Sistema de Evaluación del Desempeño Síntesis normativa Guía práctica Manual de usuario Hoja Electrónica Normas y procedimientos para la aplicación del Sistema de Evaluación del Sistema

Sistema de Evaluación del Desempeño Síntesis Normativa

Justificación Sistema de Evaluación Del Desempeño La evaluación del desempeño permite dar a conocer el comportamiento de la gestión del individuo dentro de una organización en un período determinado, el cual debe llevarse a cabo en forma continúa, a fin de obtener los mejores resultados para realimentar y mejorar los procesos de trabajo. El proceso de evaluación requiere de información sistemática, reunida con regularidad y periódicamente revisada por la jefatura en coordinación con el trabajador. La evaluación del desempeño debe fomentar la equidad, brindando a los funcionarios una base satisfactoria sobre la cual fundamentar expectativas.

Objetivos Formalizar una instancia de comunicación entre el evaluador y el evaluado sobre el desempeño de este último, que contribuya al conocimiento y comprensión de los objetivos de la Caja y como enmarcarse en ese ámbito. Proveer al Trabajador de la Institución en forma permanente, de información acerca de lo que se espera de él en el desempeño de su trabajo, de los aspectos positivos del mismo y de aquellos en que se requiera mejoría. Dotar a la organización de un mecanismo que le permita evaluar en forma objetiva la calidad de resultados generados por cada funcionario, dentro de un enfoque de tareas, procesos, mejoramiento contínuo y trabajo en equipo.

Objetivos Contar con un instrumento que permita disminuir las influencias subjetivas en la calificación, así como analizar los logros, aportes, fortalezas y áreas de mejoramiento de los funcionarios, con el fin de crear e implementar estrategias para su promoción y desarrollo. Suministrar elementos que permitan la planificación, trayectoria laboral y/o profesional del personal. Detectar problemas en los procesos, asignación de recursos y funciones que puedan estar afectando el desempeño del personal.

Ámbito de Aplicación El Sistema de Evaluación del Desempeño debe ser aplicado en forma obligatoria por: La Jefatura Inmediata a cada uno de los funcionarios a su cargo (supervisión directa), a través de los formularios diseñados para estos efectos Los funcionarios de la C.C.S.S. a cada uno de sus compañeros de trabajo, que integra el equipo o grupo de Trabajo, a través de la “Matriz de Evaluación del Trabajador” diseñada para estos efectos

Ambito de Aplicación El Sistema de Evaluación del Desempeño debe ser aplicado a: Los funcionarios nombrados en propiedad al cumplir un año de laborar en la misma unidad de trabajo, con el mismo equipo de trabajo y sucesivamente cada año al período establecido.(01 de agosto al 31 julio del cada año) Los funcionarios interinos contínuos, con un año o más de laborar con la Institución en la misma unidad y con el mismo equipo de trabajo, durante el año en que se lleva acabo la evaluación. Los funcionarios nombrados en propiedad que están sujetos al sistema de rotación en diferentes turnos

Ambito de Aplicación El Sistema de Evaluación del Desempeño debe ser aplicado a: Cuando se trate de puestos del Área de Enfermería, cuyo ámbito de aplicación se encuentren cubiertos por la Ley No. 7085 y el Decreto No. 18190-S, debe tomarse en consideración lo establecido en el “Estatuto de Servicios de Enfermería” en su artículo 5 indica: “5.- CALIFICACIONES DE SERVICIOS: Cuando el jefe inmediato superior no pertenezca a la estructura de enfermería, estará obligado a tomar en cuenta, con carácter vinculante, el criterio de la respectiva jefatura para la calificación de los aspectos técnicos del personal de enfermería. Se entenderá como aspectos técnicos: calidad, rendimiento en el trabajo, conocimientos y capacidad en el desempeño. Para la calificación se utilizará la fórmula oficial de cada ente empleador...”.

Responsabilidades del Trabajador Debe ser consciente y convencido de su responsabilidad como parte del proceso de evaluación, en donde juega un papel muy importante por ser uno de los elementos fundamentales dentro del sistema. Debe establecer una interrelación positiva, abierta, receptiva y colaboradora con su jefatura inmediata, a fin de que se logren realimentar los procesos de trabajo a su cargo, contribuyendo con su desarrollo personal y profesional. Debe velar porque su jefatura lo evalúe en el período establecido. Debe calificar en forma objetiva a cada uno de sus compañeros del equipo de trabajo, mediante la fórmula “Matriz de Evaluación del Trabajador” .

Responsabilidades de la Jefatura evaluadora Debe conocer las “Normas para la aplicación del Sistema de Evaluación del Desempeño en la CCSS”, aprobado por Junta Directiva en el artículo 13 de la Sesión N°7632, celebrada 14 marzo de 2002. Velar porque el proceso de evaluación del desempeño sea objetivo y esté orientado al reconocimiento y desarrollo del trabajador Comunicar a sus colaboradores con suficiente antelación, los rubros con que serán evaluados, de acuerdo con los formularios previamente establecidos. Solicitar por escrito a la Oficina de Recursos Humanos de su área de responsabilidad, el software con la información correspondiente a la Evaluación del Desempeño, su Instructivo y los formularios para evaluar a sus colaboradores Aplicar anualmente la evaluación del desempeño a cada uno de sus colaboradores en la fecha establecida. (01 de agosto al 31 julio del siguiente año) Reunirse con cada uno de sus colaboradores para llevar a cabo el proceso de evaluación individual, interactuando directamente con el funcionario evaluado

Responsabilidades de la Jefatura evaluadora Comunicar el resultado de la evaluación del desempeño al funcionario evaluado, a más tardar en un plazo de 10 días hábiles a partir de la fecha en que se efectúo la evaluación Trasladar a la Oficina de Recursos Humanos de su área de responsabilidad (una vez evaluados todos los trabajadores y atendidas y notificadas todas las apelaciones), en un plazo de 15 días hábiles la información de cada trabajador evaluado (desgloce de calificaciones y otros aspectos importantes , de acuerdo al modelo de presentación) Definir conjuntamente jefatura y funcionario, los objetivos a cumplir en la gestión de su labor para el próximo período

Responsabilidades de la Jefatura mediata (jefatura superior de la jefatura evaluadora) Resolver las apelaciones correspondientes, en los casos en que los funcionarios evaluados no estén de acuerdo con el resultado de la evaluación del desempeño, efectuada por la Jefatura Inmediata. Evaluar a sus jefaturas a cargo mediante el formulario establecido para estos efectos. La jefatura entrega la matriz de evaluación del trabajador a cada uno de los miembros del equipo de trabajo, para que evalúe a la jefatura inmediata, recoge los formularios y los ingresa al sistema para la ponderación correspondiente.

Responsabilidades de la Oficina de Recursos Humanos Proporcionar la asesoría y capacitación a jefaturas y funcionarios de su centro de trabajo o área de responsabilidad Proporcionar a las jefaturas de su área de responsabilidad, los instrumentos necesarios (hoja electrónica, normas, etc.) Incluir en el Sistema Informativo Interno las calificaciones enviadas por la jefatura evaluadora Custodiar e incluir copia de los formularios de la Evaluación del Desempeño, en el expediente personal de cada funcionario. Dar seguimiento a la aplicación del Sistema de Evaluación del Desempeño en su área de responsabilidad. Elaborar Informe Ejecutivo de Resultados y elevar al nivel superior de su área de responsabilidad con base matriz elaborada para estos efectos. Elaborar propuesta de plan de acción, en coordinación con jefaturas evaluadoras, Administrador y Director del centro de trabajo o área de resoponsabilidad, que responda a las necesidades detectadas mediante la evaluación del desempeño efectuadas a los trabajadores de su área de responsabilidad.

Responsabilidades del Director del Centro de Trabajo Garantizar que cada una de las jefaturas del centro de trabajo, efectúen la evaluación del desempeño a cada uno de sus colaboradores en el tiempo establecido. Brindar el apoyo necesario para que las jefaturas de su unidad de trabajo, cuenten con el equipo de cómputo y los instrumentos necesarios, para llevar a cabo la evaluación del desempeño de sus colaboradores Apoyar la implementación del “Plan de Acción”para atender las necesidades detectadas por medio de la “Evaluación del Desempeño”

Responsabilidades de la Dirección de Recursos Humanos Elaborar, revisar, modificar y divulgar los instrumentos necesarios para llevar a cabo la evaluación del desempeño en las diferentes unidades de trabajo de la Institución. Brindar asesoría y capacitación a las Oficinas de Recursos Humanos locales y regionales y a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos. Dar seguimiento a la ejecución del sistema de evaluación del desempeño en las diferentes unidades de la Institución a nivel nacional. Elaborar diagnóstico sobre el funcionamiento del Sistema de Evaluación del Desempeño a nivel de toda la Institución y elevar Informe Ejecutivo de Resultados al nivel superior.

Informe de Resultado de Evaluaciones – Jefatura Evaluadora Informe que debe elevar la jefatura a la Oficina de Recursos Humanos con la siguiente información: Formularios de Calificación Individual (documento original) Formularios con la Calificación Total (documento Original) Desgloce de puntuaciones globales Desgloce por itemes evaluados Acciones propuestas por los funcionarios evaluados para mejorar el desempeño Acciones propuestas por la Jefatura para contribuir a que el desempeño del funcionario mejore Observaciones que la Jefatura considere necesarias Esta información se debe proporcionar en diskette o CD

Informe Ejecutivo de Resultados por centro de trabajo o área de responsabilidad Oficina de Recursos Humanos eleva a autoridades superiores del centro de trabajo e incluye la siguiente información: Total de personal evaluado en su centro de trabajo o área de responsabilidad Total de Personal no evaluado Resultado global de las evaluaciones de los funcionarios. Resultado global por itemes Resumen de las acciones propuestas por la totalidad de los funcionarios evaluados para mejorar su desempeño, de su centro de trabajo o área de responsabilidad. Resumen global del centro o área de responsabilidad de las acciones propuestas por las jefaturas evaluadoreas para mejorar el desempeño del funcionario. Análisis de la información: aspectos relevantes Resumen de las observaciones de las jefaturas evaluadoras.

PLAN DE ACCION Se elabora con base en insumos proporcionados por el sistema de Evaluación del Desempeño: Informe de Resultados remitido por cada Jefatura Evaluadora a la Oficina de Recursos Humanos Informe Ejecutivo Global elaborado por la Oficina de Recursos Humanos

PLAN DE ACCION Debe responder directamente a: Necesidades detectadas mediante la Evaluación del Desempeño. Deben participar en la elaboración del plan de acción el Director del Centro, el Administrador, las Jefaturas evaluadoras y el Jefe de la Oficina de Recursos Humanos (Responsable Directo)

PLAN DE ACCION Para el desarrollo de estrategias, mecanismos y/o procedimientos dentro de la organización que contribuyan a la solución de las necesidades detectadas del recurso humano en los diversos campos (capacitación,motivación, comunicación, formación, entre otros), propicien un ambiente laboral adecuado para el logro de los objetivos institucionales.

Responsabilidades de los Niveles Superiores JUNTA DIRECTIVA Dictar las políticas que respaldan el desarrollo y aplicación del Sistema de Evaluación del Desempeño en la C.C.S.S., y aprobar los instrumentos requeridos para su adecuada implementación.

Sistema de Evaluación del Desempeño Guía práctica

Requerimientos de Instalación Se necesita tener instalado el Office 2000, específicamente la hoja electrónica Excel. Las jefaturas correspondientes deben ingresar al personal que va ha ser evaluado con el presente sistema. La Jefatura es la responsable de actualizar la lista de funcionarios cuando se requiera.

Estructura El archivo se llama Jefaturas.xls, esta en formato de Microsoft Excel (hoja electrónica) Al entrar, se presenta una hoja de Excel que tiene un Menú de opciones donde se selecciona la deseada.

Ingreso de la Información de los Empleados Se debe digitar: cédula del trabajador (utilizar ceros para separaciones Ej. 105890236) nombre completo del funcionario unidad ejecutora a la que pertenece el código de servicio donde labora número de plaza y el puesto que desempeña.

Formato de la hoja del Registro de Empleados

Formulario Evaluación del Desempeño del trabajador Calidad del Trabajo Independencia en la ejecución de sus funciones. Cooperación Confiabilidad Iniciativa Conocimiento del Puesto Asistencia y Puntualidad Hábitos de Orden y Aseo Relaciones Interpersonales: Habilidad para Aprender

Al ir seleccionando los puntajes, la hoja va sumando automáticamente

Formulario Evaluación de Desempeño del Profesional Calidad del Trabajo Relaciones Interpersonales Toma de Decisiones. Organización del Trabajo Conocimiento del Puesto Capacidad Analítica Resolución de Problemas Iniciativa y Creatividad Cantidad de Trabajo (Producción) Asistencia y Puntualidad

Formulario Evaluación Jefaturas y Supervisores Capacidad Analítica Desarrollo del Personal. Conocimiento del Puesto Relaciones Interpersonales Liderazgo Organización del Trabajo Delegación de Actividades Resolución de Problemas Iniciativa Asistencia y Puntualidad

Matriz de evaluación del trabajador Representa un 50% del valor total Debe ser entregada por la Jefatura a cada uno de los miembros del equipo de trabajo, debidamente numerada, donde se indica el No. Consecutivo Debe contener: nombre del trabajador a evaluar, número de cédula, puesto que ocupa, lugar de trabajo y período evaluado.

Cada uno de los miembros del equipo calificará al funcionario en la casilla de puntuación obtenida, con una nota de 1 a 100 puntos. La información que se digita es únicamente el número de cédula del trabajador.

Registro de calificaciones del Grupo Evaluador En este formulario, la Jefatura registra el nombre del funcionario evaluado, con las calificaciones asignadas por cada compañero de trabajo. Una vez ingresado el sistema promedia esas notas, correspondiente al 50%.

Calificación Total Consigna las calificaciones totales obtenidas por el trabajador en la Matriz de Evaluación (Evaluación Grupal) y la evaluación del Desempeño Individual (Evaluado y Jefatura), esta fórmula se llena automaticamente cuando se realiza la evaluación individual, según el tipo de evaluación.

Cuidados que se deben tener Las hojas están debidamente protegidas para que no se formato. Se debe respetar el orden de llenado de los documentos para garantizar su buen desempeño. No se debe modificar los formatos de las celdas. No se permite insertar celdas o columnas para agregar información no autorizada al sistema. El usuario que opere el sistema debe recibir la capacitación para el uso correcto. Dentro de cada formulario existen unos botones de color gris que permite guardar la información en un informe de calificación.