UNIDAD II ORGANIGRAMAS Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas UNIDAD II ORGANIGRAMAS Apuntes de Administración II, realizado con fines didácticos. COORDINACION AREA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Concepto Organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización. Objeto

Utilidad Proporciona una imagen formal de la organización. Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía. Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional. Constituye una fuente autorizada de consulta

Requisitos Fundamentales Precisión: en los organigramas, las unidades administrativas y sus interrelaciones deben definirse con exactitud. Sencillez: debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente.

Uniformidad: para facilitar su interpretación conviene homogenizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño Presentación: en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo. Vigencia: debe mantenerse actualizado (nombre de quien lo preparó y fecha de autorización o actualización)

Clasificación de organigramas Por su naturaleza: MICROADMINISTRATIVOS: una sola organización MACROADMINISTRATIVOS: involucran a más de una organización

Por su ámbito Generales: representan únicamente a los órganos principales de la institución y sus relaciones básicas. Específicos: se refieren únicamente a una dependencia o unidad administrativa en concreto .

Organigrama General

Organigrama Especifico

Por su contenido INTEGRALES: representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Organigrama Integral o Estructural

FUNCIONALES Y DE FUNCIONES: incluyen las principales funciones, además de las unidades y sus interrelaciones. Es de utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.

Organigrama Funcional y de Funciones

DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES O NOMINAL: indican para cada unidad administrativa los puestos y el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.

Organigrama de Puestos, Plazas y Unidades o Nominal

Por su presentación VERTICALES: presentan las unidades de arriba hacia abajo, el órgano de mayor jerarquía está colocado en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada, y las relaciones entre las unidades se representan por líneas verticales. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización.

Organigrama Vertical

HORIZONTALES: despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan el órgano superior en el extremo izquierdo, los niveles jerárquicos se ubican en las columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas horizontales.

Organigrama Horizontal Gerencia de Producción Gerencia Financiera Gerencia de Ventas Gerencia General

MIXTOS: esta presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades administrativas.

Diseño de organigramas FIGURAS: los elementos gráficos esenciales para la elaboración de organigramas son las figuras (comúnmente rectángulos) para presentar las unidades administrativas y las líneas de conexión para expresar los grados de autoridad y responsabilidad, así como la clase de relación entre los órganos de la institución.

FORMA: es recomendable representarlas bajo un solo tipo de figura y estandarizar el tamaño de la misma. DIMENSION: los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes COLOCACION DE LAS FIGURAS: se debe tener presente el nivel jerárquico que ocupa la unidad dentro de la organización y es importante tomar en cuenta la clase o tipo de organigrama que se desea elaborar

LINEAS DE CONEXION: muestran los diferentes tipos de relaciones que se dan entre las unidades administrativas RELACION LINEAL: en ella la autoridad y la responsabilidad se transmite mediante una sola línea. RELACION DE AUTORIDAD FUNCIONAL: relación de mando especializado. Se representa por medio de líneas cortas de trazo fino discontinuo RELACION DE COORDINACION: tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades de la organización. Se representa por medio de líneas largas de trazo descontinuó RELACION DE ASESORIA: existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos especializados a unidades de línea.

Líneas de autoridad INTERNA: es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura organizacional, a los órganos de línea. (están conformadas con recursos de la empresa). Se representan por medio de líneas continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad a la cual se adscriben.

EXTERNA: es la que suministran unidades asesoras a los órganos de línea, que aunque forman parte del gráfico de la organización, desempeñan sus funciones en forma independiente de ésta. Su colocación en el organigrama se hace a través de líneas de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la línea de mando de la unidad de la cual dependen jerárquicamente.

Recomendaciones para las líneas de conexión Utilizar un trazo más grueso para las líneas que interconectan las figuras rectangulares, que el que se utiliza para trazar las figuras Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe el principio de autoridad-responsabilidad. Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a él por una sola línea. Evitar todos los trazos y tramos injustificados Mantener el mismo grosor de las líneas de interconexión en todo el organigrama.

Procedimiento para elaborar o actualizar organigramas AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL ESTUDIO: debe emanar del titular de la organización apoyado por los niveles de decisión, en especial por el responsable del órgano administrativo. INTEGRACION DEL EQUIPO DE TRABAJO: personal compenetrado en la materia.

DETERMINACION DEL PROGRAMA DE TRABAJO: planeación de actividades plasmada en un documento (gráfica de Gantt) CAPTACION DE INFORMACION: entrevistas con los empleados, revisar archivos y documentos

CLASIFICACION Y REGISTRO DE LA INFORMACION: ordenarse en carpetas, y utilizar equipos de computo. ANALISIS DE INFORMACION: analizar los datos obtenidos con el fin de detectar contradicciones o duplicidad de funciones. DISEÑO DEL ORGANIGRAMA: integración del documento con las opciones de estructuras específicas.

ALTO No lo olvides: “La mejor forma de aprender es poner en practica los conocimientos adquiridos” ¡GRACIAS POR TU ATENCIÓN!