El Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión (SAPMG) Noviembre, 2011Subsecretaría de la Función Pública

Conceptos básicos PMG Operación en el ámbito Institucional Resultados al ciudadano + Efectividad+ Calidad- Costos Indicadores de efectividad Indicadores de calidad Indicadores de costo Planeación de la mejora Ejecución de Proyectos Asegura- miento de resultados Estrategia Institucional Objetivos PMG Categorías de proyectos PIMG PMG ABCD Aprendizaje Institucional E Estrategia PMG: Diagnósticos de los procesos

Sistema de Administración del PMG El sistema de administración del PMG es la herramienta informática que opera el Programa de Mejora de la Gestión mediante el registro y seguimiento de proyectos de mejora que las instituciones comprometen ante la Secretaría de la Función Pública. El sistema permite de manera automática: Registro y administración de proyectos de mejora (Datos básicos, programa de trabajo, avances y cierre de proyecto). Monitoreo de los compromisos que adquieren las instituciones para el logro de los objetivos del PMG. Seguimiento a los avances y resultados de cada proyecto de mejora. Reportes a distintos niveles (por institución, sector, indicadores, etc.). Administración de información a través de un tablero de control. Documentación de casos de éxito.

Proyectos de mejora Actualmente se cuenta con 1,371 proyectos de mejora distribuidos en 10 categorías.

Esquema de seguimiento de proyectos Avances Indicador Actividades % Logros y Metas Análisis de la Información Reporte de Metas e Indicadores Si la actualización impacta uno o varios indicadores del proyecto Actualización de las actividades Proyectos

SAPMG A través del Sistema de Administración del PMG se lleva a cabo la medición de los resultados obtenidos en el PMG mediante indicadores de proyecto y la evaluación a través de la información que se documenta en el cierre del proyecto. Avance global de proyectos Cronograma de avances de proyectos Tablero de control de indicadores Proyectos por cuadrante Semáforos de avance de actividades Supervisión y control en línea Reportes

SAPMG

8 1. Datos del proyecto. Datos Generales Equipo de trabajo. 2.Indicadores de proyecto. 3.Análisis Categoría de proyecto Análisis de costo Análisis de Factibilidad 4.Gráfico. 1. Datos del proyecto. Datos Generales Equipo de trabajo. 2.Indicadores de proyecto. 3.Análisis Categoría de proyecto Análisis de costo Análisis de Factibilidad 4.Gráfico. Plan de trabajo de acuerdo con Categoría de proyecto. Etapa Actividad Responsable Plan de trabajo de acuerdo con Categoría de proyecto. Etapa Actividad Responsable Seguimiento de proyecto: Etapa Actividad Resultados de Actividad Indicadores Seguimiento de proyecto: Etapa Actividad Resultados de Actividad Indicadores Informe de Cierre Aseguramiento de la mejora Lecciones aprendidas Informe de Cierre Aseguramiento de la mejora Lecciones aprendidas Iniciativa Proyecto Ciclo de vida de los proyectos

Incorporación de personal involucrado en los proyectos Las iniciativas se validan y aprueban por la figura de los Grupos Tecnicos especializados

INICIATIVAS DE PROYECTO Los proyectos identificados son iniciativas hasta que el Titular los aprueba Se documenta los resultados del análisis realizado en el proceso de identificación

Datos generales de los proyectos

Indicadores de proyecto 44 indicadores en total

Indicadores de proyecto seleccionados

Categoría de proyecto

Análisis de costo

Factibilidad

Gráfica de impacto y facilidad de ejecución

Plan de trabajo Se registra la fecha planeada para realizar cada actividad Se registra el responsable de ejecutar cada actividad Fase II. Registro de proyectos

Plan de trabajo Fase II. Registro de proyectos

Avance de proyectos Se registra la terminación de cada actividad Se documentan resultados de cada actividad El registro de avances lo realiza el responsable del proyecto Fase III

El sistema muestra el historial de los indicadores (reporte que muestra el resultado que se capturó en la etapa anterior y solo es para consulta). 1. Fecha. 2. Actividad. 3. Indicador del Proyecto. 4. Línea Base. 5. Descripción línea base. 6. Meta. 7. Descripción meta. 21 Indicadores

Estatus de actividad. 1: Capturar el resultado de la actividad. Para cada actividad el sistema mostrará una pantalla en la cual podrá ingresar el resultado de la actividad. 22 Estatus de la actividad En tiempo verde Retrasada rojo Información incompleta gris Información completa con retraso naranja Avance de proyectos Sistema de semaforeo

Cierre de proyectos El cierre documenta los resultados finales del proyecto Cualitativos - resumen de aspectos relevantes Comparación planeado - real Productos del proyecto, beneficios, alcance, indicadores, programa de trabajo, costo. Cuantitativos – indicadores del proyecto El plan de calidad garantiza la medición frecuente de resultados Cierre.

Aseguramiento de la mejora Se confirma el plan de mediciones de calidad posteriores al cierre con los indicadores del proyecto

Lecciones aprendidas

Reportes y Tablero de Control SAPMG

Reportes

Tablero de control

Avance de proyectos

¡¡GRACIAS!!