ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR 1 COMPRAS Y DESEMBOLSOS Waleska Rolón.

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1 ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR 1 COMPRAS Y DESEMBOLSOS Waleska Rolón Auditora Senior

2 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 2 OBJETIVOS Conocer el proceso de compras Repasar la reglamentación aplicable Discutir los hallazgos más frecuentes Aclarar dudas relacionadas con la reglamentación y los hallazgos

3 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 3 BASE LEGAL Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico Leyes Código Penal de Puerto Rico Reglamentos Cartas y Memorandos Circulares Reglamentación Federal

4 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 4 Proceso de Compras y Desembolsos

5 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 5 Requisición Orden de Compra o Contratos Recibo de inspección o certificación del trabajo realizado Factura Desembolso Proceso de Adjudicación Registros Contables Asignaciones Presupuestarias EL PROCESO DE COMPRAS Y LOS DESEMBOLSOS Archivo de Documentos

6 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 6 Asignaciones Presupuestarias

7 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 7 ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS Presupuesto del Municipio –Aprobado por la Legislatura Municipal –Por dependencia y partidas presupuestarias Responsabilidad –Legislatura Municipal –Alcalde –Jefes de Dependencia

8 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 8 Asignaciones Presupuestarias RequisiciónRequisición RequisiciónRequisición

9 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 9 REQUISICIÓN Necesidad Propósito Cumplimentada en todas sus partes –Asignación de Número –Descripción adecuada de los suministros o servicios Aprobada por los funcionarios autorizados –Jefe de Dependencia –Oficial de Compras

10 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 10 Proceso de Adjudicación RequisiciónRequisición Asignaciones Presupuestarias

11 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 11 PROCESO DE ADJUDICACIÓN Subasta Formal –Excepciones Subastas Informales [Cotizaciones] –Responsabilidad de los funcionarios que solicita, recibe, acepta, y adjudica la cotización Mercado Abierto Único Proveedor Emergencia

12 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 12 Orden de Compra RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Orden de Compra

13 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 13 ORDEN DE COMPRA Disponibilidad de fondos Cumplimentada en todas sus partes Registrada en los libros –Contratos registrados en la OCPR Aprobada por los funcionarios que participan del proceso

14 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 14 Recibo de Inspección Inspección Recibido RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Recibo de Inspección

15 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 15 RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS Cumplimentado en todas sus partes Verificación de los bienes y servicios –Corrección –Exactitud Firmado por el personal autorizado Envío a los departamentos concernientes

16 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 16 Factura Factura RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Recibo de Inspección FacturaFactura

17 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 17 FACTURA Original Corrección y exactitud Certificada por el funcionario o empleado que recibió los bienes Aprobada por el funcionario autorizado Contiene la Certificación de falta de interés del suplidor

18 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 18 Desembolso RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Recibo de Inspección FacturaFacturaDesembolsoDesembolso

19 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 19 DESEMBOLSO Corrección y Exactitud Corresponde a la necesidad e interés del Pueblo –Extravagante, excesivo e innecesario Aprobado por los funcionarios autorizados Justificantes del desembolso y cheque

20 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 20 Registros Contables RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Recibo de Inspección FacturaFactura DesembolsoDesembolso Registros Contables

21 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 21 Se anotó en los registros todas las transacciones hasta liquidar la Orden de Compra o el Contrato Se anotó en la partida correspondiente Se anotó en el año económico correspondiente Se concilia mensualmente el Mayor de Cuentas por Pagar REGISTROS CONTABLES

22 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 22 Archivo de documentos RequisiciónRequisición Orden de Compra Recibo de Inspección FacturaFactura DesembolsoDesembolso Proceso de Adjudicación Registros Contables Archivo de documentos Asignaciones Presupuestarias

23 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 23 ARCHIVO DE DOCUMENTOS Personal Autorizado –Documentos Activos e Inactivos Organizado –Números consecutivos y año fiscal –Por suplidor o contratista, si aplica Área segura –Libre de inundaciones y de humedad –Control de acceso

24 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 24 HALLAZGOS MÁS COMUNES Cotizaciones falsas Fraccionamiento de las compras Compras y arrendamientos de equipos sin subastas Adquisición de bienes y servicios sin obtener cotizaciones Contratación de obras sin celebrar subasta pública alegando estado de emergencia Especificaciones que incluían las características de una marca en particular

25 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 25 Cont. HALLAZGOS MÁS COMUNES Deficiencia en la solicitud y el trámite de cotizaciones Pagos ilegales, indebidos, duplicados, y por adelantado Pagos de deudas incurridas ilegalmente Deficiencias en los comprobantes de desembolso y sus justificantes Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen

26 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 26 Cont. HALLAZGOS MÁS COMUNES Las subasta fueron adjudicadas a un proveedor que no era el mejor postor Los expedientes de subastas estaban incompletos Deficiencias en las Actas de la Junta de Subastas Compras sin celebrar subastas públicas alegando estado de emergencia y sin el consentimiento de la Legislatura Municipal No se requería en las subastas las fianzas que garantiza la entrega de los bienes y servicios

27 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 27 CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS

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