Sistema de Control Interno Como poner todas las piezas juntas?

Presentación del tema: "Sistema de Control Interno Como poner todas las piezas juntas?"— Transcripción de la presentación:

1 Sistema de Control Interno Como poner todas las piezas juntas?

2 Sistema de Control Interno Un proceso diseñado para proveer una razonable seguridad de que los objetivos se cumplan, en lo concerniente a: 4 efectividad y eficiencia de las operaciones; 4 confiabilidad en los reportes; 4 salvaguarda de los activos; 4 cumplimiento de las leyes y regulaciones y convenios

3 4 El control interno es efectuado por las personas. No es meramente políticas, manuales y formatos, sino las personas en todos los niveles de organización haciendo cosas

4 Tipos de Controles Control Preventivo: 4 Controles proactivos que literalmente prevengan o detecten errores/perdidas antes de que ocurran 4 Políticas y procedimientos 4 Este taller

5 Tipos de Controles Control concurrente de aplicación y cumplimiento de políticas y procedimientos al momento que se ejecutan las acciones

6 Tipos de Controles Control posterior de 4 aplicación y cumplimiento de políticas y procedimientos: 4 Detección de errores después que han ocurrido. 4 Auditorías 4 Acciones correctivas

7 Las Actividades de Control se dan a traves de todos los niveles de la organización y en todas las funciones. Estas son las políticas y procedimientos que nos ayudan a mitigar el riesgo y a que los objetivos sean logrados. Estas incluyen actividades como : Aprobaciones/Autorizaciones/Veri- ficaciones Reconciliación Revisión del desempeño Seguridad de Activos Separación de responsabilidades Controles del Sistema Informático Actividades de Control

8 4 Aprobaciones / autorizaciones Conocimiento de la persona que aprueba Autoridad alineado con responsabilidad Documentación de soporte Actividades de Control Ejemplo: Cuando aprueba una solcitud de Compra el Gerente debe conocer: Qué es lo que se quiere comprar A qué fondo vamos a cargar, es un costo permito por el donante y existe presupuesto? Contribuye la compra al cumplimiento de objetivos del proyecto? Al POA?

9 Autorización 4 El proceso de revisar y aprobar transacciones (incluyendo desembolsos de cheques, distribución de propiedades, aprobación de ingresos, etc.)

10 Autorización – Qué significa su firma? 4 Usted ha examinado la exactitud, integridad y corrección de los documentos. 4 Usted está de acuerdo con la información. 4 Usted tiene una base para estar de acuerdo (usted -no quien lo preparó- ha verificado la información pertinente). 4 Usted acepta la responsabilidad total.

11 Actividades de Control Revisión Comparación de Presupuesto vs Gastos Comparación de lo actual vs lo anterior Investigar deficiencias (% de avance) Revisar el cumplimiento del plan de desembolsos del Donante Revisar el estado de los subconvenios

12 Acciones de Información & Comunicación 4 Información a la gente adecuada con el nivel adecuado de detalle en el tiempo adecuado. 4 Comunicación de planes, indicadores de desempeño, y expectativas. 4 Se usan métodos formales para comunicar las políticas y procedimientos. 4 El manejo de las comunicaciones y acciones son consistentes con las políticas. 4 Los empleados se mantienen informados de los asuntos importantes (internos y externos) y son capaces de comunicar los problemas hacia arriba. 4 La información es evaluada de acuerdo a su importancia 4 Los empleados son alentados para proveer recomendaciones para mejorar. 4 La gerencia responde a tiempo. 4 La información es compartida libremente con los auditores internos y externos.

13 Amenazas al Control Interno 4 Desautorización de la Gerencia 4 Acceso a los bienes (incluyendo información) 4 Procedimientos que enfatizan la forma y no el contenido (p.e. aprobación sin revisión de la documentación correspondiente) 4 Conflictos de Interés (La lealtad del empleado está dividida)

14 Maneras de Controlar el Riesgo 4 Apoyar al cumplimiento de políticas y procedimientos de control interno 4 Asegurar los gastos tienen relación directa con objetivos, metas y actividades del proyecto 4 Conocer las regulaciones de Donantes y el presupuesto 4 Verificar contínuamente los avances programáticos y presupuestarios

15 4 Hacer acciones preventivas y correctivas a tiempo 4 Establecer un alto sentido ético, que incluya la intolerencia a las irregularidades y al no cumplimiento de los procedimientos establecidos Maneras de Controlar el Riesgo

16 Responsabilidades del Gerente/ Director y Coordinador 4 Mantener una actitud positiva con respecto al cumplimiento de reglas, regulaciones y políticas 4 Estar alerta para detectar síntomas de actos errados 4 Dar el ejemplo

17 Resumen 4 Los controles internos son acciones tomadas por los empleados para ayudar a la organización a lograr sus objetivos 4 El mejor control es la Cultura de Control- Consciente establecida por la Gerencia 4 Los controles son responsabilidad de cada uno, pero su manejo necesita un monitoreo reforzado y contínuo 4 Una estructura de control sólida es esencial para una organización empoderada

18