OUTSOURCING DE CONTROL INTERNO INPEC JAHVMCGREGOR S.A

EVALUACION Y SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACION DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 Y EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD NTCGP:1000:2004 2

PARA DESPLEGAR CADA UNO DE LOS ELEMENTOS PULSE A CONTINUACION SE PRESENTAN CADA UNO DE LOS ELEMENTOS DEL MECI IMPLEMENTADOS EN EL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO –INPEC- CONFORME LO ESTABLECE LA CIRCULAR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA DE FECHA OCTUBRE 20 DE 2008 PARA DESPLEGAR CADA UNO DE LOS ELEMENTOS PULSE

SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMPONENTES ELEMENTOS ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. ESTILO DE DIRECCIÓN. SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO 2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN 3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN 1.1. AMBIENTE DE CONTROL. 1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. 1.3. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. 2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL. 2.2. INFORMACIÓN. 2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA. 3.1. AUTOEVALUACIÓN. 3.2. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE. 3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO. PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. CONTEXTO ESTRATÉGICO. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. ANÁLISIS DE RIESGOS. VALORACIÓN DE RIESGOS. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. PROCEDIMIENTOS. CONTROLES. INDICADORES. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. INFORMACIÓN PRIMARIA. INFORMACIÓN SECUNDARIA. SISTEMAS DE INFORMACIÓN. COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL. COMUNICACIÓN INFORMATIVA. MEDIOS DE COMUNICACIÓN. AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. AUDITORÍA INTERNA. PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL. PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL. PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL. SUBSISTEMAS PLAN GENERAL DE IMPLEMENTACION METODOLOGÍA DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN Ubiquémonos entonces en el Modelo de Control interno para Entidades del Estado. Como ustedes ya saben, El MCI està basado en Modelos de Control Interno Reconocidos internacionalmente y en la experiencia de su implementación en 21 entidades del Estado Colombiano Necesidad de reglamentar una estructura de control única que garantice obligatoriedad, fuerza vinculante y uniformidad en su implantación buscando una mayor eficacia e impacto del control interno en las entidades del Estado , a fin de elevar su contribución al logro de los objetivos de la institución pública, en un marco de probidad, transparencia y eficiencia administrativa. 4

Manual de Implementación ETAPA 1 Planeación al diseño e implementación del Sistema de Control Interno. ETAPA 2 Diseño e implementación del Sistema de Control Interno. ETAPA 3 Evaluación a la implementación del Sistema de Control Interno. ETAPA 4 Normagrama del Sistema de Control Interno.

IMPLEMENTACIÓN DEL MECI ETAPA I PLANEACIÓN AL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Compromiso de la Alta Dirección Acción Establecer el compromiso de la Alta Dirección (acta de compromiso) Adoptar el MECI mediante acto administrativo Adoptar Acto Administrativo de procedimientos para la implementación del MECI en el INPEC Entregables Acta de compromiso de la Alta Dirección con la implementación y mantenimiento del MECI Acto administrativo de adopción del MECI Acto administrativo de procedimiento para la implementación del MECI

IMPLEMENTACIÓN DEL MECI ETAPA I PLANEACIÓN AL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Conocimiento del Modelo Estándar de Control Interno Acción Sensibilizar y socializar a las dependencias en temas de MECI Entregables Registros que soporten las socializaciones realizadas Roles y Responsabilidades del Representante de la Dirección Delegar Líder para implementación del MECI mediante resolución Resolución de delegación del líder para la implementación del MECI

IMPLEMENTACIÓN DEL MECI ETAPA I PLANEACIÓN AL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Roles y Responsabilidades del Equipo MECI Acción Definir los integrantes del Equipo Directivo Definir los integrantes del Equipo Evaluador Definir los integrantes del Equipo Operativo Entregables Definición del equipo directivo Definición del equipo evaluador Definición del equipo operativo

IMPLEMENTACIÓN DEL MECI ETAPA I PLANEACIÓN AL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Mantenimiento y Mejora del Modelo Entregables Plan de Trabajo Estructurar el Manual Acción Realizar el autodiagnóstico MECI en el INPEC y elaborar plan de trabajo Diagnóstico

1. CONTROL ESTRATÉGICO ETAPA II DE IMPLEMENTACIÓN Objetivos Crear una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento estratégico, administrativos y operativos de la entidad. Administrar el riesgo del no cumplimiento de los objetivos institucionales y legales.

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.1. AMBIENTE DE CONTROL Objetivo Otorgar conciencia de control en la Entidad Pública influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la Entidad.

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Entregables Documento con los principios y valores de la Entidad construido participativamente. Acto administrativo que adopta el Documento con los principios y valores de la entidad. Socialización de los principios y valores de la organización a todos los servidores.

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano Entregables Manual de funciones y Competencias Laborales. Plan institucional de Formación y Capacitación. Programa de Inducción realizados a los servidores vinculados a la Entidad. Programa de reinducción realizado en respuesta a cambios organizacionales, técnicos o Normativos. Programa de Bienestar. -En construcción- Plan de incentivos. Selección meritocráticos de cargos directivos. Sistema de evaluación de desempeño acorde con la normatividad que rige para la entidad. -En construcción-

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.1 AMBIENTE DE CONTROL 1.1.3 Estilo de Dirección. Entregables Acuerdos de gestión suscritos y evaluados en la entidad de conformidad con el Titulo VIII de la Ley 909 de 2004. Evidencias que soporte el compromiso de la alta dirección con la aplicación de las herramientas y políticas que facilitan la implementación del MECI y Sistema de Gestión de la Calidad, donde se aplique.

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Objetivos Definir la ruta organizacional que debe seguir la Entidad para lograr su misión, visión y objetivos. Encauzar su operación bajo parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por la ciudadanía y partes interesadas de la Entidad, así como los parámetros de control y evaluación a seguir.

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.1 Planes y Programas Entregables La planeación de la entidad contempla: Documento diagnostico estratégico. La misión y visión institucionales adoptados y divulgados. Objetivos institucionales. Acciones, cronogramas, responsabilidades y metas. Definición de indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad que permiten medir y evaluar el avance en la ejecución de los planes y programas. Proceso de seguimiento y evaluación que incluya la evaluación de la satisfacción del cliente y partes interesadas

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos Entregables Modelo de la operación por procesos de la entidad que contemple procesos caracterizados (identificación de las interrelaciones proveedores, insumos, actividades, clientes, productos, indicadores, normas entre otros). - Todas las caracterizaciones de los procesos se encuentran compartidas en el equipo planeacion 16 de la Sede Central para acceder por la red interna “Planeación 16/ Proced para consulta auditores / Procesos Definitivos/” - Mapa de Procesos.

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.3 Estructura Organizacional. Entregables Estructura organizacional de la entidad que facilite la gestión por procesos

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Objetivos Preservar la obtención de los resultados, bienes y servicios a la comunidad y a diferentes grupos internos y externo. Utilizar en forma efectiva y eficiente los recursos, resguardándola contra daño o perdidas. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información. Evitar los daños al medio ambiente. Mantener la buena imagen y las buenas relaciones de la Entidad.

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1.3.1 Contexto estratégico Entregables Definición de la metodología e instrumentos para adelantar el proceso de administración del riesgo adoptados por la alta dirección. Identificación de los factores internos y externos de riesgo.

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1.3.2 Identificación de riesgos Entregables Riesgos identificados por procesos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1.3.3. Análisis de riesgos Entregables Análisis de la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Análisis del impacto de las consecuencias de los riesgos. Evaluación del riesgo frente a los procesos.

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1.3.4. Valoración del Riesgo Entregables Identificación de los controles existentes para prevenir la probabilidad o mitigar el impacto de los riesgos analizados. Evaluación de controles existentes para valorar los riesgos analizados. Determinación de la valoración del riesgo frente a los procesos. Definición de acciones de control necesarias. Mapa de riesgos por procesos.

1. CONTROL ESTRATÉGICO 1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 1.3.5 Políticas de administración de riesgos. Entregables Mapa de riesgos institucional. Definición por parte de la alta dirección de las políticas para el manejo de los riesgos. Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas.

ETAPA II DE IMPLEMENTACIÓN 2. CONTROL DE GESTIÓN Objetivos Establecer las guías de acción que permitan la coordinación de actuaciones al interior de la entidad. Determinar acciones preventivas y correctivas que aseguren mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía. Verificar permanentemente que el registro y generación de la información cumpla con el propósito de soportar la toma de decisiones. Diseñar los mecanismos de evaluación y verificación necesarios.

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL Objetivo Garantizar el Control a la ejecución de la función, planes y programas de la Entidad, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de los resultados, metas y objetivos.

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2.1.1 Políticas de Operación Entregables Políticas de Operación adoptadas por proceso. -En construcción- Divulgación de las políticas de operación. -En construcción-

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2.1.2 Procedimientos Entregables Procedimientos a través de los cuales se desarrollan los procesos. - Red interna Sede Central Ver procedimientos en la carpeta Planeación 16/ Proced para consulta auditores - Divulgación de los procedimientos. - Red interna / Planeación 16/ Proced para consulta auditores -

-Definidos en la caracterización de los procesos- 2. CONTROL DE GESTIÓN 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2.1.3 Controles Entregables Controles correctivos y preventivos definidos para cada proceso o actividad. -Definidos en la caracterización de los procesos-

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2.1.4 Indicadores Entregables Indicadores definidos por proceso para medir la eficiencia, eficacia, y efectividad de avance y cumplimiento en la ejecución de los planes y programas.

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL 2.1.5 Manual de Procedimientos Entregables Manual de operaciones adoptado y divulgado. -En Construcción – Se divulga el manual de calidad, el cual hace parte del Manual de Operación.

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.2 INFORMACIÓN Objetivos Proporcionar la información requerida al entendimiento de las funciones y competencias institucionales. Establecer vínculos permanentes y directos de la entidad con los grupos de Interés internos y externos, facilitar la rendición de cuentas y brindar las bases para la transparencia de la gestión y el compromiso. Definir los sistemas de información acordes con las características, recursos y competencias de la entidad publica y del medio con el que Interactúa.

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.2 INFORMACIÓN 2.2.1 Información Primaria Entregables Mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía. Identificación de las fuentes de la información primaria. Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio. Mecanismos para la obtención de información requerida para la gestión de la entidad.

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.2 INFORMACIÓN 2.2.1 Información Secundaria Entregables Mecanismos para recibir sugerencias o recomendaciones por parte de los servidores. http://intranet.inpec.net/, www.inpec.gov.co/ el inpec hoy Tablas de retención documental de acuerdo con los previsto en la Normatividad ( Ley 594 de 2000). -En Construcción – Fuentes internas de información (manuales, informes, actas, actos administrativos) sistematizadas y de fácil acceso. http://intranet.inpec.net/, www.inpec.gov.co/ el inpec hoy

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.2 INFORMACIÓN 2.2.3 Sistemas de Información Entregables Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia. Manejo organizado o sistematizado de recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos. Medios tecnológicos o electrónicos disponibles (Ley 962 de 2005) para la atención a las peticiones, quejas, reclamaciones o recursos. Sistema documental institucional. -En Construcción – Información sistematizada y actualizada referente a recursos físicos, tecnológicos, humanos y financieros.

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA Objetivos Garantizar la adaptación de la entidad con su entorno mediante procesos de interacción comunicativa que le permitan asimilar los cambios. Mantener adecuadas relaciones con los usuarios, garantizando que la información llegue de manera oportuna, suficiente y transparente. Proporcionar la información y la comprensión necesaria para que los servidores puedan desempeñar sus funciones. Elaborar un plan de medios, de acuerdo con los recursos de la entidad.

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA 2.3.1 Comunicación Organizacional Entregables Políticas de comunicación institucional definida: Proceso de comunicación entre la dirección de la entidad y los demás servidores y entre los responsables de los procesos. -En Construcción –

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA 2.3.2 Comunicación Informativa Entregables Políticas de comunicación institucional definida: Proceso de comunicación entre la entidad y los ciudadanos, grupos de interés. Informes de resultados de gestión de la entidad. Información sobre programas, proyectos, obras, contratos y administración de los recursos. http://www.inpec.gov.co/portal/page/portal/INPEC_DISENIO/SeccionInpeccomoinstitucion/Pagina%20-%20Inpec%20Hoy Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía. Publicación de los trámites y formularios oficiales a través de los medios tecnológicos o electrónicos.( Ley 962/05) -En Construcción –

2. CONTROL DE GESTIÓN 2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA 2.3.3 Medios de Comunicación Entregables Medios de comunicación entre la entidad, cliente, grupos de interés y Organismos de Control. Área de atención al usuario que facilite el acceso a la información sobre los servicios que ofrece la entidad. Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad. Publicación a través de medios electrónicos (página Web), de leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés público ( Ley 962/05)

ETAPA II DE IMPLEMENTACIÓN 3. CONTROL DE EVALUACIÓN Objetivos Disponer de mecanismos de verificación y evaluación del SCI, que brinde apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión de la entidad por los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento. Incorporar en la planificación corporativa, acciones de mejoramiento continuo de la organización, a partir de los resultados de la evaluación a la efectividad del SCI, así como de las recomendaciones producto de la vigilancia del órgano de control fiscal.

3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3.1 AUTOEVALUACIÓN Objetivos Evaluar la efectividad de los controles establecidos en los procesos y la existencia de controles informales en las áreas responsables de dichos procesos, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. Verificar la existencia de cada uno de los elementos de control, así como evaluar su efectividad. Verificar la efectividad del sistema de control interno para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos.

3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3.1 AUTOEVALUACIÓN 3.1.1 Autoevaluación del Control Entregables Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de autoevaluación. Herramientas de autoevaluación de control definidos. -En Construcción –

3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3.1 AUTOEVALUACIÓN 3.1.2 Autoevaluación de Gestión Entregables Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de autoevaluación. Herramientas de autoevaluación de gestión definidos. -En Construcción –

3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Objetivos Definir un proceso de evaluación independiente y objetivo del SCI, a fin de establecer el nivel de confianza que se le puede otorgar. Proponer las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización

3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno Entregables Informe ejecutivo anual de Control Interno

3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 3.2.2 Auditoria Interna Entregables Procedimiento de auditoria interna. Programa de auditoria.

3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO Objetivos Promover que los procesos internos de la entidad se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Los Planes de Mejoramiento producto de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado, ejercidas por la CGR y las Contralorías Territoriales, se regirán por los métodos y procedimientos que éstas prescriban, y operan de manera independiente respecto de los obtenidos como producto de la auditoría interna y Evaluación Independiente.

3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO 3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional Entregables Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento institucional.

3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO 3.3.2 Plan de Mejoramiento por Procesos Entregables Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento por procesos. -En Construcción –

3. CONTROL DE EVALUACIÓN 3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO 3.3.3 Plan de Mejoramiento Individual Entregables Herramientas de evaluación definidas para la elaboración del plan de mejoramiento individual. -En Construcción –

ETAPA IV NORMOGRAMA NORMOGRAMA Objetivos Compendio de normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables al Departamento. Instrumento que le permite a la entidad delimitar su ámbito de responsabilidad. Entregable Normograma.