CONTROL Y EVALUACIÓN DE FORMACIÓN SONIA LÓPEZ ESPINOSA YANCY HINOJOSA RUIZ

Definición de Evaluación: Significa medir para comprobar que los resultados alcanzados coinciden con los previstos. Evaluación del Plan de Formación es valorar y comparar los beneficios de la formación y su impacto en el logro de los objetivos a corto, medio y largo plazo con sus costes reales, para así poder medir el retorno de la inversión.

La Formación Corresponde con los conocimientos que se otorgan para complementar a la persona para el desempeño laboral, con eficiencia, eficacia y oportunidad. Esta orientada hacia las funciones que hará la persona. Enlaza tres elementos: Ser (lo que soy), Hacer (lo que puedo hacer) y el saber hacer (con lo que soy y puedo hacer, lo hago bien), orientado al logro “COMPETENCIA LABORAL”.

La Evaluación de los procesos, de los impactos y de los resultados es una actividad fundamental del ciclo de la Capacitación.

¿Quien hace la evaluación? La evaluación se lleva a cabo por los involucrados en el Plan de Formación, preferiblemente en una acción integrada. Formante Formador El responsable de la formación

Existen diversidad de modelos de evaluación El modelo de Kirkpatrick: Niveles: Reacción Aprendizaje Conducta o transparencia Resultados

¿Que se ha de evaluar? Se han de evaluar todos los aspectos y elementos del Plan de Formación. Es decir, infraestructuras, lugares, horarios, recursos materiales y humanos, costes, etc.  Estos análisis se pueden enfocar de muchas formas, pero uno de los modelos de evaluación más usados son los de Hamblin y Kirkpatrick, que presentan diferentes niveles de evaluación para los elementos de la formación:

I. REACCIÓN En esta parte se evalúa la impresión que tiene el individuo inmediatamente después de haber finalizado la formación: En qué medida se satisfacen las necesidades y se logran los objetivos. El desempeño de los formadores. La organización de las acciones y actividades formativas. Las condiciones generales de aprendizaje y el entorno en que se desarrolló.

II. APRENDIZAJE En este paso se trata de comprobar si los participantes modifican sus conocimientos, habilidades o actitudes tras participar en una acción de formación, es decir, se trata de medir el grado de retención que el trabajador ha experimentado durante el curso. Lleva más tiempo que la de reacción al curso. para poder evaluar hay que tomar como punto de partida, los objetivos del programa de formación.

III. CONDUCTA O TRANSFERENCIA Cambio detectado en el desempeño laboral como consecuencia de la formación. Es necesaria la evaluación sistemática de la actuación en el puesto de trabajo, tanto antes como después de la formación Es necesaria la participación de los actores: Individuos que reciben la formación. Jefe inmediato superior Compañeros de trabajo En casos de formación de directivos, sus subordinados.

IV. RESULTADOS En esta fase se evalúan los resultados finales que se obtienen como consecuencia de la asistencia de los trabajadores a cursos de formación: Aumento de la productividad. Aumento de las ventas Reducción de los costes Mejora de la calidad Disminución de las tasas de ausentismo y movilidad laboral.

El objetivo de toda formación en la empresa debe ser la mejora de los resultados organizativos. El punto de partida es el análisis de las necesidades de la organización y la finalidad debe ser verificar si esas necesidades se han cubierto. La evaluación de impacto permite conocer la eficacia, eficiencia, comprensividad, validez y utilidad del programa, así como su rentabilidad profesional y social.

La evaluación de impacto es una de las funciones menos desarrolladas y que presenta más deficiencias en las organizaciones, debido a que en todas las organizaciones se evalúa la satisfacción de los participantes, pero no el impacto.

Aquí se refiere a los efectos de la formación, y para tal fin es preciso tener en cuenta indicadores como: a) El logro de la finalidad esperada b) Valoración de la mejora en relación con: • Calidad en el puesto de trabajo • Eficiencia en el trabajo realizado • Motivación hacia el trabajo • Clima laboral

• Responsabilidad-autonomía en el puesto de trabajo • Nivel de conocimientos y habilidades c) Cambios producidos como consecuencia de los aprendizajes adquiridos • A nivel personal • A nivel social • A nivel institucional

¿Cuando se ha de evaluar la formación? Existen cuatro momentos para realizar el proceso de evaluación en un proceso de formación. Una evaluación inicial. La idea es detectar los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes del alumno antes de llevar a cabo las acciones y actividades formativas.

Evaluación a lo largo  de la ejecución de las acciones y actividades formativas, para poder introducir las correcciones necesarias en función de las posibles desviaciones en cuanto al logro de los objetivos. Se pretende: Evaluación de las reacciones de los alumnos Grado de aprendizaje.

Evaluación final, analizando los efectos más inmediatos de cada acción formativa. Evaluación cierto tiempo después de la formación para detectar: El nivel de transferencia al puesto de trabajo Los beneficios de le formación en su departamento El impacto de la formación de forma global en la empresa

¿Cómo se evalúa la formación? Para cada niveles del modelo de evaluación se establecen un conjunto de técnicas de evaluación. En el nivel de Reacción se utilizan cuestionarios o encuestas, entrevistas, discusiones en grupo, etc. En el nivel de Aprendizaje se aplican distintas técnicas como: controles, test o exámenes, ya sea durante la acción formativa o inmediatamente después; estudio de casos, debates y en general cualquier otro medio que permita medir los cambios de actitudes y comportamientos.

En el nivel de Conducta, una buena técnica puede ser medir el nivel de desempeño del trabajador y comparándolo en diferentes momentos de la formación se puede medir el aprendizaje. Existen otros métodos, como observación directa en el puesto de trabajo, reuniones de grupos o entrevistar a cada responsable sobre el desempeño de sus subordinados antes y después de la formación, para verificar el grado de transferencia al puesto de trabajo.

En los niveles de Rendimiento e Impacto, por la complejidad de los distintos procesos empresariales, hay que obtener la información a través de otro tipo. Entre las acciones que se pueden llevar a cabo se encuentran: Medir la adquisición de conocimientos y habilidades mediante cuestionarios y test. Establecer la relación coste-beneficio, analizando el impacto de la formación en el logro de los objetivos empresariales. Comparar el coste-beneficio de la formación con los que podrían haberse obtenido a través de otras estrategias.

Si la formación puede contribuir al beneficio y deja de ser vista como un coste, su presupuesto puede estar más justificado. Da lugar a un mayor compromiso de los trabajadores y sus directores, que se sienten más responsables. Los objetivos del curso y su contenido se hacen más relevantes si se centran en resultados monetarios y no sólo en la adquisición de información.

En el sistema de gestión de la calidad aplicado con la Norma ISO 9001:2000 permite reconocer la afirmación “el recurso humano que influya de una u otra forma en la calidad del producto realizado debe tener la competencia necesaria basada en la educación, formación, pericia y experiencia apropiadas” y la organización está en la obligación de: Proporcionar la formación requerida. Evaluar de la forma más sencilla posible la eficacia de las acciones tomadas. Hacer un seguimiento simple. Efectuar evaluaciones pre y post. Verificar el desempeño del personal. Aplicar un costo razonable para las funciones de evaluación de la formación.

Evaluaciones del aprendizaje en las actividades de capacitación Los lideres de las capacitaciones deben analizar las evaluaciones debido a que muchas veces los resultados en las evaluaciones de los aprendices son bajos, no porque no se domine los temas cubiertos en las capacitaciones, sino porque la formulación de las preguntas no es adecuada. Igual se presenta el caso contrario. Para evitar esto, la evaluación del aprendizaje debe ser acorde con el nivel educacional, es decir, un técnico debe evaluarse distinto a un bachiller universitario o a un master.

Esquema de la metodología propuesta para el caso de la efectividad alcanzada.

Dificultades en la evaluación: El tiempo que requiere, el costo del proceso, las dificultades técnicas, el miedo al resultado de la evaluación. El conformismo y la falta de autocrítica. Frustración después de realizar el diseño y desarrollo de la formación, al descubrir que los trabajadores no aplican los conocimientos adquiridos al puesto de trabajo como se esperaba

Conclusiones Las organizaciones modernas han logrado avanzar en la necesidad de formar para alcanzar una mayor productividad. Es vital reconocer las necesidades de la organización y el participante en términos de orientación: resultados, competencias comunes, competencias comportamentales, el nivel del desempeño laboral, las acreditaciones previas, el propósito del cargo o puesto de trabajo, funciones que desempeña y otros aspectos relevantes propios del individuo.

El objetivo de toda formación en la empresa debe ser la mejora continua de los resultados organizacionales. La evaluación de la capacitación, parte del resultado de contrastar la competencia del personal antes y después de realizarla. La finalidad debe ser verificar si las necesidades se han cubierto y generar un plan contingente.

En el análisis de impacto sobre la inversión para la toma de decisiones se estima la necesidad de aplicar o asignar nuevos recursos a la formación. Son pocas las empresas que evalúan las inversiones en formación, se consideran un gasto.