Curso sobre Principios de Sana Administración Escuelas de la Comunidad Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR SALUDOS A TODAS Y A TODOS, DE PARTE DEL CONTRALOR DE PUERTO RICO Y DE LOS DEMÁS FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS DE LA OFICINA DEL CONTRALOR. MI NOMBRE ES ALINA TORRES, CONTRALOR AUXILIAR DURANTE LOS PRÓXIMOS MINUTOS, ESTAREMOS COMPARTIENDO CON USTEDES VARIOS PRINCIPIOS DE SANA ADMINISTRACIÓN, QUE ESPERAMOS NOS AYUDEN A MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN, DE UNA DE LAS ÁREAS MÁS IMPORTANTES DE CUALQUIER PAÍS, LA EDUCACIÓN DE NUESTROS NIÑOS Y NIÑAS – ESE ES NUESTRO OBJETIVO. PARA LOGRAR EL MISMO, HEMOS DESARROLLADO LA PRESENTACIÓN EN CUATRO TEMAS. COMPARTIREMOS INFORMACIÓN SOBRE: LOS FUNDAMENTOS LEGALES, SITUACIONES Y NECESIDADES QUE ORIGINARON ESTA ORIENTACIÓN O CURSO PARA LOS MIEMBROS DE LOS CONSEJOS ESCOLARES, LOS PRINCIPIOS DE SANA ADMINISTRACIÓN APLICABLES A AQUELLOS QUE ADMINISTRAMOS PROPIEDAD Y FONDOS PÚBLICOS, LAS ESTRATEGIAS DE FISCALIZACIÓN A LAS ESCUELAS DE LA COMUNIDAD Y EL RESULTADO DE LAS AUDITORÍAS E INSPECCIONES DE LAS ESCUELAS DE LA COMUNIDAD Curso sobre Principios de Sana Administración (Ley Núm. 77 de 12 de abril de 2006) Consejo Escolar Escuelas de la Comunidad

TEMAS Los fundamentos legales que originaron esta orientación o curso Los principios de sana administración aplicables a la administración de la propiedad y fondos públicos Las estrategias de fiscalización a las escuelas de la comunidad y El resultado de las auditorías e inspecciones de las escuelas de la comunidad

FUNDAMENTO LEGAL Ley Núm. 149 – creación de los consejos escolares Ley Núm. 77 – requisito de curso Participación del Departamento de Educación Participación de la Oficina del Contralor de Puerto Rico

DEBER MINISTERIAL DE LA OFICINA DEL CONTRALOR ESTRATEGIAS Y RESPUESTAS CONSTITUCIÓN DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO Artículo III, Sección 22 … El Contralor fiscalizará todos los ingresos, cuentas y desembolsos del Estado, de sus agencias e instrumentalidades y de los municipios, para determinar si se han hecho de acuerdo con la ley. Rendirá informes anuales y todos aquellos informes especiales que le sean requeridos por la Asamblea Legislativa o el Gobernador.

Principios de sana administración

CONSTITUCIÓN DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO Artículo VI, Sección 9 Sólo se dispondrá de las propiedades y fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley.

CONSTITUCIÓN DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO Artículo VI, Sección 10 Ninguna ley concederá compensación adicional a un funcionario, empleado, agente o contratista por servicios al gobierno, después que los servicios hayan sido prestados o después que se haya formalizado el contrato.

ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Fiscalización rigurosa y constante Promover la educación y el adiestramiento de los servidores públicos Promover un sistema administrativo y financiero de excelencia con énfasis en los controles internos efectivos Leyes justas Castigos disuasivos Alianzas estratégicas entre entidades relacionadas

DIEZ PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA Adoptar normas y procedimientos por escrito. Mantener una Oficina de Auditoría Interna competente. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras. Adoptar un plan estratégico. Mantener un buen control presupuestario.

Mantenerse al día con los avances tecnológicos. CONT. 10 PRINCIPIOS... VER INF E RATE Mantenerse al día con los avances tecnológicos. Mantener sistemas de archivo y control de documentos. Cumplir con el PAC de la OCPR y las recomendaciones de los auditores externos. Mantener sistemas adecuados relativos al capital humano. Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental.

ESTRATEGIAS DE FISCALIZACIÓN, DESDE EL TRABAJO DE CAMPO HASTA EL INFORME FINAL

ESTRATEGIAS DE FISCALIZACIÓN (ESCUELAS DE LA COMUNIDAD) Auditoría Inspección Duración Cuatro meses o más Un mes Pruebas A base de muestra Informe De Auditoría Especial

PROCESO DE FISCALIZACIÓN Normas - emitidas por el Contralor Etapas (auditoría o inspección) Inicio - planificación, entrevista inicial Trabajo de campo - proveer documentos e información y contestar comunicaciones Art. III, sec. 22 de la Constitución Ley Núm. 37 de 8 de enero de 2004 (Carta Circular OC-04-17 del 17 feb. 04) Publicación del informe final

Cont. Proceso de fiscalización Comunicaciones con la gerencia e Informe final Tipo Destinatario Cartas de hallazgos Director Región Educativa Auditor Interno-copia Director Escolar Consejo Escolar Borrador de informe Secretario DE Acción – contestar a tiempo y completo

Cont. Proceso de fiscalización Comunicaciones con la gerencia e Informe final Tipo Destinatario Informe final Gobernador Presidentes de cuerpos legislativos Secretario DE Otros funcionarios Página de Internet Acción - Plan de Acción Correctiva (Secretario DE)

“HAY QUE ENFOCARSE EN LA PREVENCIÓN. NO SE PUEDE ESPERAR A QUE EL PROBLEMA SURJA, SE MUESTRE CON TODO SU IMPACTO. ES NECESARIO ASEGURARSE QUE EXISTEN CONTROLES ADECUADOS QUE REDUZCAN LA OPORTUNIDAD (LA POSIBILIDAD) DE PÉRDIDA, FRAUDE O MAL MANEJO DE LOS RECURSOS.” Richard Skinner, Inspector General Departamento de Seguridad Nacional (Sept. 2005)

¿CUÁNDO OCURRE UN ACTO IRREGULAR? Oportunidad (ausencia de controles, de supervisión, de normas...) Necesidad (motivación) Racionalización (justificación)

¿CÓMO EVITAR O PREVENIR LOS ACTOS IRREGULARES? Normas y cursos de ética y de valores Ley de Ética Gubernamental Necesidad Racionalización Aplicación de leyes y reglamentos Sistema administrativo y financiero de excelencia con énfasis en los controles internos (10 Principios) Oportunidad

Principios de sana administración CORRECCIÓN EFICIENCIA EFECTIVIDAD CONSEJO ESCOLAR RESULTA APLICA Leyes y reglamentos Principios de sana administración

LEYES y REGLAMENTOS APLICABLES Ley Núm. 149 de 15 de julio de 1999, según enmendada Reglamento de Consejos Escolares en las Escuelas de la Comunidad del Sistema Público de Puerto Rico (16 oct. 2000) Reglamento aprobado por cada Consejo

RESULTADOS DE AUDITORÍAS E INSPECCIONES

RAMA EJECUTIVA DIVISIÓN DE AUDITORÍAS “E” CAUSAS MÁS FRECUENTES RAMA EJECUTIVA DIVISIÓN DE AUDITORÍAS “E” 1 JUL. 2001 AL 30 JUN. 2006

Certificado de Acreditación Cont. RESULTADOS Deficiencia (área o asunto) Principio o norma (criterio) Carta constitutiva No existe o está vencida No está visible Certificado de Acreditación No existe Ley Núm. 149 Reglamento de los Consejos Supervisión (PSA # 1) Efecto – adverso para la gestión educativa

Principio o norma (criterio) Cont. RESULTADOS SOBRE EL CONSEJO Deficiencia Principio o norma (criterio) Reglamentación no aprobada o no firmada No constituido o faltan componentes Ley Núm. 149 Reglamento de los Consejos Emitir normas escritas (PSA # 1) Efecto - Errores, ineficiencia, cuestionamiento de determinaciones, disolución

SOBRE REUNIONES DEL CONSEJO Cont. RESULTADOS SOBRE REUNIONES DEL CONSEJO Deficiencia Principio o norma (criterio) No se realizan o se realizan en horario lectivo No se preparan minutas o tienen errores Ley Núm. 149 Reglamento de los Consejos Sistema de archivo (PSA # 7) Efecto - Cuestionamiento de determinaciones, disolución del Consejo, errores e ineficiencia

Principio o norma (criterio) Cont. RESULTADOS SOBRE LOS INFORMES Deficiencia Principio o norma (criterio) Ausencia o deficiencias (Plan de trabajo, Sistema de referimiento al Departamento de la Familia, Plan de seguridad, Plan de mejoras) Ley Núm. 149 Reglamento de los Consejos Adoptar un plan estratégico (PSA # 4) Efecto - Ineficiencia, improvisación

INFORMES DEL DIRECTOR AL CONSEJO Cont. RESULTADOS INFORMES DEL DIRECTOR AL CONSEJO Deficiencia Principio o norma No existen o no se envían (Presupuesto, De Logros, Sobre uso y administración de recursos fiscales) Ley Núm. 149 Reglamento de los Consejos Supervisión (PSA # 1) Control presupuestario (PSA # 5) Efecto - Comisión de errores e irregularidades, Ineficiencia

INFORMES Y REGISTROS FISCALES Cont. RESULTADOS INFORMES Y REGISTROS FISCALES Deficiencia Principio o norma (criterio) No existen o deficientes (conciliación de registros, registros de desembolsos, de compra, de propiedad y de inventario) Ley Núm. 149 Reglamento de los Consejos Procedimiento componente fiscal Supervisión (PSA # 1) Mantener control presupuestario (PSA # 5) Efecto - Comisión de errores e irregularidades, ineficiencia

ASPECTOS DEL COMPONENTE FISCAL Cont. RESULTADOS ASPECTOS DEL COMPONENTE FISCAL Deficiencia Principio o norma (criterio) Falta de designación o designación verbal Funciones conflictivas Falta de control de la propiedad e incumplimiento con Ley 96 Ley Núm. 149 Reglam. de los Consejos Procedimiento componente fiscal Supervisión (PSA # 1) Cumplir con Ley 96 (PSA # 1) Efecto - Comisión de errores e irregularidades, ineficiencia

Trabajo en equipo es: la habilidad de trabajar juntos hacia una visión en común; la habilidad de dirigir logros individuales hacia los objetivos organizacionales. La energía que permite a la gente ordinaria obtener resultados extraordinarios. Andrew Carnegie

CONTACTO CON LA OCPR Alina E. Torres Marrero 787-250-3316 Contralor Auxiliar/Anticorrupción 787-250-3316 787-754-3030 ext. 2750 PO Box 366069 San Juan, PR 00936-6069

CONTACTO CON LA OCPR QUERELLAS Por teléfono: (787) 250-3313 Por escrito – dirección postal Por e-mail: ocpr@ocpr.gov.pr Por fax: (787) 767-5341

INTERNET www.ocpr.gov.pr CONTACTO CON LA OCPR INTERNET www.ocpr.gov.pr E-mail ocpr@ocpr.gov.pr

Este adiestramiento tiene el propósito primordial, entre otras cosas, de compartir información y estrategias para lograr una sana administración pública. El mismo se ofrece independientemente del resultado de auditorías o inspecciones en proceso o que realicemos en el futuro, sobre el uso de la propiedad y de los fondos públicos por parte de las entidades.

COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS