Proyecto de Análisis de Procesos Lucainena de las Torres, 19 de noviembre de 2009

El Proyecto: Visión General (Ley 11/2007) Artículo 34. Criterios para la gestión electrónica. La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios irá siempre precedida de la realización de un análisis de rediseño funcional y simplificación del procedimiento, proceso o servicio, se considerarán los siguientes aspectos: La supresión o reducción de la documentación requerida a los ciudadanos. La previsión de medios e instrumentos de participación, transparencia e información. La reducción de los plazos y tiempos de respuesta. La racionalización de las cargas de trabajo y de las comunicaciones internas. ANÁLISIS DE LA TRAMITACIÓN ACTUAL SIMPLIFICACIÓN Y REDISEÑO INCORPORACIÓN DEL REDISEÑO EN LA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA 2

Los Procesos Seleccionados Área o Materia PROCESOS Diputación Provincial Solicitud general inicio procedimiento normalizado Cobro telemático Resoluciones órganos unipersonales Acuerdos órganos colegiados Tramitación de Facturas Quejas, reclamaciones y sugerencias Contratación Contrato Menor. Firma de contratos Inscripción Registro de Licitadores. Actualización datos Registro Licitadores. Certificado documentación existente Registro Licitadores Personal Indemnizaciones por razón del servicio. Selecciones de personal (oposiciones y concursos oposiciones). Contrataciones de personal laboral Actualización valoración puestos de trabajo. Obras Públicas Permisos de carreteras (solicitud de Obras en Carreteras). Régimen Interior Orden inserción publicaciones BOP Bienestar Social Tramitación de Solicitudes de Ley de Dependencia Recaudación Devolución de Pagos Indebidos Entregas a cuenta a los Ayuntamientos Anticipos de recaudación Otras Áreas Concesión de subvenciones previa convocatoria única cuyos beneficiarios son EE.LL. Concesión de subvenciones previa convocatoria única cuyos beneficiarios son Entidades Privadas. Proceso de encargo de trabajos técnicos 3

Fases Selección de Procesos Comité Técnico y Coordinación del Proyecto Se constituyó la Comisión Técnica de Procesos y Administración Electrónica y se nombraron los coordinadores del Proyecto. Previamente se seleccionaron 25 procesos que se incluyeron en el proyecto. El proyecto se centra en el análisis y mejora de esos 25 procesos más 11 subprocesos relacionados. El resultado ha sido la documentación de los procesos, que recoge el flujo de actividades de cada uno de ellos. Esta documentación es la base para la aplicación de la herramienta tecnológica que hará realidad a los procedimientos electrónicos. Selección de Procesos Comité Técnico y Coordinación del Proyecto Análisis y Mejora de Procesos Documentación de Procesos 4

Esquema de Trabajo ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DESCRIPCIÓN y DOCUMENTACIÓNDE LOS PROCESOS ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL IMPLANTACIÓN DE LA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA DISEÑO DE LA SITUACIÓN FUTURA REDISEÑO, SIMPLIFICACIÓN Y MEJORA ADMINISTRATIVA

Metodología del Proyecto A través de talleres de trabajo apoyados por dos consultores. Jefaturas y personal a su cargo elaboran la documentación de los procesos Tras una capacitación inicial se desarrolla la actividad de modelado de procesos y documentación. Posteriormente, se aborda el rediseño de los procesos y su documentación definitiva Se implica al personal participante Se transfiere conocimiento y competencias El proyecto es más eficiente Se impulsa la cultura de Excelencia 6

Enfoque de Procesos 7

Un proceso deficiente consume 10 veces más en horas/persona de lo que realmente requiere. Un proceso eficiente eliminará el tiempo perdido. Bill Gates In Bussines@ the Speed of Thought (1999)

Incrementar la EFICACIA Objetivos de la Gestión De Procesos Incrementar la EFICACIA Reducir COSTES Mejorar la CALIDAD Reducir PLAZOS 9

Estado del Proyecto 10 PROCESO SUBPROCESOS ESTADO Actualización valoración de puestos de trabajo Aprobado Anticipo de recaudación Autorizaciones policía de carreteras Solicitud de Inserción anuncio BOP Certificado del registro de licitadores Contratación Laboral Documentado Devolución de ingresos indebidos Petición de dictamen Consejo Consultivo de Andalucía Encargo de trabajos técnicos Ejecución de trabajos técnicos Firma de contrato Indemnizaciones Pago telemático Petición de obra planes provinciales Planes de Seguridad Nombramiento modificación de coordinador Seguimiento de obra por coordinador Solic. Gral. Inicio procedimiento normalizado Registro de Salida Resoluciones Órganos Unipersonales - Delegados Resoluciones Órganos Unipersonales – Presidencia Selección de Personal Aprobación de Temarios Solicitudes de Aspirantes Registro Ley Dependencia Convocatoria única de subvenciones a entidades privadas Inscripción en Registro de Licitadores Subvenciones concesión directa Sugerencias y Reclamaciones Tramitación de Facturas Ejecución de Acuerdos y Resoluciones 10

Análisis de Procesos y Administración Electrónica ¡¡Muchas gracias por su atención!! Lucainena de las Torres, 19 de noviembre de 2009 11