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01. PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN 2 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P.

PROTOCOLO DE COMUNICACIÓN El protocolo de comunicación y relaciones entre instituciones y entorno, se basará en: Definición de las comunicaciones y relaciones a establecer: identificación del carácter de las mismas. MISIÓN Valoración del estado de las relaciones. ANÁLISIS (DAFO) Definición del objetivo de las acciones vinculadas a las relaciones a establecer. ÉSTRATEGIA Definición de las acciones/actividades y/o eventos a desarrollar. PLANIFICACIÓN 3 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Protocolo

02. METODOLOGÍA DE TRABAJO 4 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P.

METODOLOGÍA DE TRABAJO Celebración de reuniones de identificación de objetivos, planificación y aprobación de la programación general de comunicación. Distribución de responsabilidades. Celebración de reuniones de identificación de objetivos, planificación y aprobación propias de cada acción propuesta. Elaboración de la Ficha de la ACCIÓN, que permita identificar el protocolo de actuación y desarrollo, seguimiento y evaluación. Celebración de reuniones de evaluación de resultados propios de cada evento. Celebración de reuniones de evaluación de resultados propios de la programación anual. 5 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Metodoogía

03. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 6 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P.

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO Establecer los objetivos generales y específicos anuales que impliquen la relación o vinculación con nuestro público, otras entidades, entorno o instituciones. Mediante una reunión de planificación se definirán los objetivos anuales que impliquen establecer relaciones con nuestro entorno interno y con otras entidades externas, siendo el punto de partida para elaborar el cronograma anual de las mismas, y lo cual formará parte del acta de reunión celebrada.   7 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 1.1.- Definir eventos/acciones vinculadas a cada uno de los objetivos establecidos. Se completará el cronograma de actuación definiendo los eventos pertinentes. Cada acción/evento organizado por el centro, será definido por una ficha de eventos/acciones, la cual contendrá: objetivo, alcance, departamento/área responsable/equipo de trabajo lugar, fecha, contacto con la institución vinculada control de asistentes, presupuesto, seguimiento resultados de valoración por parte de los asistentes, repercusión en medios de comunicación (web, redes sociales, notas de prensa, otros medios), 8 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 1.2.- Fijar calendario de acciones / eventos. Quedará reflejado en el cronograma elaborado. 1.3.- Definir agentes intervinientes en cada uno de las acciones / eventos. Quedará reflejado en la ficha de eventos. 1.4.- Seguir los protocolos establecidos en cuanto a organización, comunicación y desarrollo de los mismos. El desarrollo de acciones internas, eventos o actividades en vinculación con otras instituciones o agentes externos al centro, quedarán definidos por en reunión inicial de planificación en la que se elabora el cronograma y ficha de evento. Toda la documentación será archivada en red, en un lugar común habilitado para ello y de común acceso para los responsables. 9 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO Definir protocolo de actuación en acciones/ actos organizados por el centro según departamentos y/o área del centro desde el que se promueva. Estas acciones se desarrollarán de forma específica, si no en la reunión de planificación global/anual, en la específica de cada acción/evento.   10 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 2.1.- Definir responsables (y con ello equipo de trabajo). Ejemplo de Definición de responsables en la planificación de un EVENTO EXTERNO: Responsable organización de medios: preparación y reserva de sala, Responsable de publicación del acto/evento/acción. Responsable de elaboración de documentación vinculada: invitaciones, carteles indicativos, documentación a entregar Responsable de emisión de invitaciones (de acuerdo a imagen corporativa) y control de asistencia Responsable de distribución de carteles indicativos y documentación a entregar Responsable de comunicación: responsable de redes sociales y medios Responsable de elaborar Nota de prensa o Noticias/newsletter a divulgar Responsable de recibir invitados/ asistentes: marcar itinerario, recibimiento, identificación, notificación Responsable abertura/ponente/cierre del acto/evento Responsable de evaluación del evento 11 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 2.2._ Identificar responsabilidades de cada uno de los agentes. 2.3. Elaborar y aprobar planificación en la elaboración de cada una de las tareas asignadas a los miembros del equipo de trabajo. 2.4._ Realizar seguimiento de cada una de las acciones necesarias para el desarrollo del evento. 2.5._ Checking a través de reunión de equipo de trabajo de desarrollo de las tareas y alcance de objetivos. 2.6._ Desarrollo del evento de acuerdo a lo planificado. 12 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

04. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO. Ejemplo práctico. Fuente: “Manual de Marketing. Guía para la gestión de Marketing en los Centros de Formación Profesional” Editorial TKNIKA. Dirección técnica de José Mª Sainz de Vicuña Ancín. 13 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P.

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 14 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PRIMER PASO Conocer la situación interna del Centro desde un punto de vista de marketing. Realizar una autoevaluación de cada uno de los aspectos relacionados con los objetivos y estrategias de marketing del Centro con el fin de detectar las debilidades y fortalezas del mismo desde el punto de vista de marketing. 15 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

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PROCEDIMIENTO DE TRABAJO SEGUNDO PASO Recabar información acerca de diversas cuestiones que determinan el entorno en el que trabaja el Centro Realizar una autoevaluación de cada uno de los aspectos que determinan el entorno del Centro con el fin de detectar las amenazas y oportunidades del mismo. 26 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

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PROCEDIMIENTO DE TRABAJO TERCER PASO Establecer un DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN. Se deberá realizar el análisis DAFO (acrónimo que recoge las debilidades, amenazas, fortalezas y debilidades). Sintetizar el análisis previo, identificando las oportunidades y amenazas que presenta el entorno (y que, por tanto, no son controlables) y las fortalezas y debilidades de nuestro Centro (necesariamente controlables). 34 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

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PROCEDIMIENTO DE TRABAJO CUARTO PASO Establecer los OBJETIVOS. Deben comenzar con un verbo de consecución (“aumentar”, “reducir”, “lograr”,...), propone un solo resultado clave a lograr y un plazo de ejecución. Deben ser coherentes con los objetivos estratégicos del Centro y con los recursos de los que dispone el Centro. Los objetivos deben ser realistas y alcanzables pero ambiciosos a la vez. Los objetivos se comunican por escrito a los responsables de los departamentos afectados, tratando por ello que sean fácilmente comprensibles por todos. 41 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 42 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 43 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 44 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO QUINTO PASO Definir las ESTRATEGIAS para alcanzar los objetivos propuestos. La estrategia de marketing se divide, a su vez, en varias estrategias: La estrategia de cartera Las estrategias de segmentación y posicionamiento La estrategia de fidelización La estrategia funcional 45 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

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PROCEDIMIENTO DE TRABAJO ¡¡¡ IMPORTANTE !!! A la hora de diseñar las estrategias es necesario tener en cuenta los recursos del Centro. Aunque parezca algo obvio, muchos planes de marketing fracasan por generar unas expectativas demasiado altas derivadas de una incorrecta fijación de estrategias. 47 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 48 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO SEXTO PASO Elaborar los PLANES DE ACCIÓN. Detallar acciones concretas para cada una de las estrategias definidas, así como el plazo para su ejecución, el responsable de su cumplimiento, los recursos necesarios y la urgencia e importancia de las acciones. De esta manera, se pretende evitar que el plan se convierta en un mero objeto decorativo. 49 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

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PROCEDIMIENTO DE TRABAJO SÉPTIMO PASO Elaborar CONTROLES DE CALIDAD. Además del seguimiento de los diversos apartados del plan, debe establecerse un control con el fin de comparar periódicamente lo realizado con los objetivos fijados, analizar la desviaciones, y corregirlas a través de nuevas acciones. Para ello, se deberán emplear los indicadores de cumplimiento que el Centro estime oportunos. 52 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO Control De planes de acción 53 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 54 PLAN DE COMUNICACIÓN C.P.I.F.P. - Procedimiento

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