Primer Seminario Regional: Financiación Educativa LA FINANCIACIÓN EDUCATIVA EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR Por Carlos Alfonso Aparicio Gómez Universidad del Norte, Barranquilla – 23 de mayo del 2007

Las Oficinas de Apoyo Financiero Mejores prácticas actuales LA FINANCIACIÓN EDUCATIVA EN LAS I. E. S. Panorama nacional Las Oficinas de Apoyo Financiero Mejores prácticas actuales Conclusión final Universidad del Norte, Barranquilla – 23 de mayo del 2007

Población mundial 6.000.000.000 Tomado de: Globalización y Derecho Politécnico Gran Colombiano. 2006

Texto de la diapositiva Tomado de: Globalización y Derecho Politécnico Gran Colombiano- 2006

Texto de la diapositiva Tomado de : Ministerio de Educación Superior. Boletín Informativo #6. Marzo 2006 Tomado de : Ministerio de Educación Superior. Boletín Informativo #6. Marzo 2006

EDUCACIÓN PROFESIONAL E. EDUCACIÓN TECNOLÓGICA EDUCACIÓN DE POSGRADO EDUCACIÓN PROFESIONAL E. EDUCACIÓN TECNOLÓGICA D. EDUCACIÓN TÉCNICA C. EDUCACIÓN NO FORMAL B. EDUCACIÓN MEDIA (ACADÉMICA-TÉCNICA) A. EDUCACIÓN PREESCOLAR Y BÁSICA Doctorado Maestría Especialización

54.422 2002 2003 2004 2005 % MODALIDAD DE FORMACIÓN EVOLUCION DE LA MATRICULA POR NIVEL DE FORMACIÓN 2002/2005   MODALIDAD DE FORMACIÓN 2002 2003 2004 2005 % Técnico Profesional 54.422 53,600 84,609 142,554 161,9 Tecnología 128,897 126,929 138,213 169,046 31,1 Universitaria 754,570 797,375 829,383 845,291 12,0 Especialización 55,133 48,228 40,753 42,421 -23,1 Maestría 6,776 8,925 10,327 11,805 74,2 Doctorado 350 569 767 162,8 TOTAL 1,000,148 1,035,626 1,104,051 1,212,037 21,2 Tomado de : Ministerio de Educación Superior. Boletín Informativo #6. Marzo 2006

Instituciones Técnicas Profesionales 11 40 51 13,6 20,5 18,5 COMPOSICIÓN DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR   Carácter académico Oficial Privada Total Oficial % privada% Total% Instituciones Técnicas Profesionales 11 40 51 13,6 20,5 18,5 Instituciones Tecnológicas 17 43 60 21,0 22,1 21,7 Instituciones Universitarias 22 69 91 27,2 35,4 33,0 Universidades 31 74 38,3 26,8 TOTAL 81 195 276 100 29% 71% Tomado de : Ministerio de Educación Superior. Boletín Informativo #6. Marzo 2006

Distribución de Instituciones de Educación Superior en Colombia Tipología Institucional Principales Seccionales Total Universidades 77 43 120 Instituciones Universitarias 99 4 103 Instituciones Tecnológicas 56 6 62 Inst. Técnicas Profesionales 45 Escuelas Tecnológicas 2 TOTAL 279 53 332 Fuente: SNIES Abril de 2007

Estado de página web I.E.S. Estado de página Financiación Educativa Comportamiento según información página web Estado de página web I.E.S. total Con página web activa 122 Con página web inactiva 12 Sin página web 198 Total 332 Estado de página Financiación Educativa total Sin información financiación educativa 41 Con información financiación educativa 81 Con página web activa 122 81 IES (24%) brindan información de financiación educativa por página web Fuente: Recopilación información. Uniandes. Abril 2007

Oficina de atención para la financiación educativa Oficina de atención sobre financiación educativa IES Oficinas de Vicerrectoría con funciones anexas de apoyo financiero 1 Oficinas que no tienen oficina para información de apoyo financiero 2 Oficinas de Dirección administrativa o financiera, con funciones anexas de apoyo financiero 3 Oficinas de tesorería, con funciones anexas de apoyo financiero 4 Oficinas del medio universitario, con funciones anexas de apoyo financiero 9 Oficinas de crédito y cartera, con funciones anexas de apoyo financiero 12 Oficinas especializadas en apoyo financiero 22 Oficinas de Admisiones y Registro, con funciones anexas de apoyo financiero 63 No tienen información sobre financiación 216 Total general 332 Fuente: Recopilación información. Uniandes. Abril 2007

Institución de educación superior Oficina de atención para la financiación educativa Institución de educación superior IES Oficina de Financiación Universitaria 1 Oficina de Apoyo Financiero 6 Oficina de Crédito Educativo 4 Oficina de Crédito Empresarial Oficina de Crédito Estudiantil Oficina de Créditos Educativos 2 Oficina de financiación 5 Oficina de financiación de matrícula Oficina de soluciones financieras Oficinas especializadas en apoyo financiero 22 Fuente: Recopilación información Abril 2007

FORMAS DE FINANCIACION EN LAS I.E.S. FUENTE DE FINANCIACION TIPO DE FINANCIACION DESCRIPCION POR LAS INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR BECAS Premios a la excelencia académica. Por necesidad económica PRESTAMOS Corto plazo (6 meses) Largo plazo (hasta 16 años): directo o por medio de Administradores: Fiducias, cooperativas Condonables SUBSIDIOS Sostenimiento (Almuerzo, fotocopias, transporte) POR CONVENIO CON ENTIDADES FINANCIERAS (Bancos, Cooperativas) Largo plazo (avales o no con las I.E.S.) POR EL ICETEX Acces - Fondos - Mediano plazo En promedio el 40% de los estudiantes tienen financiación, cubriendo el icetex a cerca del 10%

ESQUEMA DE ALIANZAS CON ENTIDADES FINANCIERAS Publicidad conjunta Distribución de cargas operativas Recuperación de cartera por parte de las dos entidades Garantías compartidas Captación de depósitos por recaudo empresarial o fondos de largo plazo Flexibilidad en las líneas de financiación Servicios de asistencia técnica Proyectos conjuntos de desarrollo Ofertas adicionales en becas, computadores, entradas cine, etc. Conocimiento del sector bancario sobre crédito educativo (estadísticas)

BENCHMARKING EN LA FINANCIACION EDUCATIVA FUENTE DE FINANCIACION TIPO DE FINANCIACION DESCRIPCION POR LAS INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR BECAS Premios a la excelencia académica. PRESTAMOS Por medio de Administradores: Fiducias, cooperativas, o fondos particulares. Condonables. SUBSIDIOS Sostenimiento (Almuerzo, fotocopias, transporte) EMPLEO ESTUDIANTIL Ubicación laboral (dentro de las posibilidades de las IES – en la IES o en convenios) HOUSING Apoyo en la ubicación de vivienda a los estudiantes con necesidad económica. POR CONVENIO CON ENTIDADES FINANCIERAS Corto plazo Largo plazo (directo institución y avales con I.E.S.) POR EL ICETEX Acces - Fondos - Mediano plazo

PORTAFOLIO FINANCIACIÓN I.E.S Cheques Posfechados aval Fenalco Beca Donantes Externos Fondo Administrado largo plazo Postfechados Con Fenalco Banco de Bogotá Postfechados Pichincha Prestamo Condonable Fondo administrado para mediano plazo Prést. Corto Plazo Convenios Fincomercio Prést. Largo Plazo Convenios Beca Excelencia Semestral Cheques postfechados aval Covinoc Fondo Garantías egresados Banco Santander Banco de Crédito Avales con Banco PORTAFOLIO FINANCIACIÓN I.E.S

MODELO LISTA DE CHEQUEO Evaluación General Inicial si no ¿Tenemos definida una estrategia de apoyo financiero en la I.E.S? ¿Tenemos definida una imagen de apoyo a nuestros estudiantes con necesidad económica? ¿Contamos con una oficina especializada en el tema, como lo hace el mejor posicionado en el benchmarking? ¿Tenemos procedimientos/manuales para la gestión de la oficina? ¿La gestión de la oficina es reportada a la alta dirección? ¿Tenemos políticas de control y alianzas estratégicas (entidades financieras, centrales de riesgo, abogados, administración)? ¿Hemos definido objetivos específicos y medibles en nuestra gestión de adjudicación, cobro y control? ¿Contamos con indicadores de gestión? ¿Hemos definido estrategias de cobro, contacto para los retirados, contacto con los egresados y contacto con quienes admitidos no ingresan? ¿Tenemos un control y coordinación con otras áreas de la I.E.S. con los resultados de las visitas domiciliarias? ¿Se han diseñado guiones de contacto telefónico? ¿La comunicación frente a la comunidad genera sentimiento de apoyo? ¿Conocemos claramente nuestra población estudiantil y sus motivaciones? Adaptado de “Lista de Chequeo para la gestión de crédito del sector financiero” – Covinoc - 2006

MODELO LISTA DE CHEQUEO Información si no ¿La I.E.S. tiene una página web? ¿La Oficina de Apoyo Financiero tiene página web? ¿Contamos con una base sistematizada y actualizada de los aspirantes, estudiantes y egresados? ¿Tenemos sistematización con conexión en línea? ¿Registramos las acciones y resultados de la gestión de contacto, adjudicación, cobro? ¿Los estudiantes pueden ver su comportamiento crediticio en web? ¿Actualizamos permanentemente nuestra base de datos? ¿Tenemos acceso a bases de datos externas (Centrales de riesgo)? ¿Contamos con scoring propios para encontrar mejores alternativas de apoyo? ¿Tenemos políticas definidas sobre centrales de riesgo? ¿Hacemos seguimiento permanente al comportamiento académico y de pago de los beneficiarios? ¿Generamos estadísticas periódicas y nos apoyamos en estadísticas del sector? ¿Estamos vinculados con expertos en el tema? Adaptado de “Lista de Chequeo para la gestión de crédito del sector financiero” – Covinoc. 2006

¿Tenemos aplicativos para servicio al cliente, procesos, etc.? MODELO LISTA DE CHEQUEO Tecnología si no ¿Tenemos aplicativos para servicio al cliente, procesos, etc.? ¿Registramos todos los contactos con los usuarios? ¿Nuestros usuarios cuentan con prácticas computacionales, les mantenemos al contacto con las mejores prácticas? ¿Contamos con audiorespuestas o líneas eficientes de servicio al usuario de apoyo financiero? ¿Controlamos y gestionamos los reclamos? ¿Registramos causales de devolución de correo y hacemos contacto posterior? Adaptado de “Lista de Chequeo para la gestión de crédito del sector financiero” – Covinoc. 2006

MODELO LISTA DE CHEQUEO Recursos Humanos si no ¿El personal de su oficina corresponde con el perfil de los cargos? ¿Participa su personal en cursos permanentes de actualización? ¿El equipo de trabajo tiene clara la concepción de la financiación educativa? ¿Requiere refuerzo? ¿Se hace seguimiento continuo a la gestión de la Oficina de Apoyo Financiero? ¿Se trabaja firmemente en equipo con las demás áreas de la I.E.S.? ¿Realiza entrenamiento permanente sobre las modificaciones planteadas por las directivas y que comprometen a Apoyo Financiero? ¿La remuneración del personal es acorde con la Institución y el sector? ¿La distribución interna de labores es acorde con la carga laboral? ¿El personal de atención en ventanilla conoce los esquemas modernos de servicio al cliente? Adaptado de “Lista de Chequeo para la gestión de crédito del sector financiero” – Covinoc. 2006

MODELO LISTA DE CHEQUEO Relación externa (Central de riesgo, entidad financiera, abogados externos, trabajadoras sociales externas) si no ¿Ha visitado las instalaciones de sus aliados estratégicos que atienden a sus estudiantes? ¿Conoce personalmente a los directivos de las entidades en convenio? ¿Ha visitado otras Oficinas de Apoyo Financiero? ¿Ha visitado organismos líderes en el tema? ¿Ha establecido indicadores generales y particulares de Benchmarking? ¿Diseña conjuntamente con expertos del sector sus guiones, indicadores, manuales de procesos y sistemas de información? ¿Cuenta con políticas de Fundraising para la financiación educativa? ¿Tiene convenios particulares para facilitar el trabajo estudiantil? ¿Conoce dónde están sus egresados? Adaptado de “Lista de Chequeo para la gestión de crédito del sector financiero” – Covinoc. 2006

Qué hacer con las respuestas? MODELO LISTA DE CHEQUEO Qué hacer con las respuestas? Entre 40 y 50 respuestas “SI”, la I.E.S. cuenta con gestión muy profesionalizada para Apoyo Financiero. Entre 30 y 40 respuestas “SI”, aunque tiene algunos puntos para mejorar, en general su institución cuenta con una gestión con buen nivel. Entre 20 a 40 respuestas “SI”, debe reforzar aquellas debilidades, especialmente en aquellas áreas donde obtuvo más del 50% como “NO”, así tendrá mejores resultados. Si tiene menos de 20 respuestas “SI”, debe detectar aquellas áreas más débiles e iniciar inmediatamente los ajustes pertinentes. Adaptado de “Lista de Chequeo para la gestión de crédito del sector financiero” – Covinoc.2006

ELEMENTOS IMPORTANTES EN LA FINANCIACIÓN POR PARTE DE LAS I.E.S Una oficina dedicada exclusivamente al tema de financiación educativa (becas, préstamos, subsidios, empleos estudiantiles, apoyos adicionales) y que coordine con otras áreas de la IES (servicio social, vivienda). Talento humano con gran dedicación al servicio de los estudiantes, con organización, control y buen servicio al cliente. Ofrecimiento de un portafolio de financiación (becas directas, préstamos directos, préstamos condonables, becas por fundaciones, préstamos externos). Revisión de respuestas negativas por parte de las entidades financieras. Comunicación permanente con el ICETEX y las entidades en convenio. Apoyo a la recuperación de cartera desde la IES Sistema de Información (software combinado financiero y servicio al cliente) Sistemas estadísticos y de indicadores de financiación

PROPUESTA DE TRABAJO EN EQUIPO CON ENTIDADES FINANCIERAS: ESQUEMA COLABORATIVO FLUJO DE RECURSOS PARA EL CREDITO Mantenimiento de recursos CARTERA Seguimiento a la cartera estudiantil desde las IES RIESGO Fondo Nacional de Garantías 1/3 Entidad Financiera 1/3 Institución de Educación Superior 1/3 RENTABILIDAD Producto rentable para la Entidad Financiera

NORTE Mayo 24/2007 Año 2003 CENTRO Mayo/2008 ORIENTAL Septiembre/2007 SE REQUIERE UNA CONSOLIDACION DE LA RED DE DIRECTORES DE APOYO FINANCIERO Año 2003 CENTRO Mayo/2008 ORIENTAL Septiembre/2007 SUR

Moraleja: el camino de las 3 C “Convicción, Calidad y Compromiso” CONCLUSION GENERAL Érase una vez un hombre que durante su primer día como leñador, trabajó arduamente y, como resultado, cortó muchos árboles. El segundo día, trabajó tan arduamente como el primero, pero su rendimiento fue apenas la mitad que el primer día. El tercer día se propuso mejorar su rendimiento. Puso todo su empeño, y aserró con fuerza los árboles, pero no sirvió de nada. El capataz, viendo los resultado del trabajo del joven leñador, le preguntó , “¿cuando fue la última vez que afilaste tu sierra? El joven le respondió, “No he tenido tiempo de hacerlo; he estado muy ocupado cortando árboles”. Moraleja: el camino de las 3 C “Convicción, Calidad y Compromiso”