The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Curso de Gestión de Proyectos Estado y Plan de Acción

Page  2 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. ¿Qué es un proyecto?  Un proyecto se define por TRES ELEMENTOS CLAVE: “un Proyecto es cualquier tipo de actividad con un comienzo y un final claramente definidos (TIEMPO) y el propósito de producir unos RESULTADOS concretos, haciendo uso de unos RECURSOS” Los tres elementos de un Proyecto: - Tiempo - Resultados - Recursos Los tres elementos están estrechamente conectados: El cambio de uno afectará a los otros (por ejemplo: más tiempo = más recursos; menos tiempo = resultados de distinta calidad a la planeada inicialmente)

Page  3 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. ¿Qué es la Gestión de Proyectos en la práctica?  La Gestión de Proyectos es la disciplina de planificar, organizar, asegurar, gestionar, liderar, y controlar unos recursos y actividades para conseguir unos objetivos predeterminados y unos resultados dentro de un marco de tiempo predefinido.

Page  4 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Los tres elementos claves de un proyecto  TIEMPO: principio y fin de un proyecto.  RESULTADOS obtenidos al finalizar el proyecto con unas características de cantidad y calidad bien definidas.  RECURSOS usados durante la implementación (Finanzas, plantilla, tiempo, etc) Triángulo de la gestión de proyectos

Page  5 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Impacto beneficioso de las técnicas de Gestión de Proyectos  Aumentar el número de proyectos entregados  Aumentar la calidad de los productos  Prevenir sobrecostos  Entregar en los plazos acordados  Reducir los riesgos  Mejorar la comunicación entre los participantes y el equipo del proyecto

Page  6 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. 5 Pasos, 3 Fases Definición Cierre Comienzo Planificación Ejecución Control Cierre Implementación

Page  7 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Paso 1: Comienzo del proyecto  El primer paso del ciclo de un Proyecto, está relacionado con una de las partes más importantes: decidir que proyectos merecen la pena desarrollar para el bien de la empresa.  Crear un “Statement of work” (SOW), un documento breve que explique los principales objetivos y guías del proyecto. Será útil para la comunicación interna y externa, búsqueda de financiación, reuniones y presentación a las partes interesadas. PASO 1: COMIENZO

Page  8 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Identificar las partes interesadas  Las partes interesadas son aquellos que tienen interés en el Proyecto y sus resultados finales.  Las partes interesadas claves son aquellas con un papel más relevante dentro del proyecto: el gestor del proyecto, el equipo del proyecto, la junta directiva y los proveedores de fondos. PASO 1: COMIENZO

Page  9 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Paso 2: Planificación  La finalidad de este paso es planificar cuidadosamente todos los elementos del Proyecto y diseñar un “plan de Proyecto”- el documento que nos servirá como guía para el Gestor del Proyecto y el equipo del proyecto ¡¡¡Una buena planificación es clave para el éxito de un proyecto!!! Hay que usar todo el tiempo y los recursos necesarios para asegurar un diseño perfecto de la planificación a seguir, con especial atención a los detalles. PASO 2: PLANIFICACIÓN

Page  10 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. La estructura del Plan de Proyecto Si bien no existen formas estándar ni plantillas sobre como estructurar un Plan de Proyecto, los siguientes elementos son comunes para todos los proyectos:  Objetivos del Proyecto: ¿POR QUÉ planificamos este proyecto?  Resultados del Proyecto: ¿QUÉ estamos creando?  Equipo del Proyecto: ¿QUIÉN participa en el proyecto?  Plan de Trabajo: CUÁNDO/CÓMO  Responsabilidades  Sincronización  Análisis de Riesgos  Recursos y presupuesto: CUÁNTO PASO 2: PLANIFICACIÓN

Page  11 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Plan de Trabajo Para una planificación más eficaz, y para una implementación más controlada, la carga de trabajo se divide en distintos «Paquetes de Trabajo». Un Paquete de Trabajo (Work Package (WP)) representa el trabajo necesario para conseguir todos y cada uno de los Principales Resultados del Proyecto. Los Paquetes de Trabajo a su vez se dividen en TAREAS, unidades simples de trabajo más fáciles de implementar y chequear. PASO 2: PLANIFICACIÓN

Page  12 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Ejemplo de Plan de Trabajo El proyecto incluye entrevistas para definir las necesidades exactas de los alumnos en un determinado campo (por ejemplo, campaña contra el tabaco). 3 PRINCIPALES PAQUETES DE TRABAJO, DIVIDIDOS EN TAREAS WP2: DEFINICIÓN DE CAMPAÑA T2.1: Desarrollo contenidos de la campaña T2.2.: Logística (Permisos, contactos con escuelas, etc) T2.3: Diseño gráfico: Producción del material T2.4: Definición de acuerdos con patrocinadores WP3: IMPLEMENTACIÓN DE CAMPAÑA T3.1: Logística y preparativos T3.2: Desarrollo de la campaña T3.3: Conferencia final sobre los resultados T3.4: Cierre de Campaña (mails de agradecimiento, distribución de material a los responsables políticos, cierre de relaciones con patrocinadores) WP1: INVESTIGACIÓN T1.1: Definir metodología de búsqueda T1.2: Definir grupos destinatarios T1.3: Realización de entrevistas T1.4: Informe final de la investigacion WP 5 Gestión del Proyecto WP 4 Difusión Los paquetes de trabajo en este ejemplo se refieren a los principales resultados del proyecto. Tras estos WPs «técnicos», un plan de trabajo incluye también WPs «Horizontales», como la Gestión de Proyecto, Comunicación/Difusión, Monitorización, etc. PASO 2: PLANIFICACIÓN

Page  13 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Presentando los diagramas de Gantt Los diagramas de Gantt muestran las tareas en las que se divide el trabajo, y su inicio, duración y final. PASO 2: PLANIFICACIÓN

Page  14 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Paso 3: Ejecución La implementación como tal del proyecto: el trabajo actual se desarrolla y las actividades se implementan, siguiendo el Plan del Proyecto. Una de las mejores formas de asegurarse el éxito de un Proyecto es asegurar una reunion inicial exitosa y unos buenos mecanismos de comunicación. PASO 3: EJECUCIÓN

Page  15 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Reunión inicial La reunion inicial es el principio formal del Proyecto y precisa de la presencia de todas las personas involucradas en su implementación; Aquí se definen los principales medios y herramientas para la Gestión del Proyecto; Se llevan a cabo un completo balance de los objetivos, calendario y recursos para asegurar que todos los elementos clave del proyecto estén disponibles El Gestor del Proyecto comparte su visión de éste con todos los miembros del equipo PASO 3: EJECUCIÓN

Page  16 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Comunicación La comunicación es un elemento primordial para la ejecución de un proyecto. Normalmente, la comunicación tiene dos vertientes: interna y externa. PASO 3: EJECUCIÓN

Page  17 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Comunicación Comunicación Interna La comunicación interna tiene el propósito de mantener a toda la gente involucrada en el Proyecto informada sobre todos los temas relevantes. Normalmente, listas de y conferencias vía Skype son métodos eficaces de asegurar la comunicación interna, aunque los miembros del equipo (y los primeros los Gestores del Proyecto) deben hacer un uso adecuado de los canales de comunicación internos para no saturar a los participantes del proyecto Comunicación Externa  La comunicación externa se centra en apoyar la difusión y visibilidad del proyecto.  Herramientas más utilizadas: páginas web especializadas o webs normales, notas de prensa, eventos…...  Un elemento importante es el uso de logos para dar visibilidad inmediata a una actividad concreta PASO 3: EJECUCIÓN

Page  18 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Paso 4: Monitorización y control Durante la ejecución del Proyecto, el progreso de éste debe ser monitorizado para mantener el control de todos los componentes del proyecto (empezando por los tres claves - tiempo, resultados, recursos- ). La monitorización y control permite al Gestor del Proyecto y su equipo identificar posibles problemas en la ejecución del Proyecto, anticipar posibles riesgos y definir e implantar medidas correctoras. PASO 4: MONITORIZACIÓN Y CONTROL CONTROLLING

Page  19 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Para monitorizar el proyecto, se pueden usar varias herramientas, como: Reuniones con regularidad entre el Gestor del Proyecto y los miembros claves del equipo Informes internos Controlar el calendario de actividades llevadas a cabo respecto al diagrama de Gantt del proyecto Controlar el dinero gastado, comparándolo con el presupuesto previsto Es importante compartir las herramientas que se usen con todos los miembros del equipo, y usarlas regularmente para asegurar un control sistemático de las actividades. PASO 4: MONITORIZACIÓN Y CONTROL

Page  20 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Hitos Un hito es un evento importante dentro del Proyecto, a menudo la finalización de un resultado clave o el fin de una tarea. Se identifican durante la fase de planificación y se usan como oportunidades para realizar una evaluación interna. PASO 4: MONITORIZACIÓN Y CONTROL

Page  21 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Paso 5: Cierre del proyecto Los proyectos se pueden cerrar de muchas maneras, con distinto grado de formalidad, dependiendo de su tamaño y alcance. En proyectos pequeños, se usan uno o varios de los siguientes: o Un (breve) informe final detallando lo que se ha realizado o Una reunión con todo el equipo del proyecto o Una presentación de los principales resultados a los usuarios finales o los principales actores clave PASO 5: CIERRE DEL PROYECTO

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