ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR 1 PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLE Gerardo.

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1 ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR 1 PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLE Gerardo J. Morales Auditor Senior

2 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 2 Definición Propiedad (activos fijos): –bienes muebles e inmuebles de relativa permanencia adquiridos por compra, traspaso, cesión, donación, confiscación o por otros medios por el Gobierno

3 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 3 Clasificación de la Propiedad Mueble se puede utilizar repetidas veces, de relativa permanencia se puede transportar de un sitio a otro Inmueble no se puede transportar de un sitio a otro existencia permanente

4 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 4 Leyes y Reglamentación Aplicables Artículo VI, Sección 9 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico: Solo se dispondrá de las propiedades y fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley.

5 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 5 Cont. Leyes y Reglamentación Aplicables Rama Ejecutiva Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico Departamento de Hacienda Cartas Circulares y Reglamentos Reglamentación interna

6 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 6 Cont. Leyes y Reglamentación Aplicables Pérdida o hurto de la propiedad Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1994 Impone a las entidades gubernamentales el deber ministerial de informar cualquier violación de la ley o irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos públicos. Oficina del Contralor Departamento de Justicia Departamento de Hacienda

7 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 7 Encargado de la Propiedad Nombrado por el jefe de la entidad. Responsable de: La custodia El control de los activos fijos En el caso de las dependencias gubernamentales el nombramiento es aprobado por el Secretario de Hacienda

8 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 8 Cont. Encargado de la Propiedad Responsabilidades: Mantener al día los expedientes Asignar número y numerar el equipo. Dar de baja equipo. Emitir Recibo de Propiedad en uso Realizar inventarios físicos anuales Fianza Tiene que estar cubierto por una fianza

9 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 9 Control de la Propiedad Identificación y Numeración Controles la asignación e identificación mediante número visible y que no sea fácil de remover –etiquetas –marbetes de metal –tinta permanente Valoración Costo real Tasación o estimados

10 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 10 Inventario Físico ¿Cuándo? una vez al año o cuando estén próximos a renunciar los empleados o funcionarios responsables ¿Quién lo realiza? Encargado de la Propiedad bajo la supervisión de un empleado o funcionario cuyas funciones estén ajenas al control y contabilidad de los activos fijos.

11 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 11 Propiedad Excedente o Inservible Criterios Sin utilidad, obsoleto Deteriorado y su reparación sea costosa No cumple con el fin para el cual fue adquirido Se debe seguir los procedimientos establecidos según la entidad, para declarar una propiedad excedente

12 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 12 Pruebas a realizar Programa de auditoría Propiedad Mueble e Inmueble, LA-02, Rev. Mayo 05 Propósito Determinar si los procedimientos de control de contabilidad están operando según la ley y la reglamentación que rige la unidad

13 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 13 Cont. Pruebas a realizar Verificaciones a base de la reglamentación, tales como: Inventarios anuales y evaluación de informes de diferencias Evaluación de disposición de propiedad dada de baja. Verificación de uso, control y protección del equipo. (Se puede efectuar mediante inventario físico u observación.) Informes de hurto de propiedad hurtada

14 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 14 Cont. Pruebas a realizar Conclusión – del auditor Si a base de la evaluación de los controles internos (planificación) y los resultados de las pruebas de cumplimiento en la unidad existen los procedimientos adecuados que ayude a prevenir o a detectar errores materiales.

15 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 15 Hallazgos más comunes Utilización de propiedad para fines político- partidista y otros fines ajenos a la gestión pública. Hurto de propiedad no informado a la Oficina del Contralor, Departamento de Hacienda o al Secretario de Justicia. No se realizan investigaciones administrativas de los hurtos de la propiedad mueble.

16 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 16 Cont. Hallazgos más comunes No se somete al Secretario de Hacienda, para su aprobación, el nombramiento de encargado de la propiedad. No se le requieren a los funcionarios que cesan en sus funciones, la entrega de la propiedad que tenían a su cargo mediante un inventario físico. Propiedad no localizada para examen.

17 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 17 Cont. Hallazgos más comunes Unidades de propiedad no estaban identificadas con el correspondiente número de la propiedad. No se expiden recibos de propiedad en uso a los empleados. Propiedad desaparecida incluida en los registros de inventario

18 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 18 Folleto Informativo – Rev. 2006

19 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 19 Contraloría a sus órdenes...