AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD MERCADERIA “JUSTO Y BUENO” POR. ANDRES HUERTAS YOHANDER YAÑEZ

MERCADERIA “JUSTO Y BUENO” En cumplimiento del programa de auditorías vigencia 2018, el cual establece como objetivos: realizar el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados para contribuir a la mejora del sistema de gestión de calidad de la entidad y prestar apoyo a la alta dirección para la toma de decisiones, se audita al supermercado “JUSTO Y BUENO” dependiendo del sistema de gestión de calidad.

CUALIDADES DEL AUDITADO El proceso de la auditoria depende de la confianza del auditado, durante el control interno, los cuales deben tener la disposición de responder a los conocimientos y habilidades adquiridas mediante la audición, así como la información y experiencia del área auditada. Los auditados deben mantener y mejorar su competencia a través del desarrollo y habilidades que permitan la ejecución de la calidad del trabajo aplicando principios y procedimientos tales como: Conocimiento académico y experiencia del área de trabajo a cargo Interés en el área encargada de la empresa Conocimiento general de la empresa, así como mantener la confidencialidad y la seguridad de la información. Conocimiento y experiencia en contabilidad.

METODO DE AUDITORIA Revisión documental Entrevistas Listas de verificación Visita de campo Observación

AUDITADOS PROCESOLIDER DEL PROCESO Vigilancia y controlMANUEL REYES Recursos administrativos y financierosALEJANDRA PEREZ Seguimiento y controlDANIEL ORTEGA AUDITORES PROCESORESPONSABLES DE AUDITORIA Vigilancia y controlANDRES HUERTAS – YOHANDER YAÑEZ Recursos administrativos y financierosANDRES HUERTAS – YOHANDER YAÑEZ Seguimiento y controlANDRES HUERTAS – YOHANDER YAÑEZ

EVIDENCIAS VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO DE INSPECCIÓN DE PRODUCTOS N° PREGUNTASINOCOMENTARIO BREVE 1 ¿existe una persona encargada de distribuir la mercadería? x 2 ¿disponen de personas que verifiquen la fecha de calidad y de vencimiento de la mercadería? x 3 ¿las N/C por devoluciones se revisan en su condición, descripción y cantidad? x Cuestionario de cumplimiento de inspecci ó n de productos Empresa: mercader í a “ JUSTO Y BUENO ” fecha: inicio2/10/2018 Fecha: terminaci ó n 6/11/2018 Objetivo: evaluar los procedimientos existentes en el á rea de inspecci ó n y control de productos

VERIFICACIÓN PROCEDIMIENTO MANEJO DE PROVEEDORES N°PREGUNTASINOCOMENTARIO BREVE 1 ¿existe control adecuado del efectivo en los días de compra? x 2 ¿disponen de documentos para el registro y control del efectivo? x 3 ¿elaboran informes mensuales del efectivo utilizado? X 4¿Todas las compras son efectuadas a través de ordenes debidamente autorizadas? x Cuestionario de verificaci ó n procedimiento manejo de proveedores Empresa: mercader í a “ JUSTO Y BUENO ” fecha: 1/10/2018 Fecha: terminaci ó n 6/11/2018 Objetivo: evaluar el manejo, registro y control del efectivo en la compra y abastecimiento de la empresa

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE CONTROLES INTERNOS N°PREGUNTASINOCOMENTARIO BREVE 1 ¿se han establecido procedimientos para el control de archivos de información ? x 2 ¿ejercen controles sobre el área de almacenamiento de archivo para reducir el acceso no autorizado? x 3¿se cuestionan adecuadamente los archivos de información? x Cuestionario de verificar el cumplimiento de controles internos Empresa: mercader í a “ JUSTO Y BUENO ” fecha: 1/10/2018 Fecha: terminaci ó n 6/11/2018 Objetivo: evaluar los m é todos y t é cnicas de protecci ó n de archivos.

VIGILANCIA Y CONTROL FORTALEZASASPECTOS POR MEJORARNO CONFORMIDADES Cuentan con personal de distribuir la mercancía adecuadamente Informar a la alta dirección la necesidad de vincular personal para el control de calidad del producto y tener más interés y preocupación por labores vacías No disponen de personal en el área que verifiquen la fecha de calidad y de vencimiento de la mercadería Dar mejor atención al cliente y prestar más atención a los mínimos detalles de las N/C para así informarlas y tomar las debidas acción correctivas o de mejora No revisan o prestan atención a las N/C por devoluciones en su condición, descripción y cantidad

RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS FORTALEZASASPECTOS POR MEJORARNO CONFORMIDADES Tienen un control adecuado en el momento de la compra en efectivo Guardar los registros y facturas de compra tanto física como en computador para así tener un control efectivo No disponen de documentos para el registro y control del efectivo Reunirse cada mes para analizar y tener mejores oportunidades económicas No elaboran informes mensuales del efectivo utilizado Llevar a cabo el plan de control establecido en las recomendaciones y acciones de mejora propuestas, a través de autorización, control debidamente efectuado y registrado Todas las compras no son efectuadas a través de ordenes debidamente autorizadas

SEGUIMIENTO Y CONTROL FORTALEZASASPECTOS POR MEJORARNO CONFORMIDADES se han establecido procedimientos para el control de archivos de información. se cuestionan adecuadamente los archivos de información ejercen controles sobre el área de almacenamiento de archivo para reducir el acceso no autorizado

RECOMENDACIÓNES Y ACCIONES DE MEJORA

CONCLUSIONES EN RESUMEN, EN LA AUDITORÍA DE OCTUBRE DE 2018 SE PRESENTARON 5 FORTALEZAS, 5 ASPECTOS POR MEJORAR Y 5 NO CONFORMIDADES.

AVANCE DE CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO PROCESO TIPO DE ACCIONSITUACION ACTUAL PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO ACCION CORRECTIVA ACCION PREVENTIVA ACCION DE MEJORA ABIERTOSCERRADOS Vigilancia y control % Recursos administrativos y financieros % Seguimiento y control % TOTAL %

CONCLUSIONES Se evidenci ó que fue un proceso muy positivo el cual permiti ó tanto a auditores como a auditados presentar propuestas de mejoramiento en busca de la calidad en la mercader í a “ JUSTO Y BUENO ”. Se evidenci ó que es necesario fortalecer los canales de comunicaci ó n interna. Cada uno de los líderes de proceso debe comprometerse con la presentación y ejecución de los planes de mejoramiento frente a las no conformidades y recomendaciones generadas, con el ánimo de optimizar procesos que permitan la mejora continua