FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1. La planeación como fase del proceso Administrativo FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1. La planeación como fase del proceso Administrativo BLANCA GARCÍA

1.Introducción: la importancia de los procesos administrativos. 2.La planeación primera fase del proceso administrativo. 3.Nivel estratégico corporativo, punto de arranque En el proceso de planeación CONTENIDOS P L A N I F I C A C I ó N

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1 PLANEACIÓN 1 PLANEACIÓN 4 CONTROL EVALUACIÓN 2 ORGANIZACIÓN 3 EJECUCIÓN DIRECCIÓN EL GERENTE PASOSNECESARIOSPASOSNECESARIOS

PASOSNECESARIOSPASOSNECESARIOS Para Dónde Voy? Cómo Trabajo? Qué he logrado Planear Organizar Dirigir Evaluar Quién soy Y qué hago? FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Quién soy Y qué hago? Para Dónde Voy? Cómo Trabajo? Diagnóstico  Historia de la institución  Estatutos legales (ordenanza)  Misión  Visión  Estructura Organizativa  programas de mi competencia  Instalaciones a mi cargo  Proyectos  Personal  convenios  Objetivo general Anual  Objetivos específicos  Proyectos específicos por cada objetivo planteado  Indicadores  Metas  Procedimientos internos.  Manual de cargos  Formatos de proyectos  Registros de condiciones de instalaciones  Registro de instancia debidamente registradas  Medios de evaluación  Canales de comunicación  Medios de financiamientos  Población  Presupuesto Propuesta Gerencial Qué he logrado Indicadores De gestión Metas Productos

1. La planificación como fase del proceso Administrativo  La planeación es la primera función administrativa porque sirve de base para las demás funciones.  La planeación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible.  La planeación determina a donde se pretende llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden debe hacerse. P L A N I F I C A C I ó N

1. La planificación como fase del proceso Administrativo CARACTERÍSTICASCARACTERÍSTICAS  La planeación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.  La planeación está siempre orientada hacia el futuro: se halla ligada a la previsión.  La planeación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planeación funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.  La planeación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.  La planeación es sistemática: debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad.  La planeación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.  La planeación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.

1. La planeación como fase del proceso Administrativo IMPORTANCIAIMPORTANCIA Toda organización, sea pública o privada, requiere de planeación con el fin de conseguir los fines para los cuales fue constituida. Al no planear, la organización no podrá alcanzar sus metas. Para alcanzarlas debe contemplar programas y acciones en función de dichas metas, tomando en cuenta que el ambiente sufre modificaciones: cambios sociales, económicos, políticos y culturales, que en una u otra forma influyen en ella.

1. La planificación como fase del proceso Administrativo Herramientas P L A N I F I C A C I ó N

1. La planificación como fase del proceso Administrativo Herramientas 1.DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL 2.Políticas, PLANES, programas Y PROYECTOS 3.NIVEL CORPORATIVO MISIÓN VISIÓN OBJETIVOS ESTRATÉGICOS presupuesto P L A N I F I C A C I ó N

1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL P L A N I F I C A C I ó N 1.En planeación inicia con el diagnóstico, que es la fase en la que se analiza la situación actual de un sistema en un momento del tiempo. 2.Su propósito es identificar los problemas, deficiencias e insuficiencias del sistema y la evolución de ellos en el tiempo, así como los factores determinantes o causas de los problemas. 3.La investigación diagnóstica en Administración se realiza a través de “indicadores” que equivalen a los signos y síntomas de las enfermedades. Los indicadores son, en si, variables.

1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DIAGNÓSTICO Interno DIAGNÓSTICO Externo Conocimiento De la Institución Políticas Planes Población Servicios Instalaciones Presentación de informe P L A N I F I C A C I ó N

POLÍTICASPOLÍTICAS  Constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la acción de la organización.  Todas estas delimitan un área o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean sólidas y contribuyan al alcance los objetivos.  Exigen una sujeción a las necesidades planteadas a corto mediano y largo plazo y establecidas en proyectos. 2. Políticas, planes, programas y proyectos.

Instrumento orientador de las acciones para alcanzar un nivel de desarrollo predefinido en un tiempo determinado. Plan Define la orientación de las acciones OBJETIVOS/ PROGRAMAS POA PROYECTOS PLANES DE DESARROLLO 2. Políticas, planes, programas y proyectos.

PLANESPLANES  El plan es un producto de la planificación, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planificación y el proceso de implementación del mismo.  El propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación y la coordinación de una secuencia lógica de eventos.  Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante o persona).  Los planes son presentados en formatos (planes operativos) que incluyen: objetivo general, específicos, metas, indicadores, recursos, estrategias, tiempo, recursos( materiales, humanos, financieros), tiempo. 2. Políticas, planes, programas y proyectos.

PROGRAMASPROGRAMAS conjunto de procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc. 2. Políticas, planes, programas y proyectos.

corresponde a la cúspide de la pirámide organizacional, a la cual le incumbe, aunque no en términos exclusivos, pero si en lo fundamental, el establecimiento y manejo de las estrategias de la organización y la filosofía de gestión. 3. EL NIVEL ESTRATÉGICO O CORPORATIVO. Misión corporativa Visión corporativa Objetivos corporativos Metas y medidas de Actuación corporativa NIVEL ESTRATÉGICO CORPORATIVO P L A N I F I C A C I ó N

NIVELESTRATEGICONIVELESTRATEGICO  Razón de ser o propósito fundamental de una organización.  La Misión debe señalar en términos amplios pero claramente expresados, las funciones o competencias que la organización debe cumplir.  Juicio general que identifica el propósito fundamental para el cual fue creada la organización y la naturaleza de su negocio.  ¿Quiénes somos?, ¿Cuáles son nuestros talentos y componentes distintivos?  ¿Qué hacemos? Identificando nuestros productos, clientes, socios y ámbitos geográficos. Misión:

Visión:  Situación futura deseable para una organización que expresa un cambio favorable en relación con la situación actual.  Es un compromiso que asume la organización y sus miembros con un futuro en particular que inspira y orienta sus decisiones.  Las Visiones son las imágenes de realidad futura que tiene tanto la institución como nosotros -como personas particulares, en función de los deseos, sueños, ideales, valores y creencias.  La Visión es el horizonte al que queremos llegar, es el norte que nos orienta. NIVELESTRATEGICONIVELESTRATEGICO

 Los objetivos son los elementos hacia los cuales se orientan las funciones y actividades de la organización. Se les define también como enunciados escritos expresados en palabras o números que describen los resultados que se esperan en un lapso preestablecido de tiempo. NIVELESTRATEGICONIVELESTRATEGICO Objetivos

 Los objetivos se construyen atendiendo a los siguientes requisitos: 1.Expresarlos por escrito 2.Redacción clara 3.Deben ser medibles 4.Alcanzables 5.Orientados al trabajo y no a las personas. 6.Los objetivos no son actividades Objetivos NIVELESTRATEGICONIVELESTRATEGICO

Por cada objetivo debe existir estrategias y actividades para su cumplimiento. De acuerdo a la siguiente dinámica: 1. Objetivo General 2.Objetivos específicos 3. Metas(resultados) 4. Acciones concretas. NIVELESTRATEGICONIVELESTRATEGICO

 Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos.  Están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo.  Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja.  Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los planes. NIVELESTRATEGICONIVELESTRATEGICO PRESUPUESTO

 CONOCER LAS POLÍTICAS  CONOCER LOS PLANES  FIJAR LOS OBJETIVOS  ELABORAR DIAGNÓSTICO  ELABORAR PLAN  PROGRAMAS  PROYECTOS  FORMATOS P L A N E A C I ó N RECOMENDACIONES