Sistema Integral de Abasto de Insumos para la Salud “SIAIS” REINGENIERÍA DEL PROCESO DE ABASTO DE MEDICAMENTOS 29 de Agosto 2008 México D.F.

Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos CONTENIDO INTRODUCCIÓN ÁREAS QUE INTERVIENEN EN LA CADENA DE ABASTO EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE ABASTO BENEFICIOS CONCLUSIONES

Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos INTRODUCCIÓN El Sistema de Abasto de Insumos Médicos en el ISSSTE, esta conformado por todas las áreas que intervienen en la Cadena de Abasto desde la planeación de las necesidades, hasta el surtimiento de las recetas a los derechohabientes. Conjuga el esfuerzo de todos los que en él intervienen, al operar sistemas informáticos, al concertar con todas las unidades médicas el consumo de medicamentos, llevar a cabo procedimientos de contratación y para la recepción y distribución de los insumos médicos.

Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos INTRODUCCIÓN El factor determinante que detonó la decisión de implantar el sistema fueron las múltiples quejas y malestar de los derechohabientes en la falta permanente de medicamentos y material de curación en los tres niveles de atención. En mayo de 2007 durante la instalación de la Junta Directiva del Instituto, el Presidente Calderón instruyo al Sr. Director General para que: “también en estos 90 días se resuelva el grave problema de abasto de medicinas en las farmacias del ISSSTE, que se cumpla el compromiso de surtir plenamente a los pacientes de lo que los médicos prescriben en sus consultas”.

Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos INTRODUCCIÓN Para poder dar eficacia al sistema, resultó indispensable la retroalimentación de la información en poder de las áreas que conforman la cadena de abasto, unirse en uno sólo, por esa razón se estableció el sistema de abasto institucional con mecanismos de seguimiento y control, mismos que han servido para comprometer metas. Se han aprovechado las experiencias pasadas para implementar mejoras regulatorias en los diversos componentes del sistema de abasto, para tener información verídica sobre el comportamiento del mismo. Finalmente es de destacar los resultados y beneficios obtenidos durante su implementación, gracias al sistema de abastos de insumos médicos el cual a continuación se expone.

Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos ÁREAS QUE INTERVIENEN EN LA CADENA DE ABASTO GRUPO TÁCTICO DE ABASTO PRESIDIDO POR EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO SE REUNÍA UNA VEZ POR SEMANA Y A PARTIR DE ESTE AÑO SESIONA QUINCENALMENTE. ESTA INTEGRADO POR LOS RESPONSABLES DE LA CADENA DE ABASTO: SUBDIRECTOR GENERAL MÉDICO ( 4 SUBDIRECTORES Y 1 COORDINADOR ADMINISTRATIVO) SUBDIRECTOR GENERAL DE FINANZAS COORDINADOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DIRECTOR DEL SISTEMA INTEGRAL DE TIENDAS Y FARMACIAS DIRECTORES DE HOSPITALES DEL ÁREA METROPOLITANA, Y DELEGADOS Y SUBDELEGADOS MÉDICOS DEL ÁREA METROPOLITANA

Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA ABASTO INFRAESTRUCTURA Recibe RCB, registra y autoriza suficiencia presupuestal. Recibe RCB y Suficiencia Presupuestal. Instrumenta adquisiciones, fallo, contratos, seguimiento al programa de entregas y remisiones Determina, concerta, gestiona necesidades Coordina, integra programa anual de abasto Elabora, guías de distribución y envía RCB Solicita modificaciones a RCB Recibe Existencias PROVEEDORES Entrega bienes adjudicados DERECHOHABIENTE ALMACENES: CENTRALES Y REGIONALES SISTEMAS INTEGRADOS UNIDADES MÉDICAS FAMILIARES FARMACIAS Control de calidad de bienes Recibe, registra, resguarda y distribuye bienes ALMACENES DELEGACIONALES, HOSPITALES GENERALES Y REGIONALES

EQUIPO, MOBILIARIO E INSTRUMENTAL MÉDICO Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos ÁREAS QUE INTERVIENEN EN LA CADENA DE ABASTO SUBDIRECCIÓN DE ABASTOS DE INSUMOS MÉDICOS MEDICAMENTOS MATERÍAL DE CURACIÓN EQUIPO, MOBILIARIO E INSTRUMENTAL MÉDICO ADQUISICIÓN DE

PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN EFECTUADOS EN 2007 Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos ÁREAS QUE INTERVIENEN EN LA CADENA DE ABASTO PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN EFECTUADOS EN 2007

ADQUISICIONES EFECTUADAS EN 2007 Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos ÁREAS QUE INTERVIENEN EN LA CADENA DE ABASTO ADQUISICIONES EFECTUADAS EN 2007 (Piezas y Montos) Nota: Incluye 3,500 MDP (apoyo adicional) para el abasto de 2008

Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE ABASTO SIAIS y la Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos SIAIS, SISTEMA QUE DETONÓ LA REINGENIERÍA DEL PROCESO DE ABASTO DE MEDICAMENTOS SE INCORPORÓ EN EL PLAN RECTOR INSTITUCIONAL PROMOVIÓ EL TRABAJO COORDINADO DE LAS ÁREAS DE LA CADENA DE ABASTO INCORPORA TECNOLOGÍAS APROPIADAS A LA DIMENSIÓN DEL INSTITUTO COMO SON: BPM: Módulo de Administración de Procesos de Negocios SOA: Módulo de Arquitectura de Sistemas Orientada a Servicios DPM: Módulo de Modelación de Demanda BI: Módulo de Inteligencia de Negocios que permite generar reportes de todo tipo y el análisis de todo tipo de bases históricas y en operación INTEGRA SISTEMAS EN OPERACIÓN COMO EL SII PLUS, SICOIN Y SIAM PROYECTO PROPUESTO DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2007 INICIO DEL DESARROLLO DEL PROYECTO: SEGUNDO SEMESTRE DEL AÑO 2007 EN FASE DE MADURACIÓN, EN PROCESO DE INICIAR SU PRIMER CICLO

Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE ABASTO IDENTIFICACIÓN DE FUENTES DE INFORMACIÓN

Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE ABASTO PROCESOS INVOLUCRADOS PLANEACIÓN Planeación por análisis de demanda (DPM) Planeación por concertación Planeación por programas ADQUISICIONES Procedimientos de contratación Formalización y seguimiento de contratos DISTRIBUCIÓN Recibo de insumos Abastecimiento Surtimiento en farmacia

REUNIONES PERIÓDICAS DEL GRUPO TÁCTICO DE ABASTO Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE ABASTO REUNIONES PERIÓDICAS DEL GRUPO TÁCTICO DE ABASTO SEGUIMIENTO SEMANAL DE EXISTENCIAS PRECISIÓN EN LA DETERMINACIÓN DE CLAVES EN CERO IDENTIFICACIÓN DE COBERTURAS INFERIORES A 2 MESES ACTUALIZACIÓN DE CONSUMOS CONCERTADOS OPORTUNIDAD EN EL REAPROVECHAMIENTO DEL RECURSO

Resultados de la encuesta Surtimiento Completo de Recetas Julio - Diciembre 2007 / Enero - Julio 2008 98.52% Promedio 7 meses Pacientes con Abasto Completo de Medicamentos 98.84% Promedio 7 meses Pacientes Satisfechos Fuente: Encuestas realizadas (enero-julio 2008) por personal de las unidades médicas y de los Órganos Internos de Control Locales, en 599 (50.34%) unidades de primer nivel y 591 (49.66%) de segundo nivel de atención.

OPORTUNIDAD EN EL ABASTO AL ALMACEN CENTRAL Y ALMACENES REGIONALES Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos BENEFICIOS BENEFICIOS OPORTUNIDAD EN EL ABASTO AL ALMACEN CENTRAL Y ALMACENES REGIONALES NIVELES DE SURTIMIENTO Y SATISFACCIÓN DE RECETAS MÉDICAS PRESENCIA EN CADA UNA DE LAS UNIDADES MÉDICAS ESQUEMAS PRÁCTICOS DE CAPTURA DE INFORMACIÓN DISMINUCIÓN DE INCONFORMIDADES DE LA PROVEEDURÍA CERO OBSERVACIONES CON LOS ÓRGANOS FISCALIZADORES

Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos CONCLUSIONES El SISTEMA DE ABASTO DE INSUMOS PARA LA SALUD FUE EL DETONADOR PARA QUE LOS DEMAS SISTEMAS AISLADOS DE INFORMACIÓN SE INTERCONECTARAN DANDO COMO RESULTADO EL MANEJO EFICIENTE DE LA INFORMACIÓN, RECURSOS Y OPORTUNIDAD EN EL MANEJO DE LAS CIFRAS PARA LA TOMA DE DECISIONES SIRVIÓ PARA MEJORAR LA COORDINACIÓN CON LAS ÁREAS DE LA CADENA DE ABASTO SE GENERÓ LA COMPRA DE INSUMOS MÉDICOS MAS GRANDE EN LA HISTORIA DEL INSTITUTO EN EL PERIODO 2007 – 2008 OPORTUNIDAD EN EL REAPROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS POR AHORROS INCUMPLIMIENTOS Y RESCISIONES DIRIGIDOS ESPECIALMENTE PARA LA COMPRA DE CLAVES EN CERO O DE COBERTURA MENOR A 2 MESES EL SIAIS SE CONVIRTIÓ EN EL EJE PARA LA REINGENIERÍA DEL PROCESO DE ABASTO DE MEDICAMENTOS EN EL INSTITUTO CON LA INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS AISLADOS EN FUNCIONAMIENTO SE TIENE PRESENCIA PUNTUAL EN 795 UNIDADES MÉDICAS TANTO EN EL MOMENTO DE ABASTECIMIENTO, COMO EN EL SURTIMIENTO DE RECETAS MÉDICAS

Reingeniería del Proceso de Abasto de Medicamentos CONCLUSIONES 7. SE MEJORARON LOS NIVELES DE SURTIMIENTO Y SATISFACCIÓN A LOS DERECHOHABIENTES 8. SE OPTIMIZÒ EL USO DEL PRESUPUESTO ASIGNADO 9. POSIBLE MECANISMO DE TERCERIZACIÓN 10. CAMBIO DE UN PROCESO DE CONSUMOS CONCERTADOS A PROYECCIONES BAJO MODELOS MATEMÁTICOS-ESTADÍSTICOS 11. DEBIDO A QUE LA REINGENIERÍA ESTA EN SU FASE DE MADURACIÓN LOS RESULTADOS REALES OBTENIDOS SE VERÁN UNA VEZ COMPLETADO EL CICLO