Entregable Reuniones de uno a uno

Reuniones de uno a uno Propósito de las reuniones de UNO a UNO Estas reuniones: Activan la comunicación entre líderes y colaboradores; lo que constituye uno de los objetivos del Líderazgo Situacional II. Proporciona oportunidades para Asesorar y Apoyar a los colaboradores Permiten a los líderes sensibilizarse y resolver las inquietudes de los colaboradores Posibilitan a los colaboradores hacer una conexión entre sus propias metas y las metas de la organización Proporciona un medio para el intercambio de información sobre el progreso y la solución de problemas Dan oportunidades para fijar y acordar prioridades y reexaminarlas periódicamente Fortalecen la relación entre líderes y colaboradores Pauta para las reuniones de UNO a UNO Estas reuniones deben: Extenderse entre 15 a 30 minutos por sesión Ser frecuentes Ser programadas con anticipación Ser de primera prioridad Estar inicialmente orientadas a lograr acuerdos sobre las prioridades y, por lo tanto, principalmente centrados en la agenda del colaborador. Ser documentadas Adecuarse a las necesidades y estilo social de los colaboradores El minuto que mejor invierto es el que dedico a mi gente Ken Blanchard-El Ejecutivo al minuto

Implementando las reuniones de uno a uno ¿Qué son las reuniones de UNO a UNO?, ¿qué exactamente me están pidiendo que haga? Pedimos a cada persona de la compañía que se reúna con su supervisor durante 15 a 30 minutos ya sea semanal o quincenalmente. ¿Cuánto tiempo extra va a significar esto? Cada persona dedicará 15 a 30 minutos dos o cuatro veces al mes a una reunión con su supervisor directo. Tanto usted como su supervisor pueden necesitar algún tiempo para preparar la reunión. Aunque esto puede parecer mucho tiempo, la experiencia ha demostrado que a la larga este proceso puede ahorrar tiempo, dado que también implica un aumento de la planificación, mayor claridad en las prioridades y facilita el oportuno acceso a la ayuda. ¿Qué sucede si mi supervisor está demasiado ocupado para reunirse conmigo o se encuentra fuera de la ciudad? Con una programación anticipada y con el debido compromiso de parte de los supervisores, estoy “muy ocupado” no resulta una buena excusa. Deberá programar las reuniones en fechas que coincidan con compromisos ya programados y, en ocasiones, sostener la reunión por teléfono. ¿Qué pasa si estoy demasiado ocupado para reunirme o me encuentro de viaje o de vacaciones? Obviamente las situaciones críticas con un cliente o algún otro acontecimiento pueden justificar una reprogramación de las reuniones. Asegúrese de concertar de inmediato otra reunión. ¿Cuánto tiempo nos tomará llegar a acuerdos sobre las prioridades? Al parecer, no bastará con una reunión de 30 minutos. Es probable que el principio les tome más de 30 minutos; sería bastante útil subdividir el proceso y realizarlo en varias reuniones.º Notas:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Implementando las reuniones de uno a uno … Si acuerdo hacer algo y no lo hago, ¿constituye esto un quiebre? Si se están reuniendo semanal o quincenalmente, ambos tendrán la posibilidad de detectar la situación oportunamente y determinar si el asunto realmente constituye una prioridad. Si hay un obstáculo, usted podrá obtener la ayuda necesaria. Es importante evitar la cancelación de las reuniones debido a que uno de los dos no “completó” el plan de acción. Esta es la oportunidad perfecta para “abrir” la comunicación y comprender las presiones de trabajo del otro. ¿Qué sucede si no hay nada que discutir? Todo está bien y no hay una verdadera razón para reunirse. De todas formas, deben reunirse por lo menos 15 minutos. La experiencia ha demostrado que esta es una buena oportunidad para discutir asuntos de largo alcance y temas que pueden ser menos urgentes como la planificación de la carrera, el funcionamiento del equipo, sus diferentes estilos de personalidad, los planes de vacaciones, ideas para mejorar el lugar físico de trabajo, etc. Sea creativo ¡usted se merece esos 15 minutos! Qué pasará si no nos reunimos? A lo largo de este primer año, cada tres meses, un coordinador recopilará información de todos ustedes respecto de sus reuniones de Uno a Uno a fin de monitorear el proceso y proporcionar entrenamiento y apoyo a las personas que tengan dificultades, reuniéndose regularmente con ellas o realizando seguimientos. Pero lo más importante es que el coordinador estará buscando historias de éxito dignas de celebrar y de compartir. Las reuniones de Uno a Uno pueden abrir la comunicación y fortalecer las relaciones entre supervisores y colaboradores, dándole al supervisor una oportunidad de ser un Líder Situacional y al colaborador, la ocasión de proporcionarse a sí mismo su propio liderazgo. Notas:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Agenda para reuniones semanales Uno A Fecha: ____________________________________________ Nombre del colaborador: ____________________________________________ Nombre del supervisor:___________________________________ Progreso alcanzado desde la última reunión: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Temas para esta semana Plan de acción del colaborador: Plan de acción del supervisor: Fecha de la próxima reunión: Comentarios:

Items de la agenda Liderazgo Situacional : Agenda de reuniones Uno A Fecha: ____________________________________________ Nombre del colaborador: ____________________________ Nombre del supervisor:_____________________________ Items de la agenda Discusión para la decisión del colaborador 1. ___________________________ 2. ___________________________ 3. ___________________________ 4. ___________________________ 5. ___________________________ Información para el Supervisor Información para el Colaborador

Liderazgo Situacional : Agenda de reuniones … Próximos pasos para el Colaborador ___________________________ Próximos pasos para el Supervisor Items de la agenda para la próxima reunión ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Fecha de la próxima reunión ________________ Uno a

Plan de acción ¿Cuáles pasos inmediatos tomará para con su jefe? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Y con sus empleados? Notas:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________