Administración Una perspectiva global Harold Koontz Heinz Weihrich 12a. Edición

Naturaleza de los comités y grupos Un comité es un conjunto de personas encargado como grupo de un asunto Procesos grupales en los comités Formación Tormenta Reglamentación Desempeño Funciones y grado de formalidad de los comités Un ejecutivo plural es un comité de línea que también ejerce funciones administrativas como el consejo de directores

Razones del empleo de comités y grupos Deliberación y criterios grupales Temor al exceso de autoridad en una sola persona Representación de grupos interesados Coordinación de departamentos, planes y políticas Transmisión y comportamiento de información Consolidación de la autoridad Motivación mediante la participación Evasión de acciones

Razones del empleo de comités y grupos Existen diversos tipos de comités dentro de algunas organizaciones Deliberación y criterios grupales Contar con medios para la deliberación y el criterio grupal Es posible obtener un criterio grupal más eficientemente, en términos de tiempo, que mediante las deliberaciones de un comité

Razones del empleo de comités y grupos Principalmente en las organizaciones gubernamentales existe la necesidad de dividir y repartir la autoridad y la toma de decisiones Temor al exceso de autoridad en una sola persona Otro de los motivos del extenso empleo de comités es el temor de delegar excesiva autoridad a una sola persona

Razones del empleo de comités y grupos Representación de grupos interesados Representa un importante papel en el establecimiento y conformación de comités en las empresas Es costumbre que los miembros de los consejos de administración sean seleccionados con base en los grupos interesados en la compañía

Razones del empleo de comités y grupos Coordinación de departamentos, planes y políticas Hay consenso en que los comités son muy útiles para coordinar actividades entre varias unidades organizacionales Coordinar e instrumentar planes y políticas Permite a los individuos no sólo obtener conocimiento de primera mano de planes y sus funciones en la ejecución de éstos

Razones del empleo de comités y grupos Transmisión y comportamiento de información Son útiles para transmitir y compartir información Todos los miembros de un grupo afectados por un problema mutuo pueden informarse sobre éste simultáneamente Las decisiones e instrucciones pueden ser recibidas de manera uniforme, con oportunidades de aclaración

Razones del empleo de comités y grupos Consolidación de la autoridad Sólo posee por lo general una parte de la autoridad necesaria para llevar a cabo un programa Uno de los medios para resolver los problemas que implica esta situación es remitirlos a niveles superiores en la jerarquía organizacional

Razones del empleo de comités y grupos Motivación mediante la participación Permiten una amplia participación en la toma de decisiones Se muestran más entusiastas tanto en su aceptación como en su ejecución Incluso una participación limitada puede ser de gran utilidad

Razones del empleo de comités y grupos Evasión de acciones No se puede negar que en ocasiones los administradores crean comités para eludir acciones La selección de ciertas personas como miembros de un comité persigue la intención de retrasar las acciones

Desventajas y mal uso de los comités Los comités son costosos, pueden resultar en compromisos del tipo “mínimo común denominador” en los que apenas si se salva lo esencial Pueden crear indecisión Ser autodestructivos Provocar dispersión de responsabilidades Ocasionar situaciones en las que unas cuantas personas impongan su voluntad sobre la mayoría

Operación exitosa de los comités y grupos Los siguientes principios pueden ser de utilidad para los administradores a fin de eliminar algunas de las desventajas de los comités Autoridad Tamaño Membresía Asunto El presidente Minutas Eficiencia de costo

Operación exitosa de los comités y grupos Autoridad Es la más explícita posible para que sus miembros sepan si es su responsabilidad tomar decisiones Presentar propuestas o sencillamente deliberar y ofrecerle ideas al presidente del comité sobre cierto tema

Operación exitosa de los comités y grupos Tamaño La complejidad de las interrelaciones se incrementa enormemente cuando aumenta el tamaño del grupo El tamaño del comité es muy importante

Operación exitosa de los comités y grupos Membresía Incremento de la complejidad de las relaciones cuando aumenta el tamaño de los grupos Los miembros de un comité deben ser seleccionados con mucho cuidado Para que un comité tenga éxito, es necesario que sus miembros sean representativos de los intereses que deberán promover

Operación exitosa de los comités y grupos Asunto El asunto de trabajo también debe seleccionarse con cuidado Las labores de un comité deben ser susceptibles de ser manejados en una discusión grupal Ciertos tipos de asuntos se presentan a comités para ser tratados, mientras que otros no Los comités serán más efectivos si se hace circular con anticipación entre sus miembros un temario u orden del día e información pertinente a fin de que puedan estudiar el tema antes de la reunión

Operación exitosa de los comités y grupos El presidente La selección del presidente es crucial para una reunión de comités eficaz Este individuo puede evitar la pérdida de tiempo y otros inconvenientes propios de los comités si planea la reunión Él determina el ambiente de la junta, integra las ideas y evita que la discusión se desvíe

Operación exitosa de los comités y grupos Minutas Para que la comunicación de los comités sea eficaz suele precisarse la circulación de minutas y la verificación de las conclusiones Es frecuente que al concluir una reunión quienes participaron en ella tengan interpretaciones diferentes acerca de los acuerdos tomados en ella

Operación exitosa de los comités y grupos Eficiencia de costos Un comité debe justificar sus costos Un comité sólo puede justificarse si sus costos se ven compensados por beneficios tangibles e intangibles

Otros conceptos sobre los grupos Un grupo puede definirse como la congregación de dos o más personas que actúan de manera interdependiente y uniforme en pro del cumplimiento de metas comunes Características de los grupos Las normas se refieren a la conducta esperada de los miembros de los grupos Un tipo de grupo especial: el grupo de enfoque Funciones y ventajas de los grupos

Conflictos en comités, grupos y equipos Hay conflictos entre individuos, entre grupos y entre la organización y su ambiente A pesar de tantas ventajas de comités, grupos y equipos, se presentan conflictos Cuando analizamos los comités señalamos sus desventajas, que también son las de los grupos y los equipos de tareas

Equipos Un equipo es un número reducido de personas con habilidades complementarias comprometidas con un propósito común, una serie de metas de desempeño y un método de trabajo del cual todas ellas son mutuamente responsables Formación de equipos Equipos autodirigidos Los equipos autodirigidos están integrados por lo general por personas con las diversas habilidades necesarias para la realización relativamente completa de una tarea Equipos virtuales La administración virtual se define como “la capacidad de dirigir un equipo cuyos miembros no están en el mismo lugar, no rinden cuentas al administrador y quizá ni siquiera trabajan para su empresa”