Unidad III: Proceso Administrativo en la empresa y en sus Áreas funcionales El proceso administrativo es la Planeación, Organización, Dirección y Control que se lleva a cabo en la empresa y en sus áreas funcionales.

TAYLOR 1903 EEUU FAYOL 1916 FRANCIA OBJETIVO ADMINISTRACION CIENTIFICA TEORIA CLASICA DE LA ADMINISTRACION ENFASIS EN LA RACIONALIZACION DEL TRABAJO DEL OBRERO: PRODUCTIVIDAD ENFASIS EN LA FUNCION GERENCIAL: LOGRO DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS OBJETIVO EFICIENCIA DE LAS ORGANIZACIONES

LA PRODUCTIVIDAD La productividad es el valor de los productos (bienes y servicios), dividido entre el valor de los recursos (salarios, costo de equipo y similares) qué se han usado como insumos. Ejem. 3 empleados procesan 600 pólizas de seguros; trabajando 8 horas durante 5 días. La productividad es: P= 600/3 x 40 hs/empleado =5 pólizas/hora. producción Productividad = insumos

Productividad Multifactorial La productividad multifactorial o global es el índice de los resultados alcanzados (valor de productos) entre los recursos utilizados (valor del insumo). Se fabricaron 400 piezas de producto a un costo bruto de $ 10 c/u. El depto. contable informa que el costo real fue $ 400 m. o. $ 1000 de materiales y $ 300 gastos generales. P= (400 x 10)/(400+1000+300) =4000/1700= 2.35 Resultados alcanzados Productividad = Recursos utilizados

Aspectos administrativos comunes a las organizaciones EFICIENCIA EFICACIA Énfasis en los medios, recursos Hacer correctamente las cosas. Cumplir tareas y obligaciones. Salvaguardar los recursos. Jugar futbol con arte. Énfasis en resultados. Hacer las cosas correctas Alcanzar objetivos. Optimizar el empleo de los Recursos. Obtener resultados Ganar el partido.

Las funciones de la empresa TECNICAS Producción de bienes y servicios COMERCIALES Compra, Venta o Intercambio FINANCIERAS Obtención y aplicación De capitales DE SEGURIDAD Protección y preservación de Bienes y Personas CONTABLES Inventarios, Registros, Bces., costos y Estadísticas DE ADMINISTRACION P L A N I F C R O G Z D T TEORIA CLASICA DE LA ADMINISTRACION

EL PROCESO ADMINISTRATIVO PLANIFICACION ORGANIZACION DIRECCION CONTROL COORDINACION

Proceso Administrativo Planeación … Organización… 1. ¿Qué hacer? 2. ¿Cómo hacerlo? 3. ¿Dónde hacerlo? 4. ¿Quién lo hace? 5. ¿Cuándo lo hace? 6. ¿Por qué lo hace? Significa establecer objetivos, planes, asignación de metas y establecer presupuestos bien negociados. COORDINACION de recursos materiales y humanos, en busca de un objetivo común, lo cual conlleva la asignación de funciones (DIVISION DEL TRABAJO) y las relaciones entre cada una de ellas.

Proceso Administrativo Dirección… Control Orientar e influir a los empleados a que éstos contribuyan al logro de las metas establecidas. El Directivo cuenta con los recursos financieros, materiales, de información y humanos para lograrlo. Control significa supervisar el trabajo de otros; revisar, evaluar los resultados obtenidos, para asegurar qué alcancen las metas planeadas.

Las cuatro etapas del proceso administrativo Planeación Fijar metas y medios para alcanzarlos 3

Las cuatro etapas del proceso administrativo Planeación Fijar metas y medios para alcanzarlos Organización Asignar responsabilidades y tareas 4

Las cuatro etapas del proceso administrativo Planeación Fijar metas y medios para alcanzarlos Organización Asignar responsabilidades y tareas Dirigir: Influir y motivar 5

Las cuatro etapas del proceso administrativo Planeación Fijar metas y medios para alcanzarlos Controlar Monitorear actividades y hacer correcciones Organización Asignar responsabilidades y tareas Dirigir: Influir y motivar 6

El proceso administrativo. PLANEACION ORGANIZACIÓN DIRECCION CONTROL - Definir misión - Formular los objetivos - Definir los medios y las estrategias para lograrlos - Programar las actividades Necesarias. - Dividir el trabajo. - Asignar actividades - Agrupar actividades a unidades y puestos - Asignar los recursos - Definir autoridad y responsabilidad. - Designar a las personas adecuadas. - Coordinar los esfuerzos. - Comunicar. - Motivar. - Liderear. Orientar Definir los estándares. - Monitorear el desempeño. - Evaluar el desempeño. Emprender las acciones correctivas necesarias.

I. Planeación Las empresas no improvisan. En ellas, casi todo se planea con anticipación. La planeación figura como la primera función administrativa, es la base a las demás. La planeación determina con anticipo cuáles son los objetivos y qué debe hacerse para conseguirlos. La planeación define objetivos y planes.

DESGLOSE DE LOS OBJETIVOS LARGO PLAZO MEDIANO PLAZO CORTO PLAZO Objetivos organizacionales Políticas: Guias de acción. Directrices: Líneas básicas y genéricas de acción. Metas: objetivos a alcanzar en el C. Plazo. Programas:Planes para lograr metas Procedimientos de programas. Métodos de tareas. Normas a tareas. PLANEACION ESTRATÉGICA AMPLITUD PLANEACION TÁCTICA PLANEACION OPERATIVA Menor NIVEL DE DETALLE Mayor Fundamentos de Administración

Amplitud de la planeación Planeación Estratégica: Metas y estrategias a largo plazo adecuando oportunidades a recursos disponibles. Planeación táctica: Traslada los planes de la alta dirección a mandos medios, en metas y planes a mediano plazo. Planeación Operativa: Procesos y procedimientos específicos en niveles bajos a cortisimo plazo (tareas de rutina). Fundamentos de Administración

Modelo del Proceso de Planeación Estratégica Misión y Metas Análisis Externo y Análisis Interno Selección Estratégica Estrategias Corporativas Estrategias De Negocios Estrategias Funcionales Ventas Producción Estrategias Globales Implementación de la Estrategia Estructura, Control, Conflictos, adecuación

Proceso de Planeación Estratégica ANALISIS DE LAS FUERZAS Y DEBILIDADES INTERNAS ESTABLECIMIENTO DE MISIÓN, VISIÓN Y METAS ANALISIS F O D A ANÁLISIS Y FORMULACIÓN ESTRATÉGICA IMPLEMANTACIÓN ESTRATÉGICA CONTROL ESTRATÉGICO ANALISIS DE LAS OPORTUNIDADES Y AMENAZAS EXTERNAS

Análisis FODA (BASADO EN INFORMACION FACTUAL)           Análisis Interno Fortalezas Debilidades Compétitividad FUERTE: MKT: PRODUCTO/SERVICIO + Otras 3P’S (Precio, Plaza, Pub) Alto Share(PDM), Awareness, PRESTIGIO (Posicionamiento) FINANCIERO: Capital Trabajo (CT), Capacidad de Inversión (CI), Rentabilidad (R), RH: Suficiente y Competente. . COMPETITIVIDAD DÉBIL EN MKT, FINANCIERO, RECURSOS HUMANOS u otras funciones. Análisis Externo Oportunidades Amenazas Competidores Fuertes en MKT, FINANZAS y RH. + Nuevos competidores, Product/Servicios Sustitutos, Mercado de Innovaciones Cambios demográficos MERCADO AP estable, a la Baja Competidores Débiles en: MKT, FINANZAS y RH MERCADO (demanda) en Crecimiento actual/potencial (A,P).

Satisfacción del Cliente A N A L I S I S F O D A ANÁLISIS INTERNO: AREAS FUNCIONALES (FUERZAS-DEBILIDADES) Rentabilidad Ventas Análisis financiero Análisis del valor de las acciones Capacidad y desempeño de los empleados Evaluación de Recursos Humanos Análisis de otros recueros internos Análisis de recursos internos Costo relativo Nuevos productos Análisis de portafolio de productos Análisis de operaciones Marketing Satisfacción del Cliente Calidad del producto Asociación de marca

ANÁLISIS EXTERNO: AMENAZAS Y OPORTUNIDADES Análisis del Mercado: Competitividad Análisis de competidores Análisis tecnológico Análisis del medio ambiente Análisis macroeconómico Análisis político y regulatorio Análisis de Rec. Humanos Análisis cultural y social

Posición en el mercado: ejemplo Líder del Mercado Retador del mercado Seguidor Ocupante de nicho 40% 30% 20% 10%

POSICION EN EL MERCADO: EJ. DETERGENTES EN MEXICO 29 EMPRESAS COMPITEN EN MEXICO ¿Valor del Mercado? EL MERCADO VALE 1,500 MILLONES DE DOLARES AÑO % CRECIMIENTO + 8.4 + 7.3 + 0.5 + 1.5 + 1.8 PARTICIPACION DEL MERCADO P & G 47% HENKEL 13% OTRAS MEXICANAS 40% ¿Cómo estimarlo?: # de hogares x consumo estimado 32’ (2015 Inegi) x kg/sem x 52 x $20 = 1,664’usd

COMPETITIVIDAD Capacidad, preparación y desempeño de una región, de un país, de un sector (industria) o de una empresa en el mercado. Puede ser desde nacional hasta mundial. (Southwest, Zara, Toyota, Apple, Samsung, G.E: Liderazgo Global) Criterios de medición: 1. Enfoque hacia adelante: Tener posibilidades de ganar a futuro. Ej. costo de mano de obra, tecnología, diseño, precio, distribución. 2. Enfoque hacia atras: Lo que se ha logrado hasta este momento (% de share de mercado; nivel de vida del país).

SOUTHWEST AIRLINES Sistema de Actividad MICHEL PORTER EXPOMANAGEMENT 2002 SOUTHWEST AIRLINES Sistema de Actividad No comidas No transferencia de equipaje Servicio a pasajeros limitado No asignación de asientos No conexiones con otras líneas Maquinas automáticas de emisión de boletos Salidas confiables frecuentes Rutas cortas entre ciudades medianas y aeropuertos secundarios 15min. de rotación en sala de última espera Flota estandarizada de nave 737 Maquinas automáticas de emisión de boletos Poco personal, latamente productivo en tierra y salas Precios muy bajos de boletos Contratos flexibles con el sindicato Alto aprovechamiento de naves “Southwest, la línea de tarifas más bajas” Empleados dueños de acciones MICHEL PORTER

Sistema de Actividades EXPOMANAGEMENT 2002 ZARA (ESPAÑA) Sistema de Actividades Locales superiores para sus tiendas Mercadeo de boca a boca Moda a precios moderados y de calidad No publicidad en los medios Estilos muy populares Equipo de descubridores de tendencias en el mundo entero Extenso uso de datos de ventas de las tiendas Alternar a compradores que regresan a la tienda Uso de maquinaria de textiles avanzada Entrega Just in time Cambios frecuentes de los productos Sistema de producción muy flexible Producción en España y Portugal, cerca de los mercados Propiedad de sitios de producción MICHEL PORTER

Tipos de planes: aplicables a nivel Estratégico, Táctico y Operativo EL PLAN ES EL RESULTADO DE LA PLANEACION. Planes relacionados con el dinero: PRESUPUESTO es un plan de asignación de FONDOS ($). Planes relacionados con el tiempo: PROGRAMAS que especifican tiempos de realización de acciones. Planes relacionados con los métodos: PROCEDIMIENTOS o instrucciones para una acción, son los métodos. Planes relacionados con EL CONTROL del comportamientos denominados REGLAS O REGLAMENTOS. Fundamentos de Administración

Componentes de un plan Un plan es una guía para las acciones a tomar; establece a qué situación se deberá llegar, lo que debe hacerse para alcanzarla y los recursos que se aplicarán en ese esfuerzo. Objetivos (Y Metas) Los objetivos son los resultados deseados. Son fines, propósitos, intensiones o estados futuros que personas y organizaciones pretenden alcanzar mediante la aplicación de esfuerzos y recursos. Objetivo Final Objetivo intermedio Objetivo intermedio Punto de partida Objetivo intermedio

Medios de Realización Medios de Control Medios de realización Para alcanzar los objetivos es preciso definir uno o más cursos de acción, realizar actividades y emplear recursos. Un plan debe contener la definición de los recursos de acción, de las actividades operativas y de los recursos necesarios para lograr los objetivos. Medios de Control Los medios de control consisten en información que sirve para evaluar hasta que punto se están alcanzando los objetivos y hasta qué punto son apropiados los cursos de acción.

Tipos De Planes Planes Temporales Planes Permanentes Los planes pueden clasificarse de acuerdo con diferentes criterios. Uno de los mas relevantes para los administradores es el de la permanencia, que divide los planes en temporales y permanentes. Planes Temporales Los planes temporales, llamados también planes con un fin singular, culminan cuando se alcanzan los objetivos. Planes Permanentes Los planes permanentes son las decisiones programadas que se usan en situaciones predefinidas.

Políticas Una política o directriz es una orientación genérica, que define en líneas generales el curso de acción a seguir cuando se presenta determinado tipo de problema. La política orienta el proceso de tomar decisiones, dejando a los gerentes la selección de los detalles. Procedimientos Los procedimientos, llamados también rutinas o normas, son descripciones detalladas de secuencias de actividades que deben llevarse a cabo para que sea posible cumplir un objetivo. Los procedimientos intentan reducir al mínimo las posibilidades de error y, para ello, definen con precisión el comportamiento a seguir.

Procedimientos y reglas Tipos de planes Misión Objetivos y metas Estrategias Políticas Procedimientos y reglas Programas Presupuestos www.auladeeconomia.com

II. ORGANIZACIÓN: AREAS FUNCIONALES Es una división del trabajo, de responsabilidad. Involucran una especialidad, una autoridad (dirección, gerencia, jefatura). Se concentran en los objetivos de la empresa, para lograrlos de manera efectiva y eficiente (la especialización da eficiencia). Organización funcional, a partir de empresas mediana, las pequeñas no tienen (E. Simple).

AREAS FUNCIONALES Director General Investigación y Ventas y Desarrollo Mercadotecnia Producción Recursos Humanos Ingeniería Reclutamiento y selección. Sueldos y Salarios. Capacitación y Desarrollo. Relaciones Laborales. Higiene y Seguridad Industrial. Planeación y Evaluación del Personal

Áreas funcionales Recursos Humanos. Finanzas. Administración de Materiales. Producción. Mercadotecnia. Sistemas. Staff.

Recursos Humanos: selección, capacitación, desarrollo, Admón. Reclutamiento y selección. Sueldos y Salarios. Capacitación y Desarrollo. Relaciones Laborales. Higiene y Seguridad Industrial. Planeación y Evaluación del Personal.

Finanzas: Admón., obtención, asignación y control de Recursos Contabilidad General y Costos. Tesorería, Inversiones; Crédito y Cobranzas. Planeación Financiera. Cuentas por cobrar. Caja. Impuestos. Análisis de Riesgos.

Administración de Materiales: MP, en proceso, almacén, inventario. Compras. Trafico. Almacén. Compras internacionales. Control de calidad.

Admón. de Producción/Operación: todos los procesos desde el inicio hasta el final (P. terminado) Programación de la Producción. Diseño de Producto. Procesos (Administración de Manufactura). Control de calidad. Mantenimiento.

Mercadotecnia: conjunto de Actividades para que producto se conozca, esté en el lugar adecuado, al precio conveniente y sea satisfactorio al cliente.

Mercadotecnia Ventas. Producto. Precio. Plaza, Distribución. Publicidad. Investigación de Mercados.

Sistemas: satisfacer necesidades de información y comunicación de manera oportuna, efectiva y veraz. Telecomunicaciones. Análisis y Diseño de sistemas. Procesamiento. Redes. Mantenimiento de Sistemas. Seguridad Informática.

Proceso de Dirección y Control Estructura Organizacional: Coordina e integra trabajo de empleados Obj: desarrollo superior - Eficiencia - Calidad - Innovación -Respuesta hacia clientes Sistema de Control Estratégico: incentiva, monitorea desempeño Coordinación y motivación a empleados Cultura Orgnizacional valores, creencias y normas que comparte el personal

III. DIRECCION La Dirección es la función responsable de lograr los objetivos y las estrategias de la organización, a través de la designación de las personas adecuadas para ello; de su orientación, coordinación y motivación para el logro de lo propuesto. La dirección se centra en todos y cada uno de los cuadros responsables de la toma de decisiones.

Motivación Proceso que origina, estimula y direcciona voluntariamente los comportamientos hacia la realización de objetivos Supuestos: El comportamiento tiene un propósito Las personas se comportan en forma positiva (terminar un trabajo a tiempo) o negativa (llegar tarde) por alguna razón La motivación orienta a la acción Las personas resisten los cambios a menos que tengan una motivación para hacer las cosas diferente La motivación orienta a las personas hacia un resultado final deseado La motivación refuerza la persistencia y la necesidad de poner esfuerzo suficiente en un logro

Teorías de motivación Maslow (necesidades) Herzberg (factores) Alderfer (erc) McClelland (impulsos) Autorrealización Motivacionales: trabajo, crecimiento, responsabilidad, ascenso. Crecimiento Logro Estima/Status Logro y reconocimiento Poder Relación Pertenencia/Amor Calidad de relaciones laborales/personales Afiliación Seguridad Seguridad en el empleo Existencia Fisiológicas Políticas de empresa: condiciones de trabajo, remuneraciones

Necesidades de Maslow CALIDAD BÁSICA TRASCENDENCIA AR ESTATUS DA PSICOLOGICAS PERTENENCIA SEGURIDAD BASICAS FISIOLOGICAS CALIDAD BÁSICA

La Real Academia Española define al control como: IV. Control Del francés contrôle. La Real Academia Española define al control como: La comprobación, inspección, fiscalización, intervención. Es la Regulación, manual o automática, sobre un sistema. Management control Contrôle de gestion Organización Estrategia Comportamiento

EL PROCESO DE CONTROL • Un • Un • Establecimiento de Metas Un • CONTROL Medición y Detección de Desviaciones Un • Retroalimentacion Un • CORRECCION Control y Evaluación, es la fase donde se miden los resultados, en relación a lo planeado; corrigiendo desviaciones y reiniciando. Estándar: unidad de medida ($, # unidades) o indicador (rentabilidad)

Desempeño actual Acciones correctivas Lo planeado

Medición de desviaciones Se basa en sistemas de información administrativa (contabilidad administrativa). La información debe ser oportuna, confiable, válida y fluida (canales adecuados). Corrección: Antes de una decisión correctiva, se debe analizar el por qué de la desviación. Retroalimentación: A través de la retroalimentación, se informa de los resultados y las medidas de corrección.

Herramientas de Control Son las mismas qué se utilizan en la planeación, es decir: Metas, planes, programas, presupuestos. La diferencia es que estos instrumentos contienen los objetivos y estrategias programadas y sirven para comparar con los resultados reales. De esta manera se obtienen las desviaciones o diferencias entre lo logrado y lo propuesto.

Control personal de 1°, 2° y 3° orden Tipos de controles Control personal de 1°, 2° y 3° orden 1er orden: supervisión específica y directa: frecuentes cambios de trabajo, procedimiento y/o de personal. 2° orden: implícito en el trabajo: donde el empleado está limitado en la elección y la oportunidad de tomar decisiones (procedimientos específicos). 3° orden, el personal se autocontrola: en todo tipo de empresas y niveles jerárquicos: formación, capacitación, culturización (cultura organizacional).