Capítulo 10 Comunicación Gerencia de Proyectos Capítulo 10 Comunicación Gaby Aguirre, PMP Basado en PMBoK® - Cuarta Edición

Manejo de la Comunicación Incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento, recupero y disposición final de la información de un proyecto en tiempo y forma.

Tipos de comunicación Interna y externa Formal e informal Oficial y no oficial Escrita y verbal Vertical y horizontal

Habilidades comunicacionales Escucha efectiva Asegurar la comprensión de los temas Actitud docente Establecer y manejar expectativas Persuasión Negociación Resolución de conflictos Resumir e identificar próximos pasos

Procesos del Manejo de Comunicación 1. Identificar involucrados 2. Planificar la comunicación 3. Distribuir información 4. Manejar expectativas 5. Informar desempeño

Identificar Involucrados Es el proceso de identificar a todas las personas ú organizaciones afectadas por el proyecto. Implica registrar información relevante sobre sus intereses, involucramiento e impacto en el éxito del proyecto. Es crítico para el éxito del proyecto identificar a los involucrados con la mayor anticipación posible y analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia.

Identificación de involucrados Entradas Acta de constitución del proyecto Contratos Procesos corporativos Factores ambientales Técnicas y Herramientas Análisis de involucrados Juicio experto Salidas Registro de involucrados Estrategia de manejo de expectativas de involucrados

Análisis de involucrados Define intereses, expectativas e influencias de los involucrados, así como interrelaciones entre ellos que pueden ser utilizadas para mejorar las posibilidades de éxito de un proyecto. Paso 1 Identificar todos los involucrados potenciales y sus roles, intereses, expectativas e influencias Paso 2 Identificar el impacto o apoyo potencial que cada involucrado puede generar Paso 3 Definir cómo pueden reaccionar los involucrados principales ante distintas situaciones

Salida: Registro de involucrados Alto Importantes Mantenerlos satisfechos Claves Administrarlos de cerca Impacto Otros Monitorearlos Afectados Informarlos Bajo Baja Alta Influencia

Planificar la Comunicación Es el proceso por el cual se determinan las necesidades de información de los involucrados en el proyecto para definir una estrategia apropiada de comunicación. Comunicación efectiva Comunicación eficiente

Planificación de la Comunicación Entradas Registro de involucrados Estrategia de manejo de expectativas de involucrados Procesos corporativos Factores ambientales Técnicas y Herramientas Análisis de requerimientos de comunicación Tecnología de comunicación Modelos comunicacionales Métodos de comunicación Salidas Plan de manejo de comunicación Actualización de documentos del proyecto

Métodos de Comunicación Interactivo Intervienen 2 ó más partes Ayuda a asegurar entendimiento común Ejemplos Reuniones personales Teleconferencias “Push” Provee información Reportes E-mails Faxes “Pull” El destinatario accede a la información por sí mismo Sitios internet / intranet PMI and the Project Manager

Plan de Manejo de Comunicación Separado o parte del plan general de gerenciamiento del proyecto Formal vs informal Detallado vs general Puede incluir Modelos de minutas de reunión Modelos de cartas Guías para el uso de software aplicado al proyecto

Distribuir Información Es el proceso por el cual la información existente se pone a disposición de los involucrados en el proyecto.

Distribución de Información Entradas Plan de gerenciamiento del proyecto Informes de desempeño Procesos corporativos Técnicas y Herramientas Métodos de comunicación Herramientas de distribución de la información Salidas Actualización de procesos corporativos

Herramientas de Distribución Medios electrónicos Medios impresos Herramientas electrónicas

Manejar Expectativas Es el proceso de comunicar y trabajar con los involucrados para cubrir sus necesidades y resolver las situaciones que van surgiendo. Asegura que los involucrados entiendan los riesgos y beneficios del proyecto. Incrementa la posibilidad de éxito del proyecto.

Manejo de Expectativas Entradas Salidas Técnicas y Herramientas Registro de involucrados Estrategia de manejo de expectativas de involucrados Plan de gerenciamiento del proyecto Listado de situaciones a resolver Listado de cambios Procesos corporativos Solicitudes de cambio Actualización del plan de gerenciamiento del proyecto Actualización de documentos del proyecto Actualización de procesos corporativos Métodos d e comunicación Habilidades interpersonales Habilidades gerenciales

Ejemplos de Habilidades Interpersonales Liderazgo Construcción de equipos de trabajo Motivación Comunicación Influencia Toma de decisiones Manejo político y cultural Negociación

Manejar Expectativas -> Cambios! Manejar las expectativas de los involucrados puede implicar cambios y/o acciones correctivas al proyecto inicial.

Informar Desempeño Implicar recolectar y distribuir información sobre el desempeño del proyecto. Los reportes deben adecuarse a la audiencia para quienes están destinados. Incluyen estado de cada uno de los procesos del proyecto -> alcance, tiempo, costo, calidad, etc. Incluyen proyecciones hasta finalización del proyecto. Formatos variables.

Técnicas y Herramientas Informe de Desempeño Entradas Técnicas y Herramientas Salidas Plan de gerenciamiento del proyecto Informes sobre desempeño laboral Medidas de desempeño laboral Estimaciones de presupuesto Procesos corporativos Informes de desempeño Solicitudes de cambio Actualización de procesos corporativos Análisis de variaciones Métodos de estimación Métodos d e comunicación Sistemas de reporte

Métodos de Estimación Series de tiempo Utiliza datos históricos Ejemplo -> Earned Value Causal / econométrico Identifica la causa que influencia el valor estimado Ejemplo -> Regresión Linear Juicio Incluye opiniones y juicios intuitivos Ejemplo -> Técnica de Delphi Otros Simulación Estimación probabilística

Informes de Desempeño Los más elaborados incluyen Análisis de desempeño pasado Estado de situaciones y riesgos Trabajo completado durante el período reportado Trabajo a completarse durante el período siguiente Resumen de cambios aprobados Resultados del análisis de variaciones Estimaciones hasta el final del proyecto

Muchas gracias! Gerencia de Proyectos Gaby Aguirre, PMP gabyaguirrepm@gmail.com