IMPLEMENTACIÓN DE ISO 17025/05 EN EL LABORATORIO DE SALUD PÚBLICA DEL MAGDALENA

INTRODUCCION El LSPM fue seleccionado para implementar el Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 17025/05: “Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración”.

ALCANCE DE LA ACREDITACIÓN El alcance de la acreditación esta definido para dos áreas: para el área que realiza los procedimientos físico-químicos para aguas y alimentos en lo relacionado con pH, alcalinidad, hierro, yodo y flúor y con el área que realiza los procedimientos microbiológicos para aguas en lo relacionado con filtración por membrana.

DIAGNOSTICO Se inició el proceso de implementación con la realización de un diagnóstico para determinar el estado actual del Laboratorio frente a los requisitos de gestión y técnicos de la norma.

PLAN DE TRABAJO ACTIVIDADES NUMERALES ACTIVIDADES   0. DIAGNOSTICO / AUDTITORÍA ISO 17025: 2005 Y plan de trabajo 4.1 ORGANIZACIÓN 1. REALIZAR ORGANIGRAMA DEL LABORATORIO 2. REALIZAR ORGANIGRAMA GENERAL 3. DEFINIR Y DIFUNDIR LA DECLARACION DE IMPARCIALIDAD, INDEPENDENCIA, INTEGRIDAD, CONFIDENCIALIDAD. 4. FIRMAR EL COMPROMISO POR PARTE DEL PERSONAL DE LOS LABORATORIOS, REVISAR CONTRATOS DE PERSONAL. 5. REALIZAR DOCUMENTO DE NOMBRAMIENTO O DELEGACION DEL ENCARGADO DEL SISTEMA DE CALIDAD 6. REALIZAR DOCUMENTO DE NOMBRAMIENTO O DELEGACION DEL RESPONSABLE TÉCNICO Y EL SUPLENTE. 7. DOCUMENTACION DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 4.2 SISTEMA DE CALIDAD 1. DEFINIR LA POLITICA DE CALIDAD DEL LABORATORIO 2. DEFINIR LOS OBJETIVOS DE CALIDAD 3. REALIZAR EL DOCUMENTO DE DESPLIEGUE DE OBJETIVOS 4. ELABORAR BORRADOR DE MANUAL DE LABORATORIO 5. APROBACION Y EDICION DEL MANUAL DE LABORATORIO 6. DIFUSION DEL MANUAL DE LABORATORIO

PLAN DE TRABAJO NUMERALES 4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS ACTIVIDADES 4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS 1. ELABORAR LISTADOS MAESTROS DE DOCUMENTOS   2. PROCEDIMIENTO DE "CONTROL DE DOCUMENTOS" 3. EVALUAR SOLICITUDES DE CAMBIO DE LOS DOCUMENTOS Y ORGANIZAR ARCHIVO. 4. ORGANIZAR ARCHIVO DE "OBSOLETOS" 4.4 REVISION DE SOLICITUDES, OFERTAS Y CONTRATOS 1. DESARROLLAR EL PROCEDIMIENTO 2. ACTUALIZAR Y DIFUNDIR EL PROCEDIMIENTO 3. REALIZAR FORMATO DE SOLICITUD 4. DOCUMENTAR POLÍTICAS EN EL MANUAL DE CALIDAD 4,6 COMPRA DE SERVICIOS Y SUMINISTROS 1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y EVALUACION DE PROVEEDORES 2. DIFUNDIR MODIFICACIONES AL PROCEDIMIENTO 3. REALIZAR EVALUACION DE PROVEEDORES PARA SUMINISTROS CRÍTICOS. 4. IMPLEMENTAR LA INSPECCIÓN DE LO COMPRADO Y SU REGISTRO 5. REALIZAR FORMATO DE FICHAS TECNICAS COMPRAS 4.7 SERVICIO AL CLIENTE 1. DOCUMENTAR EN EL MANUAL DE LABORATORIO 4.8 QUEJAS 1. DESARROLLAR , DIFUNDIR EL PROCEDIMIENTO Y EJECUTARLO 2. DOCUMENTAR LAS QUEJAS PRESENTADAS SEGÚN PROCEDIMIENTO 4.9 CONTROL DE TRABAJO NO CONFORME 1. DEFINIR METODOLOGIA Y RESPONSABLES DE ESTA LABOR 2. REVISAR PROCEDIMIENTO

PLAN DE TRABAJO NUMERALES ACTIVIDADES 4.10 MEJORA   4.11 ACCION CORRECTIVA 1. DIFUNDIR EL PROCEDIMIENTO Y EJECUTARLO 4.12 ACCION PREVENTIVA 4.13 CONTROL DE REGISTROS 1. ELABORAR LISTADO MAESTRO DE REGISTROS 2. DOCUMENTAR EL PROCEDIMIENTO Y DISTRIBUIRLO 4.14 AUDITORIAS INTERNAS 1. REVISAR PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS 2. REALIZAR AUDITORIA INTERNA CON AUDITOR EXTERNO 3. REALIZAR SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS 4.15 REVISIONES POR LA DIRECCION 1. REALIZAR LA PRIMERA REVISION POR LA DIRECCION 5.2 PERSONAL 1. PROCEDIMIENTO 2. EVALUACION DE DESEMPEÑO 3. RESPOSABILIDADES Y AUTORIDAD 4. DESCRIPCIONES LABORALES TECNICAS , ADMINISTRATIVAS Y DE SOPORTE 5.3 INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES 1. PROCEDIMIENTOS : CONTROL DE ACCESO - ASEO INSTALACIONES 2. PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD EN EL LABORATORIO

PLAN DE TRABAJO ACTIVIDADES NUMERALES 5.4 METODOS DE ENSAYO Y ESTANDARIZACION 1. PROCEDIMIENTOS PARA PRUEBAS Y SU ESTANDARIZACION (r&R ; CARTAS DE CONTROL )   1.1 DEFINIR METODOLOGÍA 2. DOCUMENTO PARA EL CALCULO DE INCERTIDUMBRE DE LA MEDICION 3. DIFUSION DE LOS PROCEDIMIENTOS DEFINICIÓN DE LOS ENSAYOS POR AREAS Area Físico Químico – Aguas Ensayo pH Ensayo Alcalinidad Ensayo Hierro Area Físico Químico - Alimentos Yodo Flúor Area Microbiología - Filtración por membrana Determinación de Coliformes totales E.Coli

PLAN DE TRABAJO NUMERALES ACTIVIDADES 5.5 EQUIPOS 1. PROCEDIMIENTO GESTIÓN METROLÓGICA : IDENTIFICAR EQUIPOS Y PATRONES   2. EJECUTAR LOS PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO Y CALIBRACION RESPECTIVAMENTE 3. ELABORAR FICHAS DE LOS EQUIPOS 4. DEFINIR ARCHIVO Y EVALUACIÓN ESTADÍSTICA DE LOS DOCUMENTOS REFERENTE A LOS EQUIPOS 5.6 TRAZABILIDAD DE LA MEDICION 1. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE CERTIFICADOS DE PATRONES DE MEDICIÓN 2. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE CERTIFICADOS DE MATERIALES DE REFERENCIA ( REACTIVOS) 5.8 MANEJO DE MUESTRAS 1. DOCUMENTO: IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DE LA MUESTRA 5.9 ASEGURAMIENTO CALIDAD RESULTADOS 1. DEFINIR METODOLOGIA PARA ASEGURAMIENTO DE LOS RESULTADOS 5.10 CERTIFICADOS DE ENSAYO 1. PROCEDIMIENTO ELABORACION Y MODIFICACION DE REPORTES DE RESULTADOS PROCESO ACREDITACIÓN 1. PREPARAR DOCUMENTACIÓN, FORMULARIO, ETC.

AVANCES EN GESTIÓN Se elaboró un preliminar del Manual del Laboratorio, el cual ha sido preparado según los requerimientos exigidos por la Norma ISO/IEC 17025/2005 para la acreditación de laboratorios de ensayo. Este documento se encuentra en revisión por la Coordinadora del Laboratorio. Se realizó el nombramiento del Responsable Técnico y su Suplente, además del Responsable de Calidad y su Suplente.

AVANCES EN GESTIÓN Se definió la estructura organizacional del Laboratorio, la cual quedo así: COORDINADORA LABORATORIO DE SALUD PÚBLICA RESPONSABLE DE CALIDAD SUPLENTE DE CALIDAD RESPONSABLE TÉCNICO FÍSICO-QUÍMICO ANALISTA AUXILIAR SUPLENTE TÉCNICO MICROBIOLOGÍA AUXILIAR ADMINISTRATIVA DE SALUD

AVANCES EN GESTIÓN Se definió la Política y los objetivos de Calidad. Se elaboró, revisó y aprobó el Procedimiento de Control de Documentos, sobre el cual se realizó la capacitación al personal. Se encuentra en proceso de revisión el Procedimiento de Control de Registros.

AVANCES TÉCNICOS Se elaboraron los POE´s preliminares de las áreas involucradas para cada uno de los ensayos seleccionados. Se realizó el levantamiento de la información de los equipos involucrados en cada uno de los ensayos seleccionados.

CAPACITACIONES Se han programado capacitaciones por medio de videoconferencias en temas de ISO 17025/05, ISO 9001/00 y Gestión Metrológica. Adicionalmente se han venido desarrollando capacitaciones en temas técnicos como: Masa - Balanzas y Temperaturas.

CAPACITACIONES Se inició un Diplomado por internet para la certificación de Auditor Interno para el Laboratorio bajo la norma ISO 17025:2005, que permita el mantenimiento y sostenimiento del SGC.

ISO 9001:2000 (NTCGP 1000 – MECI) 1- CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD La Gobernación decidió implementar el Sistema de Gestión de Calidad bajo la norma ISO 9001/00 (NTCGP 1000 y MECI) con el compromiso firme por parte de la Dirección. 1- CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD Se inició el proceso de implementación con la realización de un diagnóstico para determinar el estado actual de la Gobernación frente a los requisitos de la norma.

ISO 9001:2000 (NTCGP 1000 – MECI) 2- PLANIFICACIÓN DEL SGC Se definió la planeación estratégica de la Gobernación: Misión, Visión, Estructura Organizacional, Política-Objetivos de Calidad y Despliegue de Indicadores. 3- CAPACITACIÓN: Se estableció un grupo de 50 colaboradores representativos de cada dependencia de la Gobernación para que participara en un Diplomado sobre la norma, para facilitar todo el proceso de implementación y difusión.

ISO 9001:2000 (NTCGP 1000 – MECI) 4- SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Mapa y Caracterización de Procesos 1- Estratégicos: Planeación Estratégica Mejoramiento Continuo 2- Misionales: Formulación Ejecución Evaluación y Seguimiento Asistencia Técnica

ISO 9001:2000 (NTCGP 1000 – MECI) 3. Apoyo: Recursos Humanos, Financiero, Jurídico, Recursos Físicos, Información y Control Mapa de Riesgos, en donde se identificaron los riesgos, objetivos y plan de acción para minimizarlos

ISO 9001:2000 (NTCGP 1000 – MECI) 5- RECURSO HUMANO: Se realizó una encuesta de Clima Organizacional en todas las dependencias de la Gobernación, cuyo resultado será emitido en el mes de Noviembre del presente año.

ISO 9001:2000 (NTCGP 1000 – MECI) GESTIONES EN PROCESO: Elaboración del procedimiento de Quejas y Reclamos. Manual de Calidad en construcción. Actualización de los manuales de funciones y responsabilidades.

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