22-Febrero- 2015 Kick Off Proyecto Digitalización de Archivos.

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1 22-Febrero- 2015 Kick Off Proyecto Digitalización de Archivos

2 Agenda Objetivo del proyecto Antecedentes Alcance Proceso Organigrama Road Map

3 Objetivo del proyecto 1.Lograr un proceso eficiente de entrega y administración de papelería de Ingresos de tiendas. 2.Digitalizar la información de Ingresos de tiendas

4 Antecedente Área de Plataforma de Archivo Complejidad en la logística de entrega de la información por parte de la operación: Tiempos de traslado del equipo operativo Costo por la recolección Oportunidad en la entrega Controles manuales de entrega Actualmente la concentración de la información del área de ingresos proveniente del Greco (Regiones) y en Tláhuac se encuentra en dos ubicaciones: Archivo central (Tláhuac) Archivo externo (Tultitlan) La solicitud de préstamo de documentos es a través de la Mesa de Servicio, lo cual en ocasiones no hace posible el responder en tiempo y forma los diferentes requerimientos.

5 Problemática 1.La entrega y recepción es por caja sin realizar una revisión del contenido. 2.La entrega de la información no se realiza de acuerdo al SLA. 3.Perdida de información. 4.Reduce espacio en área de Ingresos. 5.Tiempo perdido para colaboradores. Destrucción Para la destrucción de la información, primero se solicita autorización al usuario y posteriormente se envía con el proveedor designado mismo que entrega un certificado de destrucción. Antecedente Área de Plataforma de Archivo

6 1.Digitalizar los documentos con validez fiscal, Legal y Funcionalidad Operativa de Ingresos, provenientes de todas las tiendas de Alsea México. Validez Fiscal (Requisitos que deben de cumplir de acuerdo a la legislación y normatividad vigente) Validez Legal (Para seguimiento en caso de recuperación de importes monetarios en procesos Extra Judicial o Judicial) Funcionalidad Operativa (Requisitos que deben de cumplir para soportar la actividad/Operación diaria) Alcance

7 Custodia Proceso Futuro Control y Custodia de Archivo Recepción. Almacenar. Organizar. Depurar. Controlar. Guías de Traslado y Vouchers Administrador Digitalización de Docs. Ingresos Base de datos Almacén Doc. Ingresos Información Servicio Mensajería Tienda Carga de Archivos Digitalizados Usuarios de Ingresos Proceso

8 Funcionalidad de la Aplicación Acceso por tienda a la aplicación Carpetas definidas por tipo de documento Notificaciones y alertas del no cumplimiento con la digitalización y carga de archivos. Reporte o semáforo de cumplimiento. Estadísticas Chat de comunicación directa con tiendas. Administración y control de usuarios desde SUMA ingresos. Histórico de información (carga de archivos, accesos, etc.) Proceso

9 Cualitativos Para Alsea: Personal de la tienda ya no saldrá para ir a entregar papelería. Aumento de Productividad en la operación de tienda (Más Horas Hombre). Mejorará la administración de Ingresos del Grupo Alsea. Aumento de espacio en instalaciones de Tláhuac, Reforma y Edificio Greco (Cuentas por Cobrar). Para SUMA: Acceso a la información de manera rápida, oportuna y segura de acuerdo a sus responsabilidades. Compartir información de manera más eficiente con las áreas solicitantes (Socios, Auditores, Arrendadores, Autoridades). Eliminación de datos y operaciones ya no necesarias. Cuantitativos Disminución en costo de servicio de mensajería, ya que el envío para Ingresos se hará de forma mensual. Disminución de gastos de papelería (hojas, sobres, cajas, etc.). Benefícios

10 Acuerdos / Definiciones Se confirmo que la única papelería de ingresos que se requiere de manera física es: Comprobantes de servicio de traslado de valores (Se escanea cuando haya la recolección) Voucher (estos se escanean sólo a petición del analista de Ingresos) El envió de la papelería fisca se realizara de forma mensual como primera etapa, posterior a ello se evaluara si el envió se puede realizar bimestral o trimestralmente Se reviso con todas las áreas de SUMA su participación en el proyecto y se sumarán las siguientes: Servicios a Tiendas ( Recibos de Agua, Luz y Gas) Nomina (Avisos de créditos, Requerimientos de Autoridades, Incapacidades y Riesgos de Trabajo) Activo Fijo (Repositorio de Información) Gestoría Motos (Repositorio de Información) Contabilidad (Repositorio de Información) Nota: Cuando te llegue un recibo escanéalo y súbelo En SUMA se esta evaluando un sistema integral y central de Mensajería y Paquetería.

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