TALLER DE SOCIALIZACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL

OBJETIVOS DEL TALLER Socializar con las instituciones la elaboración e implementación del Plan de Mejora Institucional.

PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL Es un conjunto de acciones planeadas, organizadas, integradas y sistematizadas que implementa la organización para producir cambios en los resultados de su gestión, mediante la mejora de sus procedimientos y estándares de servicios.

PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL Consiste en la identificación, aplicación, seguimiento y medición de acciones de mejora de amplio impacto en la organización que han sido identificadas a raíz de un proceso de autoevaluación. Es uno de los principales objetivos de la autoevaluación CAF, un medio de proporcionar información relevante para la planificación estratégica de la organización y elevar la calidad de los servicios en la instituciones.

PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL Acciones de Mejora Vs Área de Mejora Área de Mejora: Son todos aquellos aspectos de la organización que no funcionan de acuerdo a parámetros de excelencia, evitando de este modo presentarlos de forma negativa como “Debilidades”, e invitando así a la organización a realizar un diagnóstico de situación, en términos positivos y mirando al futuro. Acción de Mejora: Se puede definir como una actuación concreta, dentro de un conjunto de actuaciones o no, que permitirá superar las debilidades detectadas en un Área de Mejora. Las Acciones de Mejora deben decidirse y consensuarse con posterioridad al proceso de evaluación, ya que deberán ser el resultado de un proceso creativo a la vista del conjunto de fortalezas y áreas de mejora detectadas.

PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL El plan de mejora permite: Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas. Identificar acciones de mejora críticas. Introducir en la organización una cultura de mejora continua (ciclos de Autoevaluación y Plan de Mejora). Analizar su viabilidad. Acercar el servicio al ciudadano y reducir al máximo las diferencias entre sus necesidades y expectativas. Disponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y de un sistema de seguimiento y control de las mismas. Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestión.

Conformar el equipo de mejora PASOS El Equipo de Mejora es el responsable de elaborar, desarrollar y dar seguimiento al Plan de Mejora y debe estar integrado por miembros del comité de evaluación. Conformar el equipo de mejora Una vez identificado el problema o área de mejora, es necesario conocer las posibles causas que lo originan y seleccionar las alternativas más apropiadas para su solución. Identificar y seleccionar las Áreas de Mejora. Incluye, las acciones o actividades a ejecutar, los responsables de su ejecución, una breve descripción de la mejora a realizar, los plazos para su ejecución y los indicadores de seguimiento. Elaborar el Plan

COMPONENTES DEL PLAN DE MEJORA

COMPONENTES… Actividades Acciones que se llevan a cabo para resolver la debilidad o área de mejora identificada. Objetivo Define claramente el resultado que se persigue con la acción de mejora que se ejecuta. Tareas Labor que debe hacerse en un tiempo especifico. Recursos necesarios Lo determina el grado de orientación de la institución hacia la ejecución y se refiere a los recursos materiales, financieros, humanos, tecnológicos, otros. JORA

COMPONENTES… Productos Se refiere a los indicadores de resultados programados para alcanzar como consecuencia de la mejora. Fecha de Inicio-Fin Cada actividad o acción de mejora colocada en el plan debe quedar enmarcada dentro de una fecha de inicio de su ejecución y la fecha en que debe terminar. Responsable A cada actividad o acción de mejora se le debe asignar un responsable de su ejecución y logro. Medio de verificación Se refiere a los medios para verificar el cumplimiento de las actividades o indicadores, tales como: documentos, sistemas, etc. JORA

CARACTERÍSTICAS JORA Viables: Posibilidad de ser cumplidos. Cotejables: En tiempo y grado de cumplimiento. Flexibles: Susceptibles de modificación ante contingencias no previstas sin apartarse del enfoque inicial. Comprensibles: Cualquier agente implicado debe poder entender qué es lo que se pretende conseguir. Obligatorios: Voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario para su consecución.

CAUSA RAÍZ DEL PROBLEMA Una vez identificado el problema o área de mejora, es necesario conocer las posibles causas que lo originan. Una causa raíz es la causa inicial de una cadena de causas que llevan a un efecto de interés. Generalmente, la causa raíz se usa para describir el lugar en la cadena de causas en donde se podría implementar una intervención para prevenir resultados no deseados.

HERRAMIENTAS PARA IDENTIFICAR LAS CAUSAS RAÍZ DEL PROBLEMA.

DIAGRAMA CAUSA – EFECTO, DIAGRAMA DE ISHIKAWA O ESPINA DE PESCADO Es una herramienta que se utiliza para identificar las causas potenciales de un problema determinado y para ilustrar gráficamente las relaciones existentes entre un resultado dado (efectos) y los factores (causas) que influyen en ese resultado. Fuente: http://www.sergerente.net/espina-de- pescado-por- kaoru-ishikawa

DIAGRAMA CAUSA – EFECTO, DIAGRAMA DE ISHIKAWA O ESPINA DE PESCADO

EL ÁRBOL DEL PROBLEMA O DIAGRAMA DEL ÁRBOL

CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA EL ÁRBOL DEL PROBLEMA O DIAGRAMA DEL ÁRBOL. CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA

LA LLUVIA O TORMENTA DE IDEAS CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA OPINIONES IDEAS IDEAS IDEAS OPINIONES IDEAS OPINIONES DEAS ideas

LLUVIA O TORMENTA DE IDEAS CARACTERISTICAS DE LAS ACCIONES PARA LA MEJORA Es una herramienta que permite generar nuevas ideas en el menor tiempo posible, a través de la creación de un ambiente que no inhibe a la participación y creatividad. Se basa en cuatro guías principales: 1) Ninguna idea por más tonta o buena que sea no debe ser criticada o evaluada. Todo juicio es suspendido!! 2) Libertad de Pensamiento. 3) Los miembros del equipo son instruidos para dar el mayor número de ideas en el menor tiempo posible. 4) Los miembros del equipo pueden tomar las ideas de los otros y modificarlas, o producir nuevas ideas por asociación.

Los Cinco Por Qués?:

Los Cinco Por Qués?: Ejemplos: Mi auto no arranca. (el problema) ¿Por qué no arranca? Porque la batería está muerta. ¿Por qué la batería está muerta? Porque el alternador no funciona. ¿Por qué el alternador no funciona? Porque se rompió la cinta. ¿Por qué se rompió la cinta? Porque el alternador está fuera de su tiempo útil de vida y no fue reemplazado. ¿Por qué no fue reemplazado? Porque no estoy dando mantenimiento a mi auto de acuerdo a las recomendaciones del fabricante. Un  servidor sufre una falla (problema) ¿Por qué el servidor falló? Porque estaba fallando una aplicación en ese servidor 2. ¿Por qué estaba fallado? Porque la estaba mal configurada 3. ¿Por qué estaba mal configurada? Porque estaba trabajando sobre ella un analista que no la conocía 4. ¿Por qué no la conocía? Porque el analista no había recibido la debida formación 5. ¿Por qué no había recibido capacitación? Porque el gerente del área no cree en los planes de capacitación

Diagrama de flujo o Flujograma

PRIORIZACIÓN DE LAS AREAS DE MEJORAS

CRITERIOS PARA SELECCIONAR LAS MEJORAS PRIORITARIAS Los criterios que generalmente se utilizan para elegir las áreas de mejora que deben ser abordadas están relacionados con el impacto que generan en: La Misión y Visión de la organización. Objetivos Estratégicos y Operativos. Ciudadanos/Clientes Mejora/Innovación de los servicios Las personas de la Organización Costos/eficiencia.

Plan de Mejora PRIORIZACIÓN ÁREAS DE MEJORA 1 2 3 4 5 MEJORA No. SUB-CRITERIO ÁREAS DE MEJORA PONDERACIÓN Ninguno=0, Bajo=1, Moderado=2, Alto=3 Impacto en los objetivos de la organización Impacto en la mejora de los servicios Impacto Financiero (Costo-eficiencia) Impacto en las personas de la Organización Total 1   2 3 4 5

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA CAUSA RAĺZ DEL PROBLEMA Plan de Mejora ANÁLISIS DE LA MEJORA ANÁLISIS DE LA MEJORA ÁREA DE MEJORA DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA OBJETIVO A CONSEGUIR CAUSA RAĺZ DEL PROBLEMA ACCIÓN DE MEJORA TAREAS  

PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL   No. Criterios No. Sub Criterio No. Área de Mejora Acción de Mejora Objetivo Tareas Tiempo Recursos necesarios Indicador Responsable seguimiento Comentarios Inicio Fin 1 2 3

SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN DE MEJORA

DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN El Plan de Mejora debe ser difundido y comunicado a todos los integrantes de la organización por el Equipo de Mejora para su conocimiento, apoyo e involucramiento colectivo en obtener sus resultados.

SEGUIMIENTO Y MONITOREO El seguimiento al Plan de Mejora implica hacer una revisión periódica de los avances logrados en su desarrollo, en término de indicadores y resultados; y también de las dificultades que se han presentado. En este caso, el seguimiento tiene dos vertientes, una a lo interno de la institución y otra por el equipo del MAP que le acompaña.

SEGUIMIENTO Y MONITOREO Seguimiento Interno: Durante la revisión interna, cada responsable de una o más actividades o acciones, deberá rendir un informe al Coordinador del Equipo, quien a su vez, habrá de hacer la retroalimentación correspondiente e informar a los demás involucrados, así como a las autoridades, el nivel de cumplimiento del mismo. Seguimiento Externo: El Ministerio de Administración Pública (MAP), a través de la Dirección de Evaluación de la Gestión Institucional, hará el monitoreo del Plan mediante el acompañamiento permanente al Equipo de Mejora, desde las fases de elaboración e implementación hasta la preparación del informe/memoria de ejecución del plan.

ELABORACIÓN INFORME DE IMPLEMENTACIÓN En base a los informes generados por cada responsable, el Coordinador del Equipo de Mejora elaborará un informe global del proceso realizado, en base al siguiente contenido: Introducción Integrantes del Equipo con las responsabilidades que le fueron asignadas Las fases del proceso realizado y la duración del mismo Recursos económicos utilizados Indicadores o productos que fueron alcanzados, Una breve explicación de los inconvenientes durante el proceso Y los anexos que fueran necesarios.

Ejercicio Práctico

¡GRACIAS POR SU AMABLE ATENCIÓN! Contacto: Dirección de Evaluación de la Gestión Institucional (809) 682-3298 Ext.325/302