ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA Universidad Tecnológica de Tamaulipas Norte Tecnologías de la Información y Comunicación ADMINISTRACION DE LA FUNCION INFORMATICA L.I. HOMERO GONZALEZ GAMIÑO

Unidad I Tema 2: Estructura Organizacional

Saber Identificar los elementos de los Manuales de Organización y la estructura orgánica.

ORGANIGRAMAS El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.

los organigramas son y muestran lo siguiente: Un elemento (cuadro, gráfico, carta, expresión, figura, etc). La estructura de la organización. Los aspectos más importantes de la organización. Las funciones. Las relaciones entre las unidades estructurales. Los puestos de mayor y aun los de menos importancia. Las comunicaciones y sus vías. Las vías de supervisión. Los niveles y estratos jerárquicos. Los niveles de autoridad y su realidad dentro de la organización. Las unidades de categoría especial.

Finalidad Del Organigrama Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: Los cargos existentes en la compañía. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. Como la autoridad se le asigna a los mismos

Ventajas Del Organigrama Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción

Ventajas Del Organigrama Muestra quién depende de quién

Ventajas Del Organigrama Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización

Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden ser: Verticales (tipo clásico): es el de uso más frecuente. Presenta con toda fidelidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una gradación jerárquica descendente.

Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

Organigrama horizontal

Organigrama Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical

Organigrama Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.

Organigrama Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.

Organigrama Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular no.

Símbolos y referencias convencionales de mayor uso para elaborar organigramas Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo. Unidad de apoyo es aquella a la cual se le coloca una línea al lado y la que ha salido de las unidades de línea de la estructura principal.

Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

Descripción de Puestos La descripción de puesto es simplemente un documento en el que se enlistan los objetivos y las funciones del puesto, así como el entorno social y las dimensiones que influyen o afectan a dicho puesto.

ELEMENTOS DE LA DESCRIPCION DE PUESTO Datos generales del puesto Objetivo del puesto Funciones del puesto El Entorno Social en la Descripción de Puestos Las Dimensiones en la Descripción de Puestos

Datos generales del puesto Un puesto debe estar correctamente contextualizado y ubicado dentro del organigrama organizacional. Esto es, debe tener: a) nombre del puesto; b) área a la que pertenece; c) localidad en donde se ubica el puesto; d) el número de plazas existentes; e) edad y sexo requeridos; f) lineas de reporte directo y funcional; h) posibles substitutos; e i) la misión o razón de ser del puesto.

Objetivo del puesto Un objetivo del puesto es un resultado específico que se espera que debe alcanzar el ocupante del puesto. Sin embargo, estos objetivos normalmente se expresan de una manera general, y es muy deseable que estén íntimamente ligados a los objetivos del jefe inmediato. Si no lo están, sugerimos que te cuestiones si realmente ese objetivo aporta algo a la consecución de los objetivos organizacionales y a la misión y visión de la empresa. Si no aporta, debería eliminarse del puesto.

Funciones del puesto Posteriormente, los objetivos los partimos en tareas y responsabilidades, lo que nosotros llamamos funciones. Cada función debe reflejar una sola tarea o responsabilidad específica.

El Entorno Social en la Descripción de Puestos En cuanto al entorno social, su importancia radica en que nos ubica al puesto dentro de un contexto social. Sugerimos los siguientes actores: a) supervisor inmediato; b) clientes externos; c) proveedores; d) clientes internos; e) compañeros de trabajo; f) comités interdisciplinarios; g) jefes indirectos; y h) subordinados.

Las Dimensiones en la Descripción de Puestos Finalmente, las dimensiones nos ayudan a redondear el contexto y el tamaño de la responsabilidad del ocupante del puesto. ¿Qué dimensiones son las que debo manejar? Esto es muy variable, pero nosotros sugerimos como las principales las siguientes: a) ventas anuales; b) presupuesto manejado; c) número de subordinados; y d) recursos materiales asignados.