PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE COMPETENCIAS NTC-5906

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE COMPETENCIAS INTRODUCCIÓN La presentación del proceso de implementación del modelo de competencias tiene como finalidad instruir al líder de implementación de la NTC 5906 del Centro de Arbitraje y/o Conciliación acerca de los aspectos básicos relacionados con el concepto de “competencia”, su relación con los procesos de calidad y los principales elementos a tener en cuenta para el diseño de un modelo de competencias en el Centro. El líder del proyecto deberá familiarizarse con el contenido de esta presentación y capacitar al personal en los aspectos más importantes para la implementación del modelo de competencias del Centro, dentro del tiempo estipulado para la Fase 5 por la Guía de Implementación de la NTC 5906.

ASPECTOS BÁSICOS DE LAS COMPETENCIAS CONTENIDO ASPECTOS BÁSICOS DE LAS COMPETENCIAS 1 Definición Relación con la Calidad 2 Propósito ASPECTOS DE DISEÑO DEL MODELO DE COMPETENCIAS COMPETENCIA Supuestos Modelos de Competencias Diseño Desarrollo Evaluación Mejora

ASPECTOS BÁSICOS DE LAS COMPETENCIAS 1 DEFINICIÓN De acuerdo con un estándar de aceptación internacional como lo es la ISO 9000:2005 (norma técnica de calidad) la competencia es “la habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes”.

RELACIÓN CON LA CALIDAD ¿Qué tipo de personas se requiere para elevar la calidad en la organización? Personal con un alto desempeño, que realiza su trabajo sobresaliendo entre los demás. ¿Porqué se dice que estas personas hacen su trabajo “con calidad”? Porque están orientadas al logro de resultados, trabajan observando altos estándares de productividad, tienen iniciativa y motivación para realizar su trabajo, tienen habilidad para aplicar los conocimiento que su trabajo requiere, entre otras razones.

PROPÓSITO FUNDAMENTAL Mediante la implementación de un modelo de competencias, se promueven - desde diferentes niveles- aptitudes que hacen más eficiente la gestión de la organización, como lo muestra el esquema: PROMOCIÓN DE COMPETENCIAS NIVEL NDIVIDUAL NIVEL INTERPERSONAL NIVEL DE EQUIPO NIVEL ORGANIZACIONAL CULTURA DE ALTO DESEMPEÑO Iniciativa Innovación Adaptabilidad Altos estándares de trabajo Calidad Generación de confianza Comunicación Negociación Trabajo en equipo Mejora continua Planeación y organización Enfoque en los usuarios Visión Cultura Procesos

SUPUESTOS BÁSICOS DEL MODELO DE COMPETENCIAS En cada área de trabajo de la organización, algunas personas se desempeñan en forma más efectiva que otras. Las más eficientes realizan actividades en forma diferente y poseen características diferentes a los demás. Tales diferencias son apreciables y se pueden evaluar en los resultados de cada funcionario. La mejor forma de identificar las características que indican un desempeño superior es determinar y analizar los conocimientos, comportamientos, habilidades y motivaciones relacionados con el éxito en el trabajo.

ASPECTOS DE DISEÑO DEL MODELO DE COMPETENCIAS 2 ASPECTOS DE DISEÑO DEL MODELO DE COMPETENCIAS ¿ QUÉ ES UN MODELO DE COMPETENCIAS? Es el conjunto de competencias que describen las características requeridas en un grupo específico para el logro de los resultados dentro del contexto de la organización, así como los roles del personal y sus responsabilidades.

DESARROLLO DEL MODELO Etapa I Identificar los cargos que requieren evaluación de competencias (aquellos que realizan actividades misionales que impactan en forma directa la calidad del servicio del Centro de Conciliación y/o Arbitraje). Establecer las competencias necesarias para desempeñar dichas actividades satisfactoriamente, con base en los siguientes criterios: Educación Formación Habilidades Experiencia

Etapa II Etapa III Normalización de competencias Elaboración del perfil requerido de acuerdo con estándares o normas de competencia laboral Etapa III Formación basada en competencias Formación orientada hacia la obtención del perfil de competencias requerido

Etapa IV Certificación de competencias Verificación de soportes que demuestren la competencia de la persona En algunos casos se puede solicitar reconocimiento formal por parte de un organismo acreditado, por ejemplo el SENA

ALGUNAS DEFINICIONES ÚTILES PARA EL DISEÑO DEL MODELO Educación: Estudios académicos adquiridos en el tiempo a través de un proceso de estudios formales. Formación Preparación para responder a las necesidades institucionales para el cargo y el desarrollo personal Competencia Experiencia: Desarrollo de actividades específicas en un tiempo determinado. Habilidades: Capacidades de la persona que permiten el desempeño eficiente en su entorno laboral. Resultados y comportamientos laborales que un trabajador debe lograr y demostrar en su desempeño.

EDUCACIÓN FORMACIÓN Los niveles de los estudios académicos pueden ser: Básica Primaria Básica Secundaria Tecnología Profesional Postgrado o especialización Magister, PHD Los requisitos académicos pueden ser homologados por la experiencia, siempre y cuando ésta sea demostrada. FORMACIÓN La formación puede ser de carácter interno o externo: Interna Conocimiento de los procedimientos que competen al cargo. Externa Formación técnica Seminarios Diplomados Algunos tipos de formación pueden ser validados con la educación que posea la persona.

Habilidades Corporativas Habilidades Gerenciales EXPERIENCIA Se especifica en función del tiempo transcurrido (años, meses) desarrollando la actividad: Tiempo en cargos similares Tiempo en actividades supervisadas Tiempo en actividades de supervisión Tiempo en la organización HABILIDADES Las habilidades requieren estar definidas claramente y tener ligados criterios de desempeño, los cuales expresan el cómo y qué se espera del desempeño Habilidades Corporativas Habilidades Gerenciales Habilidades según el rol

HABILIDADES CORPORTIVAS HABILIDADES GERENCIALES Las Habilidades Corporativas son aquellas que son comunes para todos los niveles de la organización y que están estrechamente relacionadas con la misión, visión, política de calidad, valores. Algunos ejemplos son: Autoconfianza Orientación de servicio al cliente Pensamiento ético HABILIDADES GERENCIALES Las Habilidades Gerenciales son aquellas relacionadas con las capacidades que deben tener las personas que ocupan cargos directivos. Algunos ejemplos son: Orientación al logro Pensamiento estratégico Desarrollo de las personas Liderazgo Pensamiento ético

SEGÚN ROLES ESPECÍFICOS HABILIDADES SEGÚN ROLES ESPECÍFICOS Estas habilidades están relacionadas con las capacidades que deben tener las personas que realizan funciones específicas y que de alguna manera afectan la conformidad del producto. Algunos ejemplos de habilidades según el rol son: ROL HABILIDAD Director Iniciativa Planeación Conciliador Capacidad de escucha Administrador Capacidad de negociación Auditor Análisis Expresión oral y escrita

EVIDENCIAS DE LAS COMPETENCIAS Las evidencias son los soportes documentales con los cuales la persona puede demostrar su competencia. Para juzgar si una persona tiene la competencia para el desempeño de una función, es necesario determinar las evidencias requeridas para demostrar que se cumplen los requisitos definidos en el perfil. Algunos ejemplos son: Educación: Diplomas, actas de grado, certificados de estudios Formación: Certificados externos o internos, listas de asistencia a capacitación. Experiencia: Cartas laborales.

La tabla que se presenta a continuación hace referencia a las evidencias sobre las habilidades del personal: HABILIDAD FUENTE DE EVIDENCIA DE DESEMPEÑO* DE CONOCIMIENTO** PRIMARIA (Directamente de la persona) A través de preguntas SECUNDARIA (Fuentes externas) Testimonios de jefes, compañeros, usuarios Pruebas escritas, orales, sesión informal de preguntas. * Al verificar las evidencias para las habilidades de desempeño se debe tener en cuenta que estas pueden ocurrir naturalmente (ser resultado del trabajo corriente) o pueden ser simuladas (son la réplica del ambiente de trabajo). ** La persona debe saber el QUÉ, CÓMO y PORQUÉ de lo que se debe hacer en su cargo.

PERFIL Parámetro Evidencia Requerimiento General A continuación se presenta un esquema para definición de un perfil de acuerdo con los elementos anteriormente mencionados: Parámetro Requerimiento General Evidencia EDUCACIÓN Primaria Secundaria Técnica Profesional Diploma Acta de Grado Certificado FORMACION Procedimientos (Por ejemplo, ofimática básica) Lista de asistencia Certificado Tres (3) años en labores similares EXPERIENCIA Certificado Laboral Orientación al logro Pensamiento Estratégico Innovación Negociación HABILIDADES De desempeño (Testimonios) De conocimiento (prueba escrita)

EVALUACIÓN DE LAS COMPETENCIAS A continuación se presenta una escala de evaluación de competencias conformada por cinco niveles: 1 No domina ni aplica los conocimientos técnicos de acuerdo con los requerimientos para el perfil. 2 Tiene los conocimientos, pero no ha desarrollado las habilidades para aplicarlos de acuerdo con los procesos, sistemas y funciones requeridas para el perfil. 3 Tiene los conocimientos y habilidades requeridos para el logro de los objetivos del perfil de acuerdo con sus procesos, sistemas y funciones requeridas. Esta es la referencia en la medición. 4 Tiene conocimientos y habilidades superiores de acuerdo con los requerimientos del perfil y excede las metas requeridas. 5 Dominio de los conocimientos y habilidades requeridas para el perfil. Supera los resultados esperados y participa en procesos de innovación.

GRÁFICA DE LA ESCALA DE EVALUACIÓN Existen varias formas de graficar la información obtenida al aplicar la escala antes señalada, entre las cuales se encuentra la que se presenta a continuación: 1 2 3 4 5 Competencia 2 Competencia 4 Competencia 6 Competencia 1 Competencia 3 Competencia 5 Niveles de la escala Referencia de la medición Competencias a evaluar

TABLA DE LA ESCALA DE EVALUACIÓN La información obtenida al aplicar la escala también puede ser presentada en una tabla, como se muestra a continuación: NIVEL REQUERIDO EVALUACIÓN Planeación Iniciativa Flexibilidad Capacidad de escucha Expresión oral y escrita Espíritu de servicio Capacidad de negociación 4 5 3 4 2 3 5

MEJORA Mejorar las competencias significa incrementar el nivel de dominio de las mismas. Algunas estrategias para que el personal acometa este proceso de mejoramiento son: Participar en cursos, seminarios y talleres en forma permanente y de acuerdo con el plan de formación. Participar en nuevas tareas y proyectos. Buscar asesoría de expertos. Traslado.