREGADOS O BENEFICIOS LIMITANTES Análisis de la Relación Causa Efecto - Interacción de los procesos HOSPITAL EL TUNAL Luz Stella Chacon Gonzalez Buen Servicio al Cliente Humanización Amabilidad Atención en tiempo justo Recursos Físicos Seguridad del cliente Falta de elementos para la atención al cliente por restricciones de parte de proveedores falta de capacidad en el buen trato Falta de valores y manejo de estrés Tiempo de Autorización por parte de EPS donde cotice el cliente y las glosas por parte de las EPS En caso de una emergencia masiva, la falta camas y personal asistencial para atención al clientes en tiempo oportuno. Si en algún caso las pólizas no cubrieran determinado caso Procesos Estratégicos: Mercadeo de servicios, Auditoria a los Sistemas de Gestión, Gestión Integral del Riesgo y Control Legal. Procesos Misionales: Garantizar el derecho a la salud, con prestación de servicios especializados, humanizados, con personal idóneo en condiciones laborales dignas; consolidar, mejorar y crecer en le ámbito de la red hospitalaria. Procesos de Apoyo: Los apoyos Hospitalarios se basan en: Gestión Humana, Recursos Físicos, Mantenimiento, Servicios Básicos, Gestión de la Sostenibilidad Financiera, Los procesos de apoyo para el diagnostico y terapéutico se basan en laboratorio clínico, patología, unidad transfusional, clínica del dolor, farmacia imagenología y rehabilitación Procesos de Evaluación y Control: Estos procesos se elaboran mediante auditorias internas, auditorias previas en las diferentes áreas, basándose en los procedimientos que se ejecuten dentro de cada una, para identificarlas prioridades, correcciones, acciones correctivas con objetividad e imparcialidad y con una frecuencia establecida para el logro de metas misionales, estratégicas y de apoyo. Interacción de los procesos: análisis de su Cadena de Valor (causa-efecto): Teniendo en cuenta que el principal actor de estos procesos es el usuario o paciente, la cadena continua con la accesibilidad y apoyo al cliente ya sea por los procesos asistenciales (consulta externa, urgencias, unidades renales, cuidado intensivo, quirúrgico u Hospitalario) continua con sus respectivos procesos de diagnostico o terapéutico, dependiendo también de los procesos de gestión humana, los recursos físicos, el debido mantenimiento, los servicios básicos y la gestión de sostenibilidad financiera, la gestión ambiental, gestión de salud ocupacional para la satisfacción del usuario, En caso de fiar alguna de estas el efecto seria contrario y conlleva a un no conforme que afecta la calidad del servicio afectando los objetivos misionales. ESE Hospital Del Sur I Nivel Felicia Cervantes Terán Está orientado a garantizar y mejorar la calidad de los servicios mediante la aplicación de un conjunto de estándares óptimos Permite brindar satisfacción al cliente externo desde su ingreso con la evaluación de sus necesidades y garantizando su acceso y derechos. Identificar las problemáticas y necesidades de la población en territorios sociales. Acciones orientadas a dar respuesta a las necesidades en salud bajo un enfoque de Atención Primaria y un modelo de Gestión Social. Facilita la interacción entre las diferentes áreas de la entidad en busca del logro de los objetivos institucionales. Características de la población que conforman los territorios. Rotación de personal Falta de comunicación entre dependencias que lideran los procesos. Ubicación de las sedes involucradas para tal fin y numero de trabajadores.