OFICINA DE CONTROL INTERNO AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD ALCALDÍA DE PASTO.

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2 OFICINA DE CONTROL INTERNO AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD ALCALDÍA DE PASTO

3 DEFINICIONES Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria. Auditoria (NTC ISO 19011-2002): Proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. AUDITORIA INTERNA

4 DEFINICIONES Programa de auditorias: Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Plan de auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria. AUDITORIA INTERNA

5 DEFINICIONES Evidencias de la auditoria : Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables. Criterios de auditoria : Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria

6 AUDITORIA INTERNA CONTENIDO ALTA DIRECCIÓN CONTROL INTERNO 1. Programar las auditorias: Solicita al Jefe de Control Interno la elaboración del Programa de auditorias internas de calidad 2. Elaborar y aprobar el programa de auditorias : El programa de auditorias se envía a la Alta dirección para su aprobación. 3. Seleccionar a los auditores internos Se selecciona los auditores internos y el auditor líder teniendo en cuenta los criterios para selección de auditores internos. MC-I-001

7 AUDITORIA INTERNA CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS Educación Nivel profesional o técnico Habilidades Planificación y organización del trabajo Puntualidad y buen manejo de tiempo Recopilación y organización de información a través de entrevistas, escuchando, observando y revisando documentos y registros.

8 AUDITORIA INTERNA CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS  Capacidad para concluir con base en información confiable y exacta.  Buena redacción y habilidad en la preparación informes.  Comunicación eficaz y habilidades lingüísticas  Mantener la confidencialidad y seguridad de la información.  Trabajo en equipo  Facilidad de comunicación

9 AUDITORIA INTERNA CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS FORMACIÓN Haber cursado y acreditado un curso de capacitación acerca de la Norma ISO 9001 o NTCGP 1000, con una duración mínima de 16 horas. Haber cursado y acreditado un curso de capacitación en auditorias de calidad, de 24 horas.

10 AUDITORIA INTERNA CONTENIDO CONTROL INTERNO EQUIPO AUDITOR 4. Comunicar la auditoria Comunica a través de oficio la auditoria, a los responsables de los procesos a auditar con los auditores para cada proceso. 4. Planear la auditoria Elabora el plan para la auditoria, a partir del programa establecido. El auditor debe concertar este plan de auditoria con el responsable del proceso a auditar y lo comunica al equipo de auditores para su ejecución. MC-F-007 Plan de auditoria 5. Revisar la documentación MC-F-008 Lista verificación

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13 AUDITORIA INTERNA CONTENIDO EQUIPO AUDITOR 7. Ejecutar la auditoria Coordina la reunión de apertura y presenta al ente auditado el equipo de auditores, sus funciones y el plan de auditoria, dejando constancia escrita en el acta de la reunión y la lista de los asistentes a la reunión. ACTA DE REUNION LISTA DE ASISTENCIA 8. Efectuar la entrevista Soportados en las listas de verificación, obtiene evidencias a través de la aplicación de técnicas de auditorias, teniendo en cuenta la más adecuada para el proceso. MC-I-002

14 AUDITORIA INTERNA INSTRUCTIVO TÉCNICAS DE AUDITORIA OCULARES Comparación: Fijación de la atención en las actividades realizadas por la el proceso auditado y los lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos, para descubrir sus relaciones e identificar sus diferencias y semejanzas. Observación: Contemplación atenta a simple vista que realiza el auditor durante la ejecución de su tarea o actividad. Rastreo: Seguimiento que se hace al proceso a fin de conocer y evaluar su ejecución. VERBALES Indagación: Consiste en averiguar mediante entrevistas directas al personal del proceso auditado o a terceros cuyas actividades guarden relación con las operaciones de aquel. Encuesta: Es la aplicación directa o indirecta de cuestionarios relacionados con las operaciones de un área, programa o actividad definida.

15 INSTRUCTIVO TÉCNICAS DE AUDITORIA DOCUMENTALES Análisis: Separación de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el propósito de establecer sus propiedades y conformidad con los criterios Cálculo: Verificar la exactitud matemática de las operaciones contenidas en documentos tales como informes, contratos, comprobantes, etc. Comprobación: Comprobación de la veracidad, exactitud y legalidad de las actividades del proceso, mediante el examen de los documentos. Tabulación: Agrupación de resultados importantes obtenidos mediante la verificación, en áreas, segmentos o elementos comunes para obtener conclusiones. Es importante la presentación por medio de gráficas o tablas. FÍSICAS Inspección: Reconocimiento mediante examen físico y ocular de activos, obras de hechos, situaciones, operaciones, transacciones y actividades aplicando la indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación. AUDITORIA INTERNA

16 CONTENIDO EQUIPO AUDITOR 9. Realizar reunión de enlace 10. Realizar reunión de cierre Se reúne para definir y analizar los hallazgos y observaciones encontradas Con personas que participaron en la reunión de apertura; se informa los hallazgos encontrados, se socializa las no conformidades con la dependencia auditada permitiendo que presenten evidencias objetivas de conformidad no observadas por el equipo auditor y solicita se emprendan acciones correctivas y se define el plazo convenido para presentar el plan de acción. 11. Elaborar y presentar informe final MC-I-009 Informe de auditoria

17 AUDITORIA INTERNA AUDITOR LIDER COORDINADOR LIDER DE PROCESO 9. Remitir informe Remite mediante oficio copia del informe de auditoria al Líder del proceso 10. Definir el plan de acción Con base en los hallazgos de la auditoria, el responsable del proceso presenta el plan de acción, enviando copia del mismo al auditor líder para su conocimiento y posterior seguimiento 11. Efectuar seguimiento al plan de acción

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19 GRACIAS POR SU ATENCIÓN FIN DE LA PRESENTACIÓN