ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS CICLO 11 - 1

EL SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS UNIDAD DOS EL SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA ORGANIZACION OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización. Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario. Mantenimiento de estándares y controlres de calidad adecuados.

RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA ORGANIZACION Encontrar o desarrollar vendedores competentes. Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos comprados. Compra de artículos y servicios requeridos al precio final más barato posible. Mejorar la posición competitiva de la organización. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización. Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel posible de costos de administración.

RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS % FUNCION 98 Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento 89 Análisis de valores 87 Decisión de comprar 86 Selección de medio de transporte 81 Control de inventarios

ESPECIALIZACIÓN EN LA FUNCION DE COMPRAS Compra y negociación. Seguimiento y expedición. Administración. Investigación de compras.

RELACIONES CON OTROS DEPARTEMENTOS Finanzas. Operaciones. Administración de materiales. Ingeniería. Administración general. Dirección ejecutiva.

CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRAS Se refiere a adquirir el artículo que exactamente es requerido para satisfacer las necesidades de uso La CALIDAD describe las nociones de función, adaptabilidad y conformidad con las especificaciones, satisfacción con el desempeño que presta, el precio y la mejor compra. .

CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRAS CALIDAD es la capacidad de un vendedor para proveer artículos y servicios de acuerdo con las especificaciones. El área de inspección cubre tal interpretación.

CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRAS ADAPTABILIDAD. CONFIABILIDAD. SERVICIO.

IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACION DE LA SOLICITUD DE COMPRAS Precisión para evitar confusiones. Conocer calidad, cantidad, proveedor, áreas solicitantes y tiempo. Tener completa la información para la toma de decisiones. Aterrizar la información, de acuerdo a las políticas de compras, seguimientos de la misma y manejo por duplicado de la requisición.

CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS La diversificación del mercado y el conocimiento de la oferta generada a partir de los avances tecnológicos y de comunicación, proporcionó a los consumidores una amplia gama de oportunidades en las diferentes áreas; en consecuencia, el usuario ya no sólo toma como referencia el precio y la calidad del producto, sino, a su vez, demanda, atención, servicio, entrega, facilidades de pago, etc.

CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS Es decir, los cambios en la concepción de la calidad están determinados por el mercado, los adelantos tecnológicos y la competitividad. Las normas ISO 9000 cuentan con un modelo de gestión de calidad que se define como “el grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos”

CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS Para asegurar la calidad en el proceso de compras, se deben estandarizar los lineamientos generales del mismo, con la implantación de un manual de procedimientos.

CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS El mínimo que un registro básico, ya sea manual o por medio de un sistema de cómputo, debe contener es: Registro de las órdenes de compra. Expediente de órdenes de compra. Archivo de artículos, que presente todas las compras de cada artículo importante. Archivo con el historial de los proveedores.

CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS Archivos de registro opcional: Contratos con los proveedores importantes. Registro de herramientas compradas. Compras minoritarias y negocios pequeños. Archivo histórico de las cotizaciones.

PROCESO ELECTRÓNICO DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS Cuando se instala un sistema de cómputo para utilizarlo en la realización de la función de compras, los pasos esenciales de una óptima compra siguen siendo los mismos que en los métodos manuales.

PROCESO ELECTRÓNICO DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS Las ventajas del uso de sistemas de cómputo en la función de compras son: Reducción en el esfuerzo manual de los empleados a un mínimo. La información a partir de los registros está disponible en forma casi instantánea. Se mejora el control de las operaciones. Se mejora el desempeño de operaciones por la disponibilidad de información y el mejor control de las operaciones.

APLICACIONES INFORMATICAS ACTUALES EN LA FUNCION DE COMPRAS % DE USO Órdenes de compra 84 Control de proveedores 83 Recepción de compras 73 Órdenes de cambio 67 Liberación de órdenes 62 Control de requisiciones 48 Sistema de apoyo de decisiones 40 Procesamiento de órdenes 64 Preparación de informes 66 Resolución de problemas fuera de línea 45

SISTEMAS DE INFORMACION Flujo de información externa: Condiciones generales del mercado. Fuentes de abastecimiento. Capacidad de los proveedores. Velocidad de producción de los proveedores. Condiciones de trabajo en las plantas e industrias de los proveedores. Precios y descuentos. Impuestos Disponibilidad y costos de transportación. Nuevos productos e información sobre productos.

SISTEMAS DE INFORMACION Flujo de información interna: Gerencia general. Ingeniería. Desarrollo de productos. Mercadotecnia. Producción. Jurídico. Finanzas y contabilidad. Almacén.

SISTEMAS DE INFORMACION Antes de instalar un Sistema de Información para el área de compras, se deben considerar los siguientes aspectos: Identificar los objetivos clave. Enlistar los detalles para aplicaciones potenciales. Analizar el potencial de beneficios y utilidades. Considerar la instalación y el proyecto. Establecer flexibilidad en el proyecto. Reconocer las inflexibilidades del sistema. Seleccionar al personal capacitado o entrenarlo.