Estructura Organizacional Grupos de trabajo vs Equipos de trabajo Yessica Gómez G. Facultad Ingeniería UCM

QUE ES UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL? Cómo las tareas de trabajo son formalmente divididas, agrupadas y coordinadas

En qué grado están subdivididas las tareas en trabajos separados? Preguntas claves de la administración que necesita responder al diseñar la estructura organizacional adecuada En qué grado están subdivididas las tareas en trabajos separados? Especialización del trabajo Con qué bases están agrupados los trabajos? Departamentalización A quién informan los individuos y los grupos? Cadena de mando A cuántos individuos puede dirigir un gerente con eficiencia y eficacia? Tramo de control En dónde yace la toma de decisiones de la autoridad? Centralización y descentralización En qué grado habrá normas y regulaciones que dirijan a los empleados y a los gerentes? Formalización

Especialización del trabajo Grado en el cual las tareas en la organización se subdividen en puestos separados (Alta) Impacto de las ventajas económicas de la especialización Impacto de las desventajas económicas humanas Productividad (Baja) Especialización del trabajo (Alta) Ventajas y desventajas económicas de la especialización del trabajo

Departamentalización La base con la cual se agrupan los trabajos. Atención a l cliente Procesamiento productos Ventas Contabilidad Finanzas Etc.

Cadena de Mando La línea continua de autoridad que se extiende desde la parte superior de la organización hasta la última posición y aclara quién reporta a quién. Autoridad: Derechos inherentes en una posición de jefe para dar órdenes y esperar que se cumplan Unidad de mando: Un subordinado debe tener sólo un jefe superior ante el cual es directamente responsable

Tramo de control Número de subordinados que un gerente puede dirigir eficaz y eficientemente. Tendencia actual es hacia los grandes tramos de control ( reducción de gastos, reducir costos de operación, acelerar la toma de decisiones, incrementar la flexibilidad, acercarse más a los clientes y facultar a los empleados)

Centralización y descentralización Centralización: Grado en que la toma de decisiones se concentra en un solo punto en la organización. Descentralización: La toma de decisiones se delega a los empleados de bajo nivel

Delegar la autoridad (aspectos claves) Aclare la tarea. El punto de inicio es determinar qué es lo que se va a delegar ya quién. Especifique el alcance de discrecionalidad que tiene el subordinado (restricciones) Permita participar al subordinado . Analice junto al subordinado cuánta autoridad requiere para realizar la actividad delegada Informe a los demás que la delegación ha tenido lugar Establezca los controles de retroalimentación

Formalización Grado en que los puestos dentro de una organización se hallan estandarizados Descripción de cargos

Diseño de organizaciones mas comunes Estructura simple La burocracia La estructura matricial

Estructura Simple Una estructura caracterizada por un bajo grado de departamentalización, grandes tramos de control, autoridad centralizada en una sola persona y poca formalización Ejemplo, tienda familiar

Burocracia Una estructura con tareas operativas altamente rutinarias logradas a través de la especialización, normas y reglamentos muy formalizados, tareas que se agrupan en departamentos funcionales, autoridad centralizada, tramos de control estrechos y toma de decisiones que sigue la cadena de mando

Estructura matricial o de matriz Una estructura que crea lineas duales de autoridad; combina la departamentalización funcional y la de producto

Estructura matricial o de matriz Origen USA (Necesidad doble flujo de autoridad). Suele deberse a: Presión de liderazgo, tanto en las funciones  y el producto, territorio, proyectos, otros. Necesidad de compartir recursos (Administración Eficiente.) Ventajas y Problemas: Costosa, compleja, largo período de adaptación. Ruptura principio de unidad de mando.  Lucha de poderes.   Flexibilidad.  Cooperación.  Reduce conflictos.  Genera motivación

Nuevas opciones de diseño Estructuras de equipo: uso de los equipos como instrumento central para coordinar las actividades de trabajo Organización Virtual: Una pequeña organización central que contrata externamente sus principales funciones para la mayoría de las funciones de negocios Organización sin fronteras: organización que busca eliminar la cadena de mando , tiene tramos de control ilimitados y reemplaza los departamentos con equipos facultados

Por qué difieren los modelos Modelo mecánico: Estructura caracterizada por una departamentalización extensiva , alta formalización, red de información limitada y centralización Modelo Orgánico: Estructura plana que utiliza equipos interfuncionales y transjerárquicos , tiene formalización baja, posee una red amplia de información y se apoya en la toma de decisiones participativa

Grupos y Equipos en Organizaciones Psicología de las Organizaciones Eduardo Barros

Objetivos Reconocer la importancia de los grupos y equipos en las organizaciones Comprender las principales características de los procesos grupales y sus antecedentes

Psicología y Grupos Las psicología social ha estudiado los grupos por años Perspectivas: El grupo influyendo en el individuo y vice versa El individuo influyendo en el grupo Relaciones inter-grupales (TIS, Tajfel & Turner)

Psicología Org. y Grupos Las Organizaciones presentan un ambiente ideal para estudiar grupos Están constituidas por grupos Despliegan funciones en grupos Algunas diseñan parte de su desempeño en torno a grups “Boom” de grupos (equipos) desde hace menos de 2 décadas

Definiciones de Grupo Dos o más individuos que se relacionan en un contexto caracterizado por Interdependencia Interacción virtual o real entre los miembros Algunos objetivos compartidos

Algunos tipos de grupos INFORMAL FORMAL EQUIPO DE TRABAJO COMUNIDADES AMIGOS VIRTUAL Separados físicamente Tecnología media la comunicación CONVENCIONAL Proximidad espacial Comunicación cara a cara Trabajo “grupal”: ¿Es mejor trabajar en grupo o individualmente?

Fenómenos Grupales ”clásicos” (Psic. Social) Pensamiento de Grupo (Groupthink) Desplazamiento del Grupo Conformidad de la persona con el grupo Sinergia Facilitación social Holgazanería social X A B C

Fenómenos Inter-Grupales ”clásicos” (Tajfel & Turner) Identidad Social asociada a membrecía Identificación con el in-group Discriminación contra el out-group Disminución de diferencias individuales Descripción de atributos negativos Influencia estatus, tamaño grupal, permeabilidad de barreras, etc.

Grupo vs. Equipo Un equipo es un grupo por definiciòn Equipo es el concepto “preferido” por el mundo aplicado Implícito: Grupo = equipo no óptimo Equipo = grupo de trabajo maduro, eficiente, etc. Distinción real… bastante poco clara

Etapas de Desarrollo Grupal (Tuckman, 1977) Desintegración 5 Desempeño 4 Regulación/ Creación de Normas 3 Conflicto 2 Formación 1

Antecedentes del Desempeño Grupal Variables estructurales Tamaño Normas, Roles Variables de Proceso Cohesión Nivel de Interdependencia Comunicación Incentivos asociados a la conducta grupal Desempeños específicos Toma de Decisiones Tareas creativas Acción urgente

Roles Grupales Rol(es) Identidad de Rol Un conjunto de patrones de conducta atribuidas a alguien que ocupa una posición dada en una unidad social Identidad de Rol Ciertas actitudes y conductas consistentes con el rol Percepción del Rol(es) El punto de vista del individuo de cómo se supone el debe actuar en una situación dada

Roles Rol de especialista en la tarea Rol Dual Rol no participativo Centrado en la tarea Hay Problema si es adoptado por muchos Rol Dual Cenrado en la tarea y personas Recomendable para liderar No es esencial si ya hay roles socio-emocionaes y de tarea Alto Conducta Orientada a La tarea Rol no participativo Baja contribución Problema si es adoptado por muchos Rol Socioemocional Focalizado en las personas por sobre la tarea Problema si es adoptado por muchos Bajo Bajo Alto Conducta Social del miembro del grupo

Estructura Grupal - Normas Estándares aceptables de conducta dentro de un grupo y que son compartidas por todos sus miembros Clases de Normas: Normas de desempeño Normas de apariencia Arreglo de normas sociales Normas para la distribución de recursos

4 Fuentes de Creación de Normas Primacía: lo primero que se hizo Legado de otras experiencias Normas Declaraciones de miembros influyentes Eventos críticos en la historia grupal

Estructura del Grupo - Tamaño Desempeño Holgazanería (flojera) social Otras conclusiones: 5 a 12 miembros parece el tamaño ideal Arriba de 12 surgen problemas de coordinación, mayores desacuerdos. Tamaño Grupal Ley de rendimientos decrecientes

Estructura Grupal - Cohesión El grado en el cual los miembros se atraen el uno al otro y están motivados para quedarse en el grupo. Incrementando la cohesividad grupal: Hacer grupos pequeños Aliente el acuerdo con las metas Incremente el tiempo que los miembros pasan juntos Incremente el estatus del grupo y la dificultad de admisión. Estimule la dificultad de competencia con otros grupos. De premios al grupo no a los individuos. Aísle físicamente al grupo.

Cohesión, normas de desempeño y productividad Alta Baja Alta productividad Moderada productividad Alto Bajo Normas de desempeño Baja productividad Moderada a Baja productividad

Toma de decisiones grupales Fortalezas Información mas completa Incrementa la diversidad de puntos de vista Mejor calidad en las decisiones Incrementa la aceptación de las soluciones Debilidades Consume más tiempo Incrementa las presiones a la conformidad Dominación por parte de uno o algunos de sus miembros Responsabilidad ambigua

Grupos de trabajo VS Equipos de trabajo Compartir Información Neutral (a veces negativo) Individual Aleatoria y variable Desempeño Colectivo Positivo Individual y Mutuo Complementarias Sinergia Meta Habilidades Responsabilidad Grupos de Trabajo Equipos de trabajo

Por qué el auge de los equipos? Ambiente cambiante de los negocios es más que un clishé Necesidades de planificación exceden lo que los “líderes” pueden hacer El cambio de individuos talentosos a equipos diversos potencia el manejo de complejidad (ej. Manejo virtual del dinero por parte de empresas financieras)

Equipos de Auto-dirigidos (autónomos) Determinan sus propias prioridades Dividen su propio trabajo Capacitan a sus nuevos miembros Tienen algunos miembros clave permanentes Cambian algunos miembros sin perder su objetivos significativamente Constantemente chequean consecusión de objetivos y tomas acciones (auto-regulación)

Conclusiones La recomendación desempeño grupal vs. Individual depende mucho de la tarea Alto desempeño del grupo depende de la tarea que se enfrenta; no son una panacea Desarrollo de equipo es complejo Hay un proceso de desarrollo grupal que tiene su tiempo Diferencia entre team y grupo está exagerada, pero la investigación se nutre mutuamente

La Organización Inteligente de continuo aprendizaje: Formando el capital organizacional La nueva organización de continuo aprendizaje requiere una nueva filosofía, enfoque y estructura funcional: Nuevo objetivo: Organizar el trabajo de la empresa para aprender, crear y aplicar el conocimiento productivo Nueva filosofía: Líder vs. Jefe Equipo vs. Grupo Relación cooperativa empresa-trabajadores vs. relación adversaria Nuevo enfoque: Vuelo de Ganso Trabajador del conocimiento Células de aprendizaje y creación de conocimiento productivo Centros Virtuales de Desarrollo del Aprendizaje y del Conocimiento productivo. Nueva estructura funcional: Estructura organizacional horizontal (tipo orquesta) vs. Jerárquica militar

Enfoque de trabajo en equipo: Grupo vs. Equipo El desarrollo del trabajo en equipo

Vuelo de Ganso vs. Guerra de Cangrejos