Asociación de Residentes del El Señorial 2da Sec y Villas del Este (ESSSVE Inc.) CIERRE ANUAL 2016

Contenido Trabajos Completados Mayo a Diciembre 2016 Proyectos Destacados 2016 Ingresos y Gastos 2016 Plan de Trabajo 2017

Trabajos Completados mayo a diciembre 2016 GENERAL: Proceso de Transición con los miembros de la Junta Reglas de funcionamiento de las reuniones de la Junta Plan de Trabajo 2016-2017 Implementación de sellos de control de acceso para residentes e inquilinos Encuesta de Necesidades dirigido a los residentes Levantamiento de información de contratos con entidades y personas que ofrecen servicio a ESSSVE Inventario de necesidades de la caseta del control de acceso Evaluación de Finanzas para identificar áreas de oportunidades para mejorar Mantenimiento Planta Física del centro Implementación Política de Practicas y Procedimientos Reuniones con Municipio de San Juan y Recreación y Deporte relacionados a áreas comunes Reunión y preparación de Informe sobre los trabajos de las facilidades de luz en parque Comunicación con Director Escuela y Personal de la Iglesia relacionado al control de acceso Implementación de Boletín Mensual de asuntos de interés para la comunidad Reunión y comunicación con Presidentes de las otras secciones del Señorial y Hularis Reunión con Dirigente de soccer (Fausto Castillo) Obtención a través de Recreación y Deporte contrato de Fausto Castillo para evaluar alcance del mismo Presentación a Best Guard relacionado a asuntos de seguridad Inventario y rotulación de Equipos a ser considerados como activos de ESSSVE, Inc. Desarrollo de Descripción de Deberes del Director Designado Reunión con PHS sobre trabajos y asuntos de cobro de cuotas

Trabajos Completados mayo a diciembre 2016 GENERAL: Cambio en la presentación de la información financiera de ESSSVE, Inc. Destituciones de miembros que no asisten a reuniones Contratación representación legal sobre reclamo de Residente y atención de casos en el foro federal Aprobación del uso del Centro para taller tejedoras y grupo ecuménico de oración y meditación Coordinación con recurso de ayuda para taller sobre mejoramiento equipo de trabajo Atención de reclamos de residentes Coordinación de servicios con integrador para identificar necesidades de seguridad Aprobación para reparar campo magnético y poner en función portón de salida Atender querellas relacionada a uso de vehículos no autorizados en el parque y las carreteras Desarrollo e implementación procedimiento para la venta de barras del control de acceso Implementación de instrucciones en la caseta para tener control de las personas que van a la escuela a recoger sus hijos después de las 4:00pm Aportación para actividad de acción de gracias para la Policía de PR

Implementación Nuevo Sistema de Seguridad METODOS Y PROCEDIMIENTOS Proyectos Destacados 2016 Implementación Nuevo Sistema de Seguridad # METODOS Y PROCEDIMIENTOS ESSSVE2016-1 Guía para implementación de métodos y procedimientos de ESSSVE, INC ESSSVE2016-2 Sellos de Control de Acceso de ESSSVE ESSSVE2016-3 Control y registro para el uso del Centro Comunal de El Señorial ESSSVE2016-4 Prestamo, Devoluciones y Bajas materiales y equipo ESSSVE ESSSVE2016-5 Procedimiento para el Acceso al sistema de cámaras Instalación de seis (6) cámaras de Seguridad con monitoreo remoto Nuevo DVR Instalación Internet Computadora Monitores para: cámaras y computadora que almacena información de los residentes Intercom de carril de visitas, caminantes y entrada de residentes Desarrollo de página web

Constitución Equipos de trabajos Evento de ayuda en las Elecciones Proyectos Destacados 2016 Constitución Equipos de trabajos Aspectos Financieros José Guzmán, Eric Otero, Mirsonia Alvira Renovación Contratos y revisión Reglamentos de la Junta y Seguridad José Guzman, Eric Otero, Angel Guzmán Digitalización documentos y implementación oficina virtual Luis Soriano Control de Inventario y Hornato Hiram Toledo Comité de Dialogo Angel Guzman y Luis Soriano Revisión de Métodos y Procedimientos Luis Angueira Evento de ayuda en las Elecciones Acuerdo de logística del transito e instalación de carteles Desarrollo de comité de trabajo para día de las elecciones Instalación de carpa para policía en salida de emergencia Presencia en la caseta y salida emergencia Asistencia a personas incapacitadas para llegar a los colegios de votación Distribución de agua y alimentos rápidos

Ingresos y Gastos 2016 Ingresos y Gastos MESES INGRESOS GASTOS BALANCE ACUMULADO JULIO $11,921.52 $13,642.07 $75,214.70 AGOSTO $12,019.76 $10,537.53 $76,650.93 SEPTIEMBRE $12,615.95 $10,420.18 $78,347.95 OCTUBRE $12,809.45 $10, 108.24 $81,025.16 NOVIEMBRE

Plan de Trabajo 2017

Trabajos Nuevos 2017 GENERAL: Presentar tabulación y resultados de la encuesta de necesidades para atender las peticiones de los residentes Comenzar a solicitar licitadores para contratos de entidades que ofrecen servicio a ESSSVE, Inc Buscar fuentes de ingresos Disminuir las cuentas por cobrar Renovación Póliza de Seguro Continuar con investigación sobre el permiso de uso y funcionamiento del control de acceso Seguimiento a la solicitud exención contributiva Revisión de Reglamento de la Junta Revisión manual de Operaciones Creación de procedimiento para manejo de emergencia en la caseta Identificar nuevas oportunidades para talleres y orientaciones para la comunidad Aumentar los controles de seguridad para tener mas aceptación de los residentes Planificación y celebración de Asamblea General Comité de trabajo presentar sus acciones con resultados puntuales Continuar con la creación de métodos y procedimientos Continuar con la digitalización y creación oficina virtual Trabajar procedimiento de Caja Menuda para hacer uso de una ATH Creación de Procedimiento sobre: Venta de llaves de portones peatonal, la firma de cheques oficiales de la Junta, protocolo a seguir para las personas que accedan por el control de acceso para ir a la escuela, la iglesia y el parque Reuniones para restablecer relaciones con la escuela, iglesia y quienes administran el parque

Trabajos Nuevos 2017 GENERAL: Instalación de rótulos para el parque Ayudar para lograr que se realice asamblea para constituir Asociación de Recreación y Deporte Promover el uso de la pagina web entre los residentes y miembros de la Junta Construcción de cobertizo pequeño para guardia en la salida de emergencia Programa para trimestralmente realizar limpieza a la caseta Desarrollar e implementar programa de capacitación para los miembros de la Junta Evaluar las cuentas en suspenso y cambiar status en los casos que sea posible