Administración de Proyectos 03 enero, 2018 Cancún, México

¿CÓMO ADMINISTRAR LOS PROYECTOS? DEFINIR UN PROYECTO ¿CÓMO HACER PARA: Definir claramente un proyecto? Iniciar y ejecutar un proyecto? Optimizar el uso de recursos? Incorporar principios de calidad en proyectos? Poner planes estratégicos en marcha? Asegurar un resultado? ¿CÓMO ADMINISTRAR LOS PROYECTOS?

¿QUÉ ES UN PROYECTO? Un Proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. ….da solución para cubrir una necesidad

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS? “La Administración de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo”. Áreas de conocimiento de la Administración de Proyectos Integración Recursos Humanos Alcance Comunicaciones Tiempo Riesgo Costo Adquisiciones (Compras) Calidad Interesados en el proyecto PMBoK 6ª Ed.

VOLVER A LO BÁSICO: EVALUAR LOS CONTROLES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS La ingeniería y empresas de construcción - y propietarios - no pueden descuidar los fundamentos de la Administración de Proyectos*. *KPMG Global Construction Survey 2016

Las medidas tradicionales de alcance, tiempo y costo. LA TRIPLE RESTRICCIÓN Viabilidad de un Proyecto Las medidas tradicionales de alcance, tiempo y costo. Ahora también cuenta la capacidad de los proyectos para entregar lo que se propusieron hacer (los beneficios esperados)

LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS ¿Qué queremos evitar? 04 de Febrero de 2016

1986 LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS 04 de Febrero de 2016 ¿Qué queremos evitar? 1986 04 de Febrero de 2016

RELACIONES ENTRE PROJECT MANAGEMENT, PROGRAM MANAGEMENT AND PORTFOLIO MANAGEMENT

Relaciones entre Project Management, Program Management y Portfolio Management

Relaciones entre Project Management, Program Management y Portfolio Management

Relaciones entre Project Management, Program Management y Portfolio Management

PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos Inicio Planeación Ejecución Monitoreo y Control Cierre

¿Qué áreas se administran en un proyecto? Cap. Área Pregunta asociada Entregable Principal 4 Integración ¿Todas las partes del proyecto se están integrando? Project Management Plan 5 Alcance ¿Qué incluye y qué no incluye el proyecto? Scope Management Plan 6 Tiempo ¿En qué plazo se realizará el proyecto? Schedule Management Plan 7 Costo ¿Cuánto va a costar la realización del proyecto? Cost Management Plan 8 Calidad ¿Está bien el resultado del proyecto? Quality Management Plan 9 Recursos Humanos ¿Quiénes van a ejecutar el proyecto? Human Resources Management Plan 10 Comunicaciones ¿Qué, cómo y cuándo se debe comunicar? Communications Management Plan 11 Riesgo ¿Qué puede salir mal? ¿Qué puede salir aún mejor? Risk Management Plan 12 Adquisiciones ¿Qué se va a comprar o adquirir en el proyecto? Procurement Management Plan 13 Interesados del Proyecto ¿Quiénes afectan o se ven afectados por el proyecto? Stakeholder Management Plan

INICIO DEL PROYECTO

Actividades de Inicio de un Proyecto Área: INTEGRACIÓN Desarrollar el Project Charter (Acta Constitutiva del Proyecto) Objetivo general y objetivos específicos del proyecto Cuándo se va a hacer (fecha de inicio y de término) Cuánto va a costar Quién lo va a hacer y quién es el Líder de Proyecto Recursos necesarios

PLANEACIÓN DEL PROYECTO

Actividades de Planeación de un Proyecto Área: ALCANCE Recopilar Requisitos Hacer una lista de los requisitos del proyecto. Definir el Alcance del Proyecto Listar los productos o servicios a entregar (entregables). Indicar cuáles entregables no se incluyen en el proyecto. Crear la Estructura de Desglose del Trabajo Hacer un desglose en blloques que muestre cómo se dividen los entregables del proyecto.

Actividades de Planeación de un Proyecto

Actividades de Planeación de un Proyecto Área: TIEMPO Definir las actividades del proyecto. Listar todas las actividades necesarias para generar los entregables del proyecto. Secuenciar las actividades. ¿Cuál actividad va primero, cuál después y cuál al final? Estimar los recursos de las actividades. ¿Quién hace qué actividad? Estimar la duración de las actividades. ¿Cuánto dura cada actividad? Desarrollar el cronograma. Escribir el plan de actividades, responsables y plazos.

Actividades de Planeación de un Proyecto

Actividades de Planeación de un Proyecto Área: COSTOS Estimar los costos de las actividades. ¿Cuánto cuesta cada actividad? Determinar el presupuesto. ¿Cuál es el costo total del proyecto?

Actividades de Planeación de un Proyecto

EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Actividades de Ejecución de un Proyecto Área: INTEGRACIÓN Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto. En este paso, las actividades deben ejecutarse tal cual fueron planeadas, en tiempo y forma.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO

Actividades de Seguimiento y Control de un Proyecto Área: INTEGRACIÓN Monitorear y controlar el trabajo del proyecto. Comparar los resultados de las actividades con lo planeado. Identificar atrasos o desviaciones en las tareas. Identificar cuándo terminan las actividades. Realizar el control integrado de cambios. Llevar un registro de los cambios o actualizaciones realizados al proyecto, tanto en alcance, tiempo o costo.

Actividades de Seguimiento y Control de un Proyecto Área: ALCANCE Validar el Alcance. Revisar periódicamente (cada semana) que el alcance se cubra, revisar que las actividades del proyecto cumplan con los objetivos planeados. Marcar las tareas completadas. Controlar el Alcance. Si hay cambios o modificaciones en el alcance del proyecto, hay que asegurarse de informar a los participantes en el proyecto y actualizar el alcance. Marcar los productos entregados.

Actividades de Seguimiento y Control de un Proyecto Área: TIEMPO Controlar el Cronograma. Hay que actualizar el plan de plazos del proyecto, en caso de cambios de fecha o duraciones. Marcar las tareas completas. Área: COSTOS Controlar los Costos. Hay que actualizar el costo total del proyecto, en caso de que haya costos adicionales derivados de los cambios. Marcar los costos realizados.

CIERRE DEL PROYECTO

Actividades de Seguimiento y Control de un Proyecto Área: INTEGRACIÓN Cerrar el Proyecto. Una vez terminadas todas las actividades, se debe verificar si el proyecto cumplió los objetivos para los cuales fue creado. Si es así, se puede formalizar la finalización del proyecto comunicándolo a todos los involucrados en el proyecto.

INFLUENCIAS DE LA ORGANIZACIÓN EN EL PROYECTO

Cultura y Estilo de la Organización Misión, Visión, Valores, Creencias y Expectativas compartidas Normas, Políticas, Métodos y Procedimientos Sistemas de Motivación e Incentivos Tolerancia al Riesgo Percepción de Liderazgo, jerarquía y relaciones de autoridad Código de conducta, ética laboral y horario de trabajo Entornos operativos

Comunicaciones en la Organización El éxito de la Administración de Proyectos depende de un estilo de comunicación efectivo dentro de la organización. Objetivo: facilitar la toma de decisiones. Considerar la globalización: puede haber interesados en el proyecto en ubicaciones distantes. Ponderar el uso de comunicaciones electrónicas: correo electrónico, mensajería instantánea, redes sociales, videoconferencia y otros medios electrónicos. La comunicación puede ser formal e informal.

Influencia de la Estructura de la Organización

Activos de los Procesos de la Organización Procesos y Procedimientos Guías y Criterios Estándares corporativos Plantillas Procedimientos de control de cambios, financieros, para gestión de incidentes y defectos, de riesgos Guías, instrucciones de trabajo Base de Conocimientos corporativa Gestión de la configuración Información histórica Archivos de proyectos anteriores

Factores ambientales de la empresa Cultura, estructura y gobierno de la organización Distribución geográfica de instalaciones y recursos Estándares de la industria o gubernamentales Infraestructura Recursos humanos existentes Gestión de Personal Condiciones de mercado Tolerancia al riesgo por parte de los interesados Clima político

Interesados del Proyecto

Ciclo de Vida del Producto y del Proyecto Inicio Fin T I E M P O COSTO Y NIVEL DE RECURSOS Fase Inicial F a s e s I n t e r m e d i a s Fase Final CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Análisis Diseño Construcción Pruebas Liberación Procesos de Ejecución CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Procesos de Planeación NIVEL DE ACTIVIDAD Procesos de Cierre Procesos de Inicio Procesos de Control Inicio T I E M P O Fin

Impacto de las variables en el proyecto a través del tiempo

Gracias