UNIDAD II DISEÑO DE CARGOS Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas UNIDAD II DISEÑO DE CARGOS COORDINACIÓN AREA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Apuntes de Administración II, realizado con fines didácticos.

Conceptos básicos Diseño del Trabajo: Proceso que tiene como objetivo la especificación de las actividades de trabajo y otras características intrínsecas y ambientales para un puesto o grupo de la organización. Puesto: Conjunto de tareas y responsabilidades que conforman una unidad de trabajo especifica e impersonal. Requiere la utilización de una persona en una jornada determinada de trabajo Cargo: Es la descripción detallada de todas las actividades (tareas) desempeñadas por una persona (el ocupante), englobadas en un todo unificado, el cual ocupa cierta posición formal en el organigrama de la empresa.

Ubicación del cargo en el organigrama Áreas de actuación Niveles jerárquicos Responsabilidad Cargo Autoridad La posición del cargo en el organigrama define su nivel jerárquico, la subordinación (a quien responde), los subordinados (sobre quien ejerce autoridad) y el departamento o división donde está situado.

Definiciones de diseño de cargos “Proceso de organización del trabajo a través de las tareas necesarias para desempeñar un cargo específico”. (Luis R. Gomez-Mejia, David B. Balkin y Robert, L Cardy) “Incluye el contenido del cargo, las calificaciones del ocupante y las recompensas de cada cargo para atender las necesidades de los empleados y de la organización”. (George T. Milkovich y Jhon W. Boudreau) “El diseño de cargos incluye la especificación del contenido de cada cargo, los métodos de trabajo y las relaciones con los demás cargos”. (Idalberto Chiavenato)

Diseño de cargos El diseño de cargos constituye la manera como cada cargo está estructurado y dimensionado. Diseñar un cargo significa definir cuatro condiciones básicas: El conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante deberá desempeñar (contenido del cargo) Cómo deben desempeñarse las tareas o las atribuciones (métodos y procesos de trabajo) A quién deberá reportar el ocupante del cargo (responsabilidad), es decir, quién es su superior inmediato. A quién deberá supervisar y dirigir (autoridad) el ocupante del cargo, es decir, quiénes son sus subordinados.

Modelos de diseño de cargos Modelo clásico o tradicional Modelo humanista Modelo situacional o contingente

Diferencias entre el modelo de diseño de cargos clásico y el modelo humanista Modelo clásico Modelo humanista Énfasis en la tarea y en la tecnología Búsqueda de la eficiencia a través del método y la racionalización del trabajo Preocupación por el contenido del cargo Basado en órdenes e imposiciones El trabajador ejecuta y obedece Concepto de homo economicus Compensaciones salariales y materiales Fundamentado en la estructura organizacional Énfasis en la persona y en el grupo social Fundamentado en la interacción y en la dinámica de grupo Búsqueda de la eficiencia mediante la satisfacción y la interacción de las personas Preocupación por el contexto del cargo, es decir, por su entorno social. Basado en la comunicación El trabajador participa en la decisiones Concepto de homo social Recompensas sociales y simbólicas

Modelo situacional o contingente Considera tres variables simultáneamente: las personas, la tarea y la estructura de la organización. Se basa en cinco dimensiones esenciales que todo cargo debe tener en mayor o menor grado: Variedad: Se refiere al número y la variedad de habilidades exigidas por el cargo. Autonomía: Se refiere al grado de independencia, libertad y criterio personal del ocupante para planear y ejecutar su trabajo, seleccionar el equipo que utilizara y decidir qué métodos o procedimientos seguirá. Significado de las tareas: Se refiere al conocimiento de la influencia que el cargo ejerce en otras personas o en el trabajo organizacional. Identidad con las tareas: Se refiere al grado en que el ocupante del cargo debe ejecutar y completar una unidad integral del trabajo. Retroalimentación: Se refiere a la cantidad de información de retorno que recibe el ocupante para evaluar la eficiencia de sus esfuerzos en la producción de resultados.

Competencias laborales “Es el conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes que son aplicables al desempeño de una función productiva a partir de los requerimientos de calidad y eficiencia esperados por el sector productivo”. (Gestión de Recursos Humanos por Competencia Laboral, CONOCER) “Conjunto de actitudes, destrezas, habilidades y conocimientos requeridos para ejecutar con calidad determinadas funciones productivas en un ambiente de trabajo”. (Modelo Norte, INTECAP) Para desempeñar bien un cargo, el ocupante debe tener competencias que varían según el cargo, nivel jerárquico y área de actuación.

Las cinco competencias básicas necesarias en el sitio de trabajo Tiempo: Selecciona actividades pertinentes a los objetivos, asigna prioridades, destina el tiempo, prepara y sigue programas. Dinero: Elabora y ejecuta presupuestos, hace previsiones, hace registros y ajustes para alcanzar objetivos. Materiales e instalaciones: Obtiene, guarda, distribuye y utiliza materiales o espacio con eficiencia. Recursos humanos: Enseña habilidades y distribuye el trabajo, evalúa el desempeño y asegura la retroalimentación. Recursos Identificar, organizar, planificar y asignar recursos Participa como miembro de un equipo: contribuye al esfuerzo grupal. Sirve a los clientes y consumidores: trabaja para satisfacer expectativas de los clientes. Ejerce liderazgo: comunica ideas, persuade y convence a los demás, asume retos. Negocia: trabaja con acuerdos que incluyen intercambio de recursos, resuelve conflictos diversos. Trabaja con diversidad: Junto con hombres y mujeres de diversas procedencias. Interpersonales Trabaja con otras personas

Las cinco competencias básicas necesarias en el sitio de trabajo….2 / Obtiene y evalúa información. Organiza y mantiene información. Interpreta y comunica información. Utiliza computadores para procesar información. Información Obtiene y utiliza información Comprende sistemas: Sabe cómo funcionan los sistemas sociales, organizacionales, y cómo operarlos con eficacia. Monitorea y corrige el desempeño: Distingue tendencias, prevé efectos sobre operaciones, diagnostica desvíos en los sistemas y corrige errores o soluciona problemas. Mejora o diseña sistemas: Sugiere modificaciones en los sistemas actuales y desarrolla alternativas para mejorar el desempeño. Sistemas Comprende interrelaciones complejas Selecciona tecnología: Escoge procedimientos, herramientas o equipo, incluso computadores o tecnología relacionada. Aplica tecnología a las tareas: Comprende los objetivos y ajusta los procedimientos y operaciones del equipo. Mantiene el equipo: Previene, identifica y resuelve problemas con equipos, incluso computadores o tecnología relacionada. Tecnología Trabaja con tecnología variada

Análisis de cargos El análisis de cargos es el procedimiento que se realiza para establecer las obligaciones y las habilidades que requiere un cargo y el tipo de persona que se debe contratar para ocuparlo. Analizar un cargo significa detallar que exige el cargo del ocupante en términos de conocimientos, habilidades y capacidades para desempeñarlo de manera adecuada.

Factores de especificación en el análisis de cargos Requisitos intelectuales Instrucción necesaria (Capacitación) Experiencia anterior Iniciativa Aptitudes Requisitos físicos Esfuerzo físico Concentración visual o intelectual Destrezas o habilidades Constitución física Factores de especificación Responsabilidades por Supervisión de personas Material, equipo o herramientas Dinero, títulos o documentos Contactos internos o externos Condiciones de trabajo Ambiente físico de trabajo Riesgos de accidentes

Métodos de recolección de datos sobre cargos Método de la entrevista: Consiste en recabar información del cargo mediante una entrevista realizada por el especialista y el titular del cargo. Método del cuestionario: Registro mediante el que se pretende recoger información de todos los aspectos relacionados con el cargo. Método de la observación: Consiste en la observación directa del empleado mientras realiza las tareas y funciones propias de su cargo.

Descripción de cargos La descripción del cargo es una declaración escrita del contenido y de las principales responsabilidades del cargo. Describir un cargo significa relacionar qué hace el ocupante, cómo lo hace, en qué condiciones lo hace y por qué lo hace.

Contenido del cargo según la descripción de cargos ¿Qué hace? Tareas y actividades por ejecutar ¿Cuándo lo hace? Periodicidad Diaria Semanal Mensual Anual Esporádica Contenido del cargo ¿Cómo lo hace? A través de: Personas Maquinaria y equipos Materiales Datos e información ¿Dónde lo hace? Sitio y ambiente de trabajo ¿Por qué lo hace? Objetivos del cargo Metas y resultados por alcanzar

Contenido de la descripción de puestos La identificación Código Título del puesto Ubicación Jefe inmediato Subalternos Puestos que lo sustituyen Puestos a los que puede sustituir

Contenido de la descripción de puestos…..2/ Condiciones Organizacionales Descripción genérica, misión u objetivo del puesto Funciones del puesto (Ejemplos de tareas) Responsabilidades Por mobiliario y equipo Por relaciones interpersonales Por manejo de información Por toma de decisiones Supervisión Ejercida Recibida

Contenido de la descripción de puestos…..3/ Condiciones de Trabajo Esfuerzo Mental Físico Medio ambiente Lugar Condiciones ambientales Riesgos y consecuencias Riesgos Consecuencias

Contenido de la descripción de puestos…..4/ Condiciones de Requerimiento Aspectos educativos Experiencia laboral Otros

Ejemplo de descripción de puestos 1. Identificación del puesto Código del puesto:   Nombre del puesto: Ubicación: Le reporta a: Le reportan: 2. Propósito / objetivo del puesto 3. Funciones del puesto 4. Especificación del puesto Requisitos de educación Requisitos de experiencia Habilidades / Destrezas 5. Responsabilidad Errores   Maquinaria / Equipo Relaciones con otros Información confidencial Dinero / Valores Supervisión 6. Nivel de esfuerzo Mental Físico 7. Condiciones ambientales 8. Riesgos Ejemplo de descripción de puestos

Enriquecimiento del cargo Es la manera práctica y viable de adecuar permanentemente el cargo al crecimiento profesional del ocupante, y consiste en aumentar deliberada y gradualmente los objetivos, las responsabilidades y los desafíos de las tareas del cargo para ajustarlos a las características del ocupante. El enriquecimiento del cargo puede ser lateral u horizontal (carga lateral con adición de nuevas responsabilidades del mismo nivel) o vertical (carga vertical con nuevas responsabilidades más elevadas). Enriquecimiento vertical Cargo Enriquecimiento horizontal Cargo Enriquecimiento horizontal

Alternativas para el enriquecimiento de cargos Carga vertical. Aumenta la complejidad del cargo Atribuir responsabilidades más elevadas Carga horizontal. Aumenta la variedad del cargo Para enriquecer un cargo, se deben redistribuir sus elementos Incluir el trabajo anterior Incluir el trabajo posterior Atribuir a otras personas o automatizar tareas sencillas

ALTO No lo olvides: “La mejor forma de aprender es poner en practica los conocimientos adquiridos” ¡GRACIAS POR TU ATENCIÓN!