ESCUELA POLITÉCNICA DEL EJÉRCITO - ESPE “DISEÑO DE UN MANUAL DE FUNCIONES BASADO EN COMPETENCIAS PARA LA EMPRESA BACKOFFICE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.”   AUTORA: CINTHYA M. URQUIZO G. DIRECTOR: DR. NELSON RODRÍGUEZ

Justificación Necesidad Como Contar con personal, con amplio conocimiento de las funciones a su cargo, permitiendo un desempeño de forma eficiente, planificada y organizada, que incluso guarde armonía con las reales necesidades que tiene la empresa. Disponer de talento humano con mayores niveles de eficiencia y desempeño profesional. Reducir el índice de rotación existente en la Compañía, logrando una firme fidelidad por parte de los empleados. Necesidad Diseñando un Manual de Funciones por Competencias para la empresa Backoffice Servicios Empresariales S.A, a fin de contribuir a la Gestión del Talento Humano. Como

Objetivo General Objetivos Diseñar un Manual de Funciones por Competencias para la empresa Backoffice Servicios Empresariales S.A., determinando las funciones, responsabilidades y competencias mínimas requeridas que deben cumplir los colaboradores, proporcionando una sólida herramienta para una eficiente Gestión del Talento Humano.

La Empresa Áreas de gestión Talento Humano Finanzas Año 1925. El Concesionario Vallejo Araujo se funda, por el Sr. Luis Vallejo Araujo. Año 2008. Cambia de administración, Familia Pérez fundan el holding corporativo Grupo VA. Conformado por 5 empresas: Vallejo Araujo, Fullrepuestos, Sivasa, Backoffice y Fastfinsa. Backoffice Servicios Empresariales S.A., se encarga de las áreas de gestión comunes de las empresas. Talento Humano Finanzas Procesos Sistemas Asesoría Jurídica

Organigrama Estructural

Metodología Utilizada La herramienta utilizada para esta investigación fue la encuesta. El cuestionario N° 1, que cuenta con nueve ( 9 ) preguntas cerradas, fue aplicado al personal de la empresa, mediante reuniones grupales, en donde se detallaba la finalidad del estudio, aclarando la confidencialidad y reserva con la información receptada. El cuestionario N° 2, que cuenta con ocho ( 8 ) preguntas tanto abiertas, de opción múltiple, como cerradas, fue aplicado a los jefes de área o sección, mediante comunicación previa vía correo electrónico, socializando las preguntas una por una y el fin de las mismas, sobre el presente estudio.

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN PERSONAL DE LA EMPRESA

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN JEFES DE ÁREA

DISEÑO DE LA PROPUESTA

Estructura del manual de funciones Introducción Objetivos y Ventajas del manual Lineamientos generales Diccionario de competencias Cuestionario para descripción y análisis de puestos Índice de cargos Descripción y análisis de cargos

COMO UTILIZAR EL DICCIONARIO DICCIONARIO DE COMPETENCIAS COMO UTILIZAR EL DICCIONARIO

DICCIONARIO DE COMPETENCIAS COMO LEER EL DICCIONARIO

CUESTIONARIO

DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS

Conclusiones En la Empresa no existe un Manual de Funciones basado en Competencias, implementado y en vigencia. Se observó que los colaboradores, al no tener claras y bien definidas sus funciones y responsabilidades, tenían conflictos por duplicidad o superposición de las mismas. Los colaboradores desconocen cuál es su línea de reporte directa, esto se debe a que la empresa no cuenta con un adecuado proceso de Inducción.

Conclusiones Los colaboradores al no conocer con exactitud sus funciones son propensos a desmotivación e insatisfacción en el trabajo, provocando, en ocasiones, un deficiente desempeño, falta de compromiso, baja productividad y competitividad. Los formatos y formularios elaborados fueron lo suficientemente claros y sencillos, ayudando, a la efectiva recolección de la información, en todos los niveles de la organización. De acuerdo a los objetivos y valores organizacionales, se adaptaron varias competencias generales que coadyuvarán a un eficiente cumplimiento de las funciones y tareas de cada cargo.

RECOMENDACIONES La Gerencia General, debe analizar la presente propuesta, y considerar su implementación, debido a que es la clara percepción del personal en cuanto a sus funciones y responsabilidades. Dar a conocer y socializar el desarrollo del presente trabajo a los colaboradores, para conseguir una adecuada colaboración por parte de ellos. Socializar claramente la estructura orgánica funcional, bajo una comunicación en cascada, a todos los niveles de la Organización.

RECOMENDACIONES La Gerencia General debe brindar su apoyo para desarrollar la actual Gestión de Talento Humano, con base a esta investigación en todos los procesos y procedimientos del área. Revisar y actualizar constantemente la presente herramienta, a fin de que se vaya engranando a los objetivos organizacionales y seguir consiguiendo los resultados esperados. Asegurar el presupuesto, para la implementación y socialización de esta herramienta, con el fin de lograr la consecución de los objetivos.

MUCHAS GRACIAS