Instructivo de usuario final Proceso Solicitud de Servicio de Correspondencia SAIA para clientes COO – MUG – CS– 2015 – V1 Proyecto Gestión Documental 2015

Tabla de Contenido Pag 1. Descripción General.......................................................................................................3 2. Ingreso a SAIA…………………………………………………………………………………………………………….4 2.1 Creación Solicitud de Servicio de Correspondencia……………………………………………………5 2.2Adición ítems Solicitud de Servicio de Correspondencia……………………………………………..9 3. Consulta Solicitudes de Correspondencia………………………………………………………………….14 3.1 Seguimiento a Solicitudes desde Buzón Enviados…………………………………………………….14 3.2 Seguimiento a Solicitudes desde la búsqueda de documentos…………………………………18

1. Descripción general: a. Los clientes de COOMEVA Servicios Administrativos tendrán a su disposición una plantilla llamada "Solicitud de servicio correspondencia" a la que accederán desde SAIA. b. Esta plantilla tendrá los campos necesarios para hacer la solicitud, algunos campos será obligatorios y otros serán opcionales. c. El diligenciamiento de la solicitud se divide en dos partes: - Encabezado (Campos con información general de la solicitud) - Items (Campos para cada tipo de mercancía que desean enviar)  d. El cliente deberá diligenciar la solicitud y luego los ítems, y cuando haya terminado de adicionar los ítems deberá confirmar toda la solicitud para que se haga efectiva, de lo contrario la solicitud permanecerá en estado "Borrador" pendiente de ser aprobado. e. Cuando el cliente realice la solicitud, SAIA generará un consecutivo y código QR cómo sticker identificador. f. La solicitud se generará electrónicamente y llegará a un buzón de "Solicitudes Pendientes" (Mensajeria Correspondencia) para que el personal de Gestión Documental realice los avances y cierre el proceso.

2. Ingreso a SAIA. Esta es la pantalla de ingreso a SAIA, donde deberá ingresar su nombre de usuario y clave de acceso:

2.1 Creación Solicitud de Servicio de Correspondencia. Usuario: Cliente. Paso 1. De clic en Formatos. Paso 2. De clic en Solicitud de servicio de correspondencia.

Paso 3: Digite el nombre del solicitante del servicio y seleccione dando clic en la barra que se autocompleta. Paso 4: Ingrese la descripción detalle del servicio. Paso 5: Seleccione el tipo de solicitud. Paso 6: De clic en Elegir archivos y adjunte archivo en Excel con los destinos si lo requiere. Nota: El paso 6 es opcional, es utilizado en caso de que se vayan a ingresar items de forma masiva, lo cual evita ingresar uno a uno.

De clic en el link Ayuda, cómo guía para crear el archivo en Excel siguiendo los pasos indicados. En el link Descargar, puede encontrar el ejemplo en excel. Nota: El paso 6 es opcional, es utilizado en caso de que se vayan a ingresar items de forma masiva, lo cual evita ingresar uno a uno.

Paso 7: De clic en Continuar. Nota: El paso 6 es opcional, es utilizado en caso de que se vayan a ingresar items de forma masiva, lo cual evita ingresar uno a uno.

2.2 Adición items Solicitud de servicio de Correspondencia. Existen dos tipos de adición de items. La mostrada en las páginas 6 a la 8 y la que se indica a continuación: Paso 1: De clic en Adicionar Items.

Paso 2: De clic en el + del campo Serie documental y clasifique la correspondencia Paso 3. Ingrese los datos del destinatario.

Paso 4. Digite el nombre del remitente y seleccione dando clic en la barra que se autocompleta. Paso 5: Seleccione el centro de costos. Paso 6: Ingrese las observaciones adicionales si así lo requiere. Paso 7: Seleccione la opción Terminar del campo Adicionar Otro para dirigirse nuevamente a la solicitud de servicio de correspondencia, o seleccione la opción Adicionar Otro para ingresar un nuevo destino. Paso 8: De clic en Continuar.

Nota: En caso de requerir la eliminación de cualquier destino, diríjase al campo Acciones y de clic en el botón eliminar.

Paso 9: De clic en Confirmar. Con este paso se da por finalizada la creación de la Solicitud de Servicio de Correspondencia.

3. Consulta Solicitudes de Correspondencia. Existen dos maneras de realizar la consulta del estado de sus solicitudes, las cuales se indican a continuación: 3.1 Seguimiento a Solicitudes desde Buzón Enviados. Después de confirmada una solicitud, esta quedará almacenada en el buzón Enviados. Paso 1. De clic en Enviados.

Identifique la solicitud de correspondencia que desea consultar por el número de solicitud ubicado en la parte superior en negrilla Paso 2. Abra la solicitud dando clic en Ver: Solicitud de correspondencia. De la solicitud que desea consultar.

Paso 3. Verifique los documentos relacionados con su solicitud, dando clic en el icono señalado con la flecha azul. Paso 4. De clic en la flecha ubicada al lado de cada documento relacionado para verificar la información.

Puede dar clic en las pestañas de la parte superior de la pantalla para retroceder a anteriores paginas. La pestaña marcada en azul es la pantalla en la cual está ubicado actualmente.

3.2 Seguimiento a Solicitudes desde la búsqueda de documentos. Paso 1. De clic en Buscar. Paso 2. De clic sobre el botón que se encuentra al lado de Solicitud de servicio correspondencia.

Paso 3. De clic en Buscar. Paso 4. Realice los pasos indicados en las páginas número 15,16 y 17.

Nota: Si desea realizar de una forma rápida la consulta para una solicitud de correspondencia específica, puede realizar el siguiente atajo: Paso 1. De clic en Buscar. Paso 2. De clic en el + ubicado al lado de Búsqueda rápida.

Paso 3. En número de radicado, digite el número de la solicitud de correspondencia que desea consultar. Nota: Podrá también buscar por los siguientes criterios: Por tipo de documento (series documentales): De acuerdo a la clasificación dada a la solicitud en el momentos de ser creada. Asunto o descripción: puede poner palabras claves que tengan que ver con la descripción ingresada a la solicitud. Entre las fechas: Puede buscar solicitudes por rango de fecha de creación.

Paso 4. Realice los pasos indicados en las páginas número 15,16 y 17.