Modelo Control de Gestión Municipal Propuesta Modelo Control de Gestión Municipal Solicita: Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Portoviejo Elaborado por: Eduardo Ismael Cobeña De la cruz. Revisado por: Eco. Jose Vicente Santos Mendoza Fecha: 15 de mayo de 2018

Antecedentes Objetivos Alcance El controlar y aprender es parte de las fases del modelo de gestión municipal, y ha permitido a través de la Dirección de Control poder acompañar y apoyar en la consecución de cada uno de los proyecto o actividades del plan municipal del GAD Portoviejo. La dirección de Control de la Gestión Municipal viene cumpliendo las funciones de monitorear la gestión por resultados en cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, mediante la innovación de sistemas de control y el fortalecimiento de una cultura de calidad enfocada en los resultados. Los productos en líneas generales que se han venido desarrollando son: SISCOM, SOA, LOTAIP, Informes de gestión, auditorias de gestión y los que la máxima autoridad considere dentro del ámbito de las funciones. Antecedentes Garantizar el cumplimiento de los cronogramas de los proyectos estratégicos y de los compromisos de necesidad institucional que genere la máxima autoridad. Monitorear, Gestionar y reportar el incumplimiento de las recomendaciones y observaciones que se generen desde la Contraloría o desde auditorias de gestión que se generen al interior. Garantizar la calidad de los datos y la información de la gestión, para cumplir con la norma de la LOTAIP y con las necesidades institucionales. Objetivos La propuesta se refiere a un plan de mejoras en la cadena de procesos de la Dirección de Control de la Gestión Municipal del Gad Portoviejo, procurando innovar y corregir las herramientas existentes que permitan la consecución de resultados en los tiempos y con la calidad adecuada para lograr la implementación del Modelo de Gestión Municipal. Alcance

Este diagnóstico pretende identificar la situación actual de los productos y procesos de control de la Gestión Municipal y, a través de esto, las oportunidades de mejoras que permitan plantear nuevos metas y estrategias buscando mayor eficiencia en el monitoreo y control del los proyectos y actividades del Modelo de Gestión Municipal. Diagnóstico El nivel de incumplimiento de los compromisos del SISCOM durante el año 2017, han disminuido considerablemente, pasando de 400 incumplidos a un promedio de 30 por mes. El incumplimiento de los compromisos generados por la Dirección Cantonal de Planificación, tienen un alto impacto, se puede evidenciar problemas en los delegados para su cumplimiento de las direcciones o empresas El Reglamento sancionatorio tiene debilidades para poder incurrir en sanciones pecuniarias, por lo que en casos puntuales ha debilitado su nivel de influencia. En ciertos proyectos estratégicos la capacidad de la dirección se limita a la información que brinden los administradores o fiscalizadores (internos y externos) Se ha identificado que el aterrizaje de las herramientas de planificación a los equipos operativos es bajo o nulo, provocando que la información no baje más de los mandos medios. No se ha realizado evaluación ni actualización de la metodología para el ingreso de los compromisos generados por el Alcalde. Existen casos que no llegan a la dirección de Control de la Gestión. El uso del SISCOM al interior de las empresas es casi nulo, los Gerentes no la replican, por lo que se debe ajustar la metodología de control de este proceso. Deben ser revisados y actualizados los formatos de reportería, considerando los relevantes para conocimiento y toma de decisiones del Alcalde. Existe un desfase en el flujo de información generada desde la Alcaldía, no el 100% es de conocimiento de la Dirección de control por lo que no puede monitorearse. La priorización de actividades y proyectos no siempre lleva un orden lo que no permite ejecutar el control organizado de la gestión para su ejecución.

Dirección de Control de Gestión Municipal Análisis FODA Con los hallazgos anteriormente expuestos, resumimos un análisis FODA de la cadena de valor: Fortalezas: - Contar con TIC’s que permiten un monitoreo de compromisos y recomendaciones de auditoria más oportuno (SISCOM – SOA). - Contar con Políticas y reglamento sancionatorio definidos. - La Dirección de control ya está posicionada en los niveles Directivos como área de monitoreo permanente. - Equipo operativo con actividades asignadas. Oportunidades: - Contar con un nuevo sistema de control del modelo de Gestión SI-Gestión - Debilidades: - Falta de comunicación entre la máxima autoridad y la Dirección de Control, lo que no permite el monitoreo oportuno de disposiciones generadas directamente a los Directores del GAD. - Áreas del GAD distribuidas en distintas edificaciones dificultando un acompañamiento más presencial para el monitoreo de compromisos y actividades. Amenazas: - Renovación constante de equipos de apoyo en las Direcciones y Empresas. - Compromisos y actividades que dependen de entes o personas externas lo que dificulta el monitoreo desde la Dirección. Dirección de Control de Gestión Municipal

Cadena de procesos de valor La cadena de valor parte de la necesidad de contar con un sistema de control integral que agrupe y monitoree todas las actividades y proyecto que deban desarrollarse en el marco de las competencias del GAD. La evaluación permanente de los sistemas implementados significa el punto de partida para provocar una gestión basada en resultados. SISCOM (SISTEMA DE COMPROMISOS) SOA (SISTEMA DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA) INFORMES Y REPORTES LOTAIP (LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA)

Cadena de Procesos de Valor Problemática Expectativa Acciones Generales Compromisos generados en recorridos en territorio y reuniones de trabajo. Compromisos generados a través del Señor Alcalde. Sumillas del Señor Alcalde POA 100% de compromisos cumplidos a tiempo. Seguimiento a través de correos electrónicos de recordatorio. Acompañamiento para el cumplimiento oportuno de los compromisos. Comunicación a Directores cantonales con el detalle de compromisos pendientes de cumplimiento de sus Direcciones operativas. - No existen indicadores de calidad de producto para materia prima (grados brix, % de humedad, etc) - No existen incentivos para generar compromiso de los asociados - Acceso limitado a financiamiento SISCOM Recomendaciones generadas por exámenes especiales de auditorías internas y externas. Recomendaciones generadas por las auditorias implementadas. Carga de exámenes especiales y recomendaciones al Sistema. Seguimiento mensual al cumplimiento inmediato de recomendaciones. Solicitud permanente de actualización de recomendaciones. SOA Información Informes de ejecución y gestión. Reporte de estado de proyectos de obras. Evaluación de gestión Ayudas memoria actualizadas Informes de ejecución enfocados en resultados para facilitar la toma de decisiones. - Solicitudes permanentes de actualización de información INFORMES Y REPORTES - Cumplimiento de los artículos 7 y 12 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública. - Autoevaluación con calificación de cumplimiento de 100% Solicitud oportuna de actualización de la información. Consolidación y verificación de la información remitida. Publicación en la página web institucional. LOTAIP (TRANSPARENCIA)

Propuesta de Control LOTAIP SOA Informes mensuales Informes de gestión Con el diagnóstico base realizado y tomando en cuenta las acciones generales a ejecutar, la Dirección de control se ha estructurado con el equipo consolidado a efectos de disgregar y distribuir tanto las macro actividades como aquellas que se priorizan en la rutina diaria. Econ. José Santos Mendoza DIRECTOR Ing. Raquel Bravo Alarcón ANALISTA DE CONTROL DE GESTIÓN Ing. Andrea Holguín ASISTENTE ADMINISTRATIVA Eduardo Cobeña de la Cruz LOTAIP SOA Informes mensuales Informes de gestión Rendición de cuentas Reportería SISCOM Si-gestión Reportería SISCOM Si-gestión Reportería

ACTIVIDAD RESPONSABLE LOTAIP Raquel Bravo Alarcón RENDICIÓN CUENTAS CPCCS SEGUIMIENTO PROYECTOS OPERATIVOS Eduardo Cobeña SEGUIMIENTO PROYECTOS ESTRATÉGICOS SEGUIMIENTO CONVENIOS Eduardo Cobeña de la Cruz Andrea Holguin SISCOM Andrea Holguín SOA EJECUCIÓN DEL POA INFORME CONSULTORÍAS INFORMES DE GESTIÓN PERIÓDICOS INFORMES PUNTUALES DE EJECUCIÓN INFORME DE INDICADORES CONSOLIDACIÓN DE RESPUESTAS O ANEXOS A SOLICITUDES EXTERNAS CONSOLIDACIÓN DE AYUDAS MEMORIA EVALUACIONES DE GESTIÓN

LOTAIP ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABLE TEMPORALIDAD DURACIÓN RESPONSABLE LOTAIP (actualización mensual de página web) Mensual 13 días Solicitud de actualización de información 5 días Raquel Bravo Alarcón Verificación de información y mejoramiento 4 días Publicación de la información en la página web institucional 1 día Ejecución de Comité de transparencia Autoevaluación de la información publicada Presentación de informe mensual al Señor Alcalde, certificando el cumplimiento LOTAIP (Rendición de cuentas - MARZO) Anual Solicitar mediante la WEB acceso a la página 0 días Actualizar información en la plataforma web 2 días Respaldar información ingresada (capturas de pantalla) Remitir para conocimiento del Señor Alcalde Certificados generados en la Plataforma WEB

Rendición cuentas CPCCS RENDICIÓN DE CUENTAS ACTIVIDAD TEMPORALIDAD DURACIÓN RESPONSABLE Rendición cuentas CPCCS ANUAL 2 MESES Raquel Bravo Alarcón Informe de gestión Anual 10 días Consolidación de respuestas a Comisión técnica ciudadana Actualización de información cierre de año fiscal en formularios emitidos por el CPCCS 7 días Ingreso de informe de rendición de cuentas en plataforma web del CPCCS 3 días

Eduardo Cobeña de la Cruz SISTEMA DE COMPROMISOS ACTIVIDAD TEMPORALIDAD DURACIÓN RESPONSABLE Seguimiento a compromisos SISCOM DIARIO Eduardo Cobeña de la Cruz Actualización de matriz base de compromisos Informar mediante correo electrónico a las áreas con compromisos incumplidos Gestionar cumplimiento de compromisos incumplidos Generar reporte de compromisos incumplidos

SISTEMA DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA ACTIVIDAD TEMPORALIDAD DURACIÓN RESPONSABLE Seguimiento a cumplimiento de recomendaciones de auditorías MENSUAL Raquel Bravo Alarcón Actualización de base de ingreso de informes del SOA 0 días Elaboración de reporte de recomendaciones en estado Pendiente o en Proceso 1 día Informar mediante correo electrónico a los responsables del cumplimiento de las recomendaciones Verificación de cumplimiento de las recomendaciones de auditoría 5 días

Eduardo Cobeña de la Cruz INFORMES / REPORTES ACTIVIDAD TEMPORALIDAD DURACIÓN RESPONSABLE PROYECTOS OPERATIVOS QUINCENAL 7 días Eduardo Cobeña de la Cruz Solicitud de información 4 días Consolidación de informes 1 día Generación de reporte 2 días EJECUCIÓN DEL POA MENSUAL 5 días Generación de Reporte del SAFT 0 días Elaboración del reporte de ejecución verificando el reporte del SAFT y el reportes de proyectos POA Comunicación del estado del los proyectos POA 2017 al Señor Alcalde

INFORMES / REPORTES ACTIVIDAD TEMPORALIDAD DURACIÓN RESPONSABLE Informe consultorías MENSUAL 5 días Raquel Bravo Alarcón Levantamiento de información 0 días Actualización de matriz de consultorías 3 días Generación del Reporte mensual de avance de consultorías 2 días Informes de gestión periódicos TRIMESTRAL 9 dias Todo el equipo Remitir correo solicitando actualización Consolidación de informes de gestión remitidos por las distintas Direcciones y Empresas Elaboración de informe de gestión Seguimiento a almacenamiento en la Tablet del Señor Alcalde Elaboración y entrega de Memorando informando al Señor Alcalde que la información ha sido cargada en la Tablet para su conocimiento

INFORMES / REPORTES ACTIVIDAD TEMPORALIDAD DURACIÓN RESPONSABLE Informes puntuales de ejecución MENSUAL 9 días Raquel Bravo Alarcón Solicitar mediante correo electrónico la elaboración de informes a Direcciones y Empresas 0 días Cargar en el SISCOM compromiso para que se remitan informes 1 día Verificar la información remitida por las Direcciones y Empresas 5 días Consolidar y mejorar los informes remitidos 3 días Solicitar y hacer seguimiento para que los informes sean cargados en la Tablet del Señor Alcalde Elaborar y remitir Memorando al Señor Alcalde comunicando que los informes de ejecución han sido cargados en la Tablet

Eduardo Cobeña de la Cruz INFORMES / REPORTES ACTIVIDAD TEMPORALIDAD DURACIÓN RESPONSABLE Informe de indicadores MENSUAL 5 días Eduardo Cobeña de la Cruz Remitir correo solicitando la actualización de indicadores del mapa estratégico a cada una de las Direcciones y Empresas 0 días Verificación de cumplimiento de actualización de información 3 días Consolidación de indicadores priorizados en reporte mensual 1 día Seguimiento de carga de reporte en la tablet del Señor Alcalde Elaboración y entrega de Memorando mediante el cual se comunica al Señor Alcalde que el reporte de indicadores ha sido cargado en la tablet.