Manuales de Procedimientos Facilitador: Mildred Ortiz Lic. Psicología General, Especialista en Gestión Humana, Magister en Gerencia y Productividad Agosto, 2015

“Somos lo que hacemos día a día, de modo que la excelencia no es un acto sino un hábito”. Dr. Dunker

Objetivo de Aprendizaje Al finalizar el tema sobre Manuales de Procedimientos el y los participantes estarán en capacidad de aplicar los conocimientos y técnicas utilizadas para elaborar manuales de procedimientos, sin dificultad, en el cualquier área de la Tecnología de la información y comunicación.

Contenido 1. Conceptos: Procedimiento, Manual de Procedimiento, Diagramas de flujo. 2. Partes que integran un procedimiento. 3. Ejemplo de formato de procedimiento

Competencias a desarrollar Dominar los elementos fundamentales de descripción de un procedimiento. Elaborar manuales de procedimientos tomando en cuenta los elementos establecidos como relevantes e indispensables.

Conceptos Proceso Procedimiento Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas. Los procesos pueden ser de tres tipos: estratégicos, clave y de soporte. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Cuando un procedimiento está, documentado se usa con frecuencia el término de “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado”. Un procedimiento puede estar documentado o no.

Manual de Procedimiento Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Diagramas de Flujo Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita.

Ventajas de contar con manuales de procedimientos:   Soporte en el adiestramiento, inducción y capacitación del personal. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

Descripción de las operaciones. Formatos. Diagramas de flujo. Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:   3. Estudio preliminar de las áreas. 4. Elaboración de inventario de procedimientos. 5. Integración de la información. 6. Análisis de la información. 7. Graficar los procedimientos. 8. Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables. 9. Implantación y recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.     1. Definir el contenido: Introducción.  Objetivos.  Áreas de aplicación.  Responsables.  Políticas. Descripción de las operaciones.  Formatos.  Diagramas de flujo. Terminología. 2. Recopilación de información.

Presentación del Manual   Logotipo Nombre de la empresa. Lugar y fecha de elaboración. Responsables de la revisión y autorización. Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas. Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.