VIDEOCONFERENCIA SUBDIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN

Trámite de Vigencias Expiradas

Documento de justificación del trámite de vigencias expiradas Antecedentes Información básica de cada uno de los contratos objeto del trámite: fecha de suscripción, objeto contractual, valor, fecha de finalización, modificaciones, adiciones, prórrogas, forma de pago, actividades realizadas, cumplimiento de las mismas por parte del contratista Relación de los pagos efectuados y saldo que se adeuda al contratista Justificación de las razones de fuerza que sustentan la vigencia expirada Cada argumento en el documento de justificación debe estar respaldado por un documento de soporte Requisitos técnicos

Documentos de soporte Copia de cada contrato y todas sus modificaciones, adiciones y prórrogas CDP y RP de SIIF Nación que respaldan cada contrato Estado de cuenta de cada contrato, indicando los pagos efectuados y el saldo por pagar Acta de liquidación del contrato o informe del supervisor del contrato donde certifique los pagos realizados y el saldo por pagar al contratista Certificación del supervisor del contrato donde especifica el recibido a satisfacción de los productos u obligaciones contractuales Carta de los contratistas certificando que se les debe el valor pactado y que posteriormente no adelantarán ninguna acción en contra del ICBF Requisitos técnicos

Toda la documentación debe ser remitida en físico a la Dirección Técnica responsable del trámite Requisitos técnicos

Modificaciones a Metas Sociales y Financieras

Procedimiento

 Los formatos No.F3.MPA1.P2 Concepto sobre solicitud de modificación de MSyF y F1.MPA1.P2 Formato para solicitud de Modificación no se utilizan y el contenido de los dos formatos se duplica.  Perdida de documentos físicos que entorpecen el procedimiento.  Demora en los tiempos por el uso de correo físico.  Desarticulación con el seguimiento al componente social de los servicios que presta el instituto.  Copias para diversas Direcciones. Problemas

INICIO Realizar la solicitud de modificación Analizar la solicitud Documentos escaneados vía correo electrónico Ajuste en SIM SI NO Ajuste al procedimiento Procedimiento normal de financiera NO FIN 2 SI 2 NO SI Ajuste en SIM Concepto técnico Modif. Presupuestal Modif. Social

Que vamos a cambiar?  Eliminación de formatos F3.MPA1.P2 (Concepto sobre solicitud de modificación de MSyF) y F1.MPA1.P2 (Formato para solicitud de Modificación)  Fomento del uso del correo electrónico (ahorro de papel y reducción de tiempos del procedimiento).  Inclusión de modificaciones en metas sociales atando el aplicativo SIM en el proceso.

Ventajas en el uso del aplicativo SIM  Seguimiento Efectivo de la ejecución de metas a nivel regional.  Indicadores de tablero de control mas consistentes.  Programación 2013 actualizada – Insumo para la construcción de techos presupuestales  Bienestarina

Tareas Pendientes  Actualización de la programación en SIM  Generar alertas sobre inconsistencias en la programación vigente.

Socialización Instrumento en el aplicativo SIM

Procedimiento en SIM Generar solicitud Análisis regional Análisis Sede Nal Negación Aprobación y aplicación Negación

Pendiente enviar (E) Pendiente aprobación en regional o sede nacional (R) Trasladada para su estudio en sede nacional (T) Aprobada en Sede Nacional (S) Aplicada a la programación (P) Anulada (A) Negada (N) Estados de solicitud en SIM

Ambiente de pruebas spx spx Programación Oficial l/IntranetICBF/organigrama/Planeacion/subdi reccion_programacion/Documentos l/IntranetICBF/organigrama/Planeacion/subdi reccion_programacion/Documentos2013 Tutoriales l/IntranetICBF/organigrama/Planeacion/subdi reccion_programacion/Documentos2013/Tab2 l/IntranetICBF/organigrama/Planeacion/subdi reccion_programacion/Documentos2013/Tab2 Tener en cuenta