MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS M O P PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INSTITUCIONAL.

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS M O P PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INSTITUCIONAL PARA APLICACIÓN DE GARANTÍAS CLAVE: PA-OP-14 JUNIO DE 2006

2 1 de 12 ÍNDICE Página 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades) 2.- Diagrama de Flujo 3.- Marco Normativo 4.- Anexos 5.- Sección de Firmas de Autorización y Cambios

3 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)
Dependencias Actividades Formatos INICIA PROCEDIMIENTO Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para Rescisión del Contrato por Causas Imputables al Contratista. Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para Finiquito de Contratos. APLICACIÓN DE GARANTÌAS POR ANTICIPO NO AMORTIZADO E INCUMPLIMIENTO 1.- Requiere al Contratista solventar los cargos en su contra con motivo del Finiquito del contrato, o por rescisión del mismo. 2.- ¿Solventa el Contratista los cargos en su contra? SÍ: TERMINA PROCEDIMIENTO NO: Continúa en la actividad No. 3. 3.- Informa al Área Responsable de la Contratación para que tramite ante el Área de Control de Riesgos correspondiente la aplicación de las garantías. 4.- Integra la información y documentación mínima necesaria que se requiere para reclamar y/o ejecutar las garantías por incumplimiento y/o anticipo no amortizado, según se trate de fianza o carta de crédito, considerando el plazo de seis meses o el que se estipule en las pólizas, para formular reclamación y/o ejecución, a efecto de evitar que opere la caducidad. 5.- ¿Se trata de reclamación o ejecución de fianzas de anticipo o de cumplimiento.? SI: Continúa en la actividad 6. NO: Continúa en la actividad 22. APLICACIÓN DE FIANZAS 6.- Solicita al Área de Administración de Riesgos proceda con la reclamación, adjuntando la documentación e información mínima necesaria, según corresponda, y espera resultado de gestión. Residencia de Obra Residencia de Obra Residencia de Obra Área Responsable de la Contratación Área Responsable de la Contratación Área Responsable de la Contratación

4 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades) TERMINA PROCEDIMIENTO
Dependencias Actividades Formatos 7.- ¿Solicitó información y documentación adicional para integrar la reclamación? SI: Continúa en la actividad 8. NO: Pasa a la actividad 9. 8.- Integra la información y documentación adicional solicitada y la remite al Área de Administración de Riesgos en un plazo máximo de 5 días naturales, contados a partir de la recepción de la solicitud. 9.- Informa al Área Administradora del Contrato el resultado de la reclamación. 10.- ¿La reclamación fue procedente? SI: Continúa en la actividad 11. NO: Pasa a la actividad 13. 11.- Registra en los controles correspondientes el pago efectuado por la afianzadora. 12.- ¿Persisten adeudos no recuperables o no reclamables a través de las fianzas? SI: Continúa en la actividad 13. NO: TERMINA PROCEDIMIENTO. 13.- Integra la información y documentación necesaria en original y la remite al Área Jurídica correspondiente para que proceda por la vía judicial. 14.- Solicitó información y documentación adicional para proceder por la vía judicial? SI: Continúa en la actividad 15. NO: Pasa a la actividad 16. 15.- Integra la información y documentación adicional conforme a lo solicitado y la remite al Área Jurídica correspondiente. 16.- Realiza la gestión correspondiente e informa al Área Responsable de la Contratación el resultado de la misma. 17.- Registra en los controles correspondientes el pago o el resultado de la gestión. TERMINA PROCEDIMIENTO o Área de Administración de Riesgos Área Responsable de la Contratación Área de Administración de Riesgos Área de Administración de Riesgos Área Responsable de la Contratación Área Responsable de la Contratación Área Responsable de la Contratación Área Jurídica Área Responsable de la Contratación Área Jurídica Área Responsable de la Contratación

5 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)
Dependencias Actividades Formatos APLICACIÓN DE GARANTÍAS POR DEFECTOS O VICIOS OCULTOS Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para la Recepción Contractual de Obras y Servicios 18.- Si después de la terminación de la obra detecta daños por defectos o vicios ocultos de los trabajos, durante el año en que está vigente la garantía correspondiente, requiere al Contratista para que los resuelva, dentro de un plazo máximo de treinta días naturales; si la reparación requiere de un plazo mayor, las partes podrán convenirlo, debiendo solicitar, en su caso, la anuencia de la compañía afianzadora. 19.- ¿El contratista corrigió los defectos o vicios ocultos reportados en los términos solicitados y en el plazo establecido? SI: TERMINA PROCEDIMIENTO NO: Continúa en la actividad 20. 20. Integra la información y documentación mínima necesaria requerida para reclamar y/o ejecutar las garantías de vicios ocultos, considerando el plazo de seis meses o el que se estipule en las garantías para formular la reclamación y/o ejecución, a efecto de evitar que opere la caducidad. 21.- ¿La garantía es una fianza? SI: Regresa a la actividad 6. NO: Continúa en la actividad 22. APLICACIÓN DE CARTAS DE CRÉDITO STANDBY Y/O FIDEICOMISOS 22.- Solicita al Área Jurídica correspondiente la ejecución de cobro, adjuntando la documentación e información mínima necesaria y espera el resultado de la gestión. 23.- Solicitó información y documentación adicional para integrar la ejecución de cobro? SI: Continúa en la actividad 24. NO: Continua en la Actividad 25. Área Responsable de la Contratación Área Responsable de la Contratación Área Responsable de la Contratación Área Responsable de la Contratación Área Responsable de la Contratación Área Jurídica

6 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades) TERMINA PROCEDIMIENTO
Dependencias Actividades Formatos 24.- Integra la información y documentación conforme a lo solicitado y la remite al Área Jurídica correspondiente. 25.- Realiza la gestión e informa al Área Administradora de Contrato el resultado de la misma. 26.- Registra en los controles correspondientes el pago efectuado por la institución bancaria o el resultado de la gestión. TERMINA PROCEDIMIENTO Área Responsable de la Contratación Área Jurídica Área Responsable de la Contratación

7 6 de 12 2. Diagrama de Flujo INICIA PROCEDIMIENTO
Residencia de Obra Área Responsable de la Contratación Área de Admón. de Riesgos Área Jurídica Actividades Formatos INICIA PROCEDIMIENTO Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para Rescisión del Contrato por Causas Imputables al Contratista. Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para Finiquito de Contratos. APLICACIÓN DE GARANTÌAS POR ANTICIPO NO AMORTIZADO E INCUMPLIMIENTO 1.- Requiere al Contratista solventar los cargos en su contra con motivo del Finiquito del contrato, o por rescisión del mismo. 2.- ¿Solventa el Contratista los cargos en su contra? SÍ: TERMINA PROCEDIMIENTO NO: Continúa en la actividad No. 3. 3.- Informa al Área Responsable de la Contratación para que tramite ante el Área de Control de Riesgos correspondiente la aplicación de las garantías. 4.- Integra la información y documentación mínima necesaria que se requiere para reclamar y/o ejecutar las garantías por incumplimiento y/o anticipo no amortizado, según se trate de fianza o carta de crédito, considerando el plazo de seis meses o el que se estipule en las pólizas, para formular reclamación y/o ejecución, a efecto de evitar que opere la caducidad. 5.- ¿Se trata de reclamación o ejecución de fianzas de anticipo o de cumplimiento.? SI: Continúa en la actividad 6. NO: Continúa en la actividad 22. Inicio Inicio A Rescisión del Contrato por Causas Imputables al Contratista Finiquito de Contratos 1 2 SÍ NO Fin 3 4 NO 5 SÍ B I

8 7 de 12 2. Diagrama de Flujo APLICACIÓN DE FIANZAS
Residencia de Obra Área Responsable de la Contratación Área de Admón. de Riesgos Área Jurídica Actividades Formatos APLICACIÓN DE FIANZAS 6.- Solicita al Área de Administración de Riesgos proceda con la reclamación, adjuntando la documentación e información mínima necesaria, según corresponda, y espera resultado de gestión. 7.- ¿Solicitó información y documentación adicional para integrar la reclamación? SI: Continúa en la actividad 8. NO: Pasa a la actividad 9. 8.- Integra la información y documentación adicional solicitada y la remite al Área de Administración de Riesgos en un plazo máximo de 5 días naturales, contados a partir de la recepción de la solicitud. 9.- Informa al Área Responsable de la Contratación el resultado de la reclamación. 10.- ¿La reclamación fue procedente? SI: Continúa en la actividad 11. NO: Pasa a la actividad 13. 11.- Registra en los controles correspondientes el pago efectuado por la afianzadora. 12.- ¿Persisten adeudos no recuperables o no reclamables a través de las fianzas? SI. Continúa en la actividad 13. NO. TERMINA PROCEDIMIENTO. 13.- Integra la información y documentación necesaria en original y la remite al Área Jurídica correspondiente para que proceda por la vía judicial. 14.- Solicitó información y documentación adicional para proceder por la vía judicial? SI. Continúa en la actividad 15. NO. Pasa a la actividad 16. I D 6 SI 7 NO 8 9 SI 10 NO 11 NO 12 SI Fin 13 SÍ 14 NO II C

9 8 de 12 2. Diagrama de Flujo Residencia de Obra Área Responsable de la Contratación Área de Admón. de Riesgos Área Jurídica Actividades Formatos 15.- Integra la información y documentación adicional conforme a lo solicitado y la remite al Área Jurídica correspondiente. 16.- Realiza la gestión correspondiente e informa al Área Responsable de la Contratación el resultado de la misma. 17.- Registra en los controles correspondientes el pago o el resultado de la gestión. TERMINA PROCEDIMIENTO APLICACIÓN DE GARANTÍAS POR DEFECTOS O VICIOS OCULTOS Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para la Recepción Contractual de Obras y Servicios 18.- Si después de la terminación de la obra detecta daños por defectos o vicios ocultos de los trabajos, durante el año en que está vigente la garantía correspondiente, requiere al Contratista para que los resuelva, dentro de un plazo máximo de treinta días naturales; si la reparación requiere de un plazo mayor, las partes podrán convenirlo, debiendo solicitar, en su caso, la anuencia de la compañía afianzadora. 19.- ¿El contratista corrigió los defectos o vicios ocultos reportados en los términos solicitados y en el plazo establecido? SI: TERMINA PROCEDIMIENTO NO: Continúa en la actividad 20. C II 15 16 17 Fin A Recepción Contractual de Obras y Servicios 18 19 SÍ NO Fin III

10 9 de 12 2. Diagrama de Flujo Residencia de Obra Área Responsable de la Contratación Área de Admón. de Riesgos Área Jurídica Actividades Formatos 20. Integra la información y documentación mínima necesaria requerida para reclamar y/o ejecutar las garantías de vicios ocultos, considerando el plazo de seis meses o el que se estipule en las garantías para formular la reclamación y/o ejecución, a efecto de evitar que opere la caducidad. 21.- ¿La garantía es una fianza? SI: Regresa a la actividad 6. NO: Continúa en la actividad 22. APLICACIÓN DE CARTAS DE CRÉDITO STANDBY Y/O FIDEICOMISOS 22.- Solicita al Área Jurídica correspondiente la ejecución de cobro, adjuntando la documentación e información mínima necesaria y espera el resultado de la gestión. 23.- Solicitó información y documentación adicional para integrar la ejecución de cobro? SI: Continúa en la actividad 24. NO: Continua en la Actividad 25. 24.- Integra la información y documentación conforme a lo solicitado y la remite al Área Jurídica correspondiente. 25.- Realiza la gestión e informa al Área Administradora de Contrato el resultado de la misma. 26.- Registra en los controles correspondientes el pago efectuado por la institución bancaria o el resultado de la gestión. TERMINA PROCEDIMIENTO III 20 SÍ 21 D NO B 22 SÍ 23 NO 24 25 26 Fin

11 10 de 12 3.- Marco Normativo ACTIVIDAD L.O.P.S.R.M. (Artículo)
R.L.O.P.S.R.M. 1 62-II 142 pfo. 2 3 129 pfo. 2 4 13 16 18 66 pfos. 1 y 2 65 20 24 L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, con reformas y adiciones del mes de julio de 2005 R.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas POBALINES.- ´Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales

12 4.- ANEXOS (No Existen Anexos)
11 de 12 4.- ANEXOS (No Existen Anexos)

13 5.- Sección de Firmas de Autorización
Elaboró: Revisó: Aprobó: Lic. Adriana Alvarez Montero Subgerente de Contratación Dirección Corporativa de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos Ing. Bernardo Bosch Hernández Secretario Ejecutivo de la CCSMOP Gerente de Control de Gestión Dirección Corporativa de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos Ing. Federico Martínez Salas Presidente de la CCSMOP Director Corporativo de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos Sección de Cambios Hoja No. Estado Revisión No. Descripción Iniciales, firma y fecha Revisó Aprobó