INFORME DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL ESTUDIO DE CASO GESTIÓN INSTITUCIONAL Septiembre de 2006.

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1 INFORME DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL ESTUDIO DE CASO GESTIÓN INSTITUCIONAL Septiembre de 2006

2 Desarrollo del caso ESTUDIO DE CASO GESTIÓN INSTITUCIONAL

3 Desarrollo del caso. sistema de gestión de admisión y registro académico herramienta informáticaHasta el 99, la UDD disponía de un sistema de gestión de admisión y registro académico, basado en una herramienta informática, que había sido adquirido a otra institución. no era modificableEsa herramienta no era modificable, ni se podía adaptar a las crecientes necesidades de la UDD.

4 Desarrollo del caso. El 99 la UDD tenía 2.000 alumnos en Concepción, y había adquirido la ULC en Santiago. nació la necesidad de unificarAsí nació la necesidad de unificar sistemas de gestión, y hacer más eficientes los procesos y sistemas de admisión y registro académico. necesidad herramienta que respondaSe establece la necesidad de disponer de una herramienta que responda a lo anterior.

5 Desarrollo del caso. Esta herramienta debía ser un sistema informático que: no un fin en si misma. –Fuese útil para mejorar los procesos de la UDD y no un fin en si misma. pero no definirlos ni cambiarlos. –Debía contribuir a mejorar la eficiencia de los procesos vigentes, pero no definirlos ni cambiarlos. facilitadora de tareas –Debía ser de fácil acceso y amistosa, facilitadora de tareas para los usuarios.

6 Desarrollo del caso. permitir procesosEl sistema debía permitir procesos como el análisis de la gestión de admisión y registro académico,… seguimiento de los usuarios…el seguimiento de los usuarios (alumno, directivos y personal externo). necesidades y características realesTenía que considerar las necesidades y características reales, las cuales debían traducirse en parámetros eficientes de gestión.

7 Desarrollo del caso. análisis del contexto internoTambién debía ayudar al análisis del contexto interno (planes de desarrollo académicos), … contexto externo…además del contexto externo (cambios y tendencias de la industria de la educación superior).

8 Desarrollo del caso. alternativas tecnológicasLa Dirección de Docencia buscó alternativas tecnológicas, y seleccionó Bettersoft, porque: –Era posible adaptarlo a las necesidades reales de la institución. sistema original efectivamente se perfeccionóEn los 2 años de desarrollo, el sistema original efectivamente se perfeccionó, y satisfizo las necesidades de la UDD. conjuntamenteEl desarrollo lo efectuó conjuntamente el personal de Bettersoft y la UDD.

9 Desarrollo del caso. Finalmente la UDD logró contar con un sistema informático en que: procesos fueron automatizados. –La mayoría de los procesos fueron automatizados. fácil acceso y amistoso –De fácil acceso y amistoso con los usuarios. –Flexible –Flexible a los cambios propios de una gestión dinámica. permanente mejoramiento –En permanente mejoramiento. acomodarse al estilo de gestión UDD. –Con capacidad de acomodarse al estilo de gestión UDD.

10 Desarrollo del caso.

11 En términos generales, esta herramienta informática de gestión, considera los siguientes sistemas: –Sistema de admisión y registro académico. –Sistema de postulación. –Sistema de matrícula. –Sistema de inscripción de asignaturas. –Sistema de generación de actas. –Sistema de verificación de la situación académica de los alumnos. –Procesos de grado, egreso y título. –Solicitudes de los alumnos. –Generación de diversos tipos de informes.

12 Unidades participantes ESTUDIO DE CASO GESTIÓN INSTITUCIONAL

13 Unidades participantes.

14 Políticas y mecanismos de aseguramiento de la calidad asociados. ESTUDIO DE CASO GESTIÓN INSTITUCIONAL

15 Aseguramiento de la calidad. análisis institucional, para la detección de un problema, y-o una necesidad, …Este caso es el resultado de un proceso de análisis institucional, para la detección de un problema, y-o una necesidad, … …la selección del modelo a desarrollar y la implementación de él,……la selección del modelo a desarrollar y la implementación de él,… …su revisión y mejoramiento,……su revisión y mejoramiento,… …y el uso y la administración de la información en la gestión institucional.…y el uso y la administración de la información en la gestión institucional.

16 Aseguramiento de la calidad. aplicación sistemática de mecanismos de aseguramientos de calidadEste caso es un ejemplo de la aplicación sistemática de mecanismos de aseguramientos de calidad. respuesta a los lineamientos y políticasEstos mecanismos de aseguramiento de la calidad, surgen como respuesta a los lineamientos y políticas generales definidos por la UDD.

17 Aseguramiento de la calidad. lineamientos y políticasDichos lineamientos y políticas generales corresponden a: profesionales de excelencia. –Compromiso con la formación de profesionales de excelencia. participación activa de autoridades –Compromiso con la participación activa de autoridades de la UDD, en el desarrollo de proyectos de interés institucional. innovación tecnológica. –Compromiso con la innovación tecnológica. innovación sustentable –Compromiso con la innovación sustentable en el tiempo, de inversiones para el desarrollo académico. modelo de desarrollo participativo. –Compromiso con un modelo de desarrollo participativo.

18 Aseguramiento de la calidad. ¿Dónde y cómo se aplicaron mecanismos de aseguramiento de la calidad? 1.En la identificación del problema. admisión, –Se evidenciaban múltiples necesidades, particularmente en las reuniones semanales de coordinación de directores con las autoridades, las de admisión, y otras. presupuestarios –En los procesos presupuestarios y las necesidades de proyecciones del alumnado. generar información –En la necesidad de generar información fidedigna para terceros.

19 Aseguramiento de la calidad. ¿Dónde y cómo se aplicaron mecanismos de aseguramiento de la calidad? 2. En la selección de la herramienta. –Visitas guiadas –Visitas guiadas a otras universidades. demostraciones de software –Entrevistas y demostraciones de software por parte de proveedores. soluciones ofrecidas versus los requerimientos –Análisis comparativo de las soluciones ofrecidas versus los requerimientos. –Análisis comparativos de los software que cumplían.

20 Aseguramiento de la calidad. ¿Dónde y cómo se aplicaron mecanismos de aseguramiento de la calidad? 3. En la implementación del sistema. –Reuniones periódicas con la empresa proveedora. –Pruebas sistemáticas de cada una de las funciones y seguimiento de las correcciones.

21 Resultados del caso. ESTUDIO DE CASO GESTIÓN INSTITUCIONAL

22 Resultados. A partir del sistema original trabajo conjunto atendía estrictamente a las necesidades de la institución.A partir del sistema original presentado por Bettersoft, se desarrolló un trabajo conjunto entre el personal de la UDD y el proveedor, que atendía estrictamente a las necesidades de la institución. liderados por la VRE, VRA y la ORA.El proceso demoró 2 años, y participaron activamente los futuros usuarios, liderados por la VRE, VRA y la ORA.

23 Resultados. Se alcanzaron los objetivos: automáticos. –Disponer de un sistema en que la mayoría de los procesos son automáticos. acceso y amistoso –De fácil acceso y amistoso. –Flexible dinámica y en permanente mejoramiento. –Flexible, para una gestión académica dinámica y en permanente mejoramiento. estilo de gestión UDD. –Que se acomodara al estilo de gestión UDD.

24 Resultados. uso de informaciónPermite el uso de información para el mejoramiento de la gestión institucional, –Dirección superior. –Dirección de docencia. –Directores de carrera. –Coordinación docente.

25 Conclusiones del caso. ESTUDIO DE CASO GESTIÓN INSTITUCIONAL

26 Conclusiones. mecanismo de aseguramiento de calidad objetivosTanto el sistema, como su proceso de desarrollo, constituyen un mecanismo de aseguramiento de calidad en la UDD, que ha cumplido en forma significativa los objetivos planteados inicialmente. derechos mejorándoloDebido a que la UDD compró los derechos del sistema, ha podido continuar mejorándolo, y se espera continuar con aquello.

27 Conclusiones. beneficioso para los alumnos agiliza procesosEs beneficioso para los alumnos, porque agiliza procesos, se dispone de información actualizada. Además, responde a las necesidades del perfil de los alumnos UDD. funciones de los directoresFacilita las funciones de los directores. disponerse de información actualizada y automáticaBeneficia los sistemas de admisión y registro académico, al disponerse de información actualizada y automática.

28 Recomendaciones. ESTUDIO DE CASO GESTIÓN INSTITUCIONAL

29 Recomendaciones. oportunidad de llevar a cabo otros proyectosEl éxito de este caso, basado en el trabajo participativo y de mejoramiento continuo, dio la oportunidad de llevar a cabo otros proyectos. se implementaron mejoramientos sustanciales en la aplicación de mecanismos de aseguramiento de calidadA partir del desarrollo del sistema Bettersoft y los otros que surgieron, se implementaron mejoramientos sustanciales en la aplicación de mecanismos de aseguramiento de calidad. Por ejemplo en el LISA y el sistema de Presupuesto.

30 Recomendaciones. Recomendaciones generales (que no afectan la metodología de trabajo de la gestión institucional). continuar alerta – La institución, particularmente sus autoridades superiores, debe continuar alerta a las necesidades de implementación de sistemas de gestión, acordes con la evolución y crecimiento de la UDD. mejorar sus canales de comunicación –Las VRE y VRA deben mejorar sus canales de comunicación, de modo que el trabajo conjunto sea más eficiente, además de eficaz. continuar con su política de mejoramiento –La UDD debe continuar con su política de mejoramiento continuo y de revisión e sus procesos.

31 INFORME DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL ESTUDIO DE CASO GESTIÓN INSTITUCIONAL Septiembre de 2006