I TALLER EN GESTIÓN POR PROCESOS PARA EL EQUIPO TÉCNICO GOBIERNO REGIONAL HUÁNUCO Huánuco, 14 Octubre del 2016 EQUIPO DE GESTIÓN POR PROCESOS-SGDIS

1. SALUDO Y PRESENTACIÓN

FACILITADORES DEL GORE HCO. ING. ELMER SANTIAGO CHUQUIYAURI SALDIVAR LIC. ESTEBAN HILMAR SUMARÁN HERRERA LIC. ROCIO INÉS VICENTE ROBLES ING. BRITTZZI GINA ZARATE CASACHAHUA SUB GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y SISTEMAS

TEMARIO 1.Presentación. 2.Alcances del Taller. 3.Metodología Didáctica. 4.Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública. 5.Lineamientos y Metodología para Implementar GXP. 6.Diagnóstico de las Entidades Públicas en GXP. 7.Plan de Trabajo para la Implementación de la GXP. 8.Introducción a la GXP en la Administración Pública

TEMARIO 9.Rol del Facilitador 10.Hábitos de la Gente Eficaz 11.Pensamiento Positivo 12.Pensamientos Diferentes 13.Etapa II – Diagnóstico e Identificación de Procesos / Analizar el Propósito de la Entidad 14.Identificación de Clientes y Productos 15.TAREA

2. ALCANCES DEL TALLER

OBJETIVOS DEL TALLER I 1.Entender los alcances del Programa y las condiciones necesarias para el éxito. 2.Uniformizar conceptos relacionados a la gestión por procesos. 3.Entender el Rol del Facilitador, actitudes y capacidades necesarias para lograr éxito personal y de su organización en la implementación de la Gestión Por Procesos. 4.Conocer la metodología para identificar Clientes y Productos, a partir de la reflexión estratégica de la entidad.

ORIENTACIÓN DEL TALLER Orientado a la práctica y a la gestión del cambio. Talleres altamente participativos. Facilitadores serán constructores de su propio aprendizaje. Tareas en su entidad serán clave para aprender y avanzar en implantación. Informes de avances a sus Directores de sus Unidades Ejecutoras. Reuniones de coordinación con el equipo de gestión por procesos del Gobierno Regional Huánuco.

CARACTERÍSTICAS GENERALES Tres (03) meses de duración del taller. Veinte y cuatro (24) horas presenciales de los participantes, en tres (3) talleres de ocho (8) horas cada uno. El taller está dirigido a 23 Unidades Ejecutoras (Máximo 2 participantes por Entidad ) Dirigido a profesionales calificados, que actuando como facilitadores, lleven adelante la implementación de la Gestión por Procesos en su Entidad.

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública REQUISITOS PARA LA CERTIFICACIÓN a)Asistencia al 90% de las sesiones de los Talleres Programados b)Cumplimiento de las tareas encomendadas en los plazos establecidos c)No se permitirán reemplazo, en caso uno de los integrantes deje los talleres

3. METODOLOGÍA DIDACTICA DE ENTRENAMIENTO

¿CUÁL ES LA MEJOR FORMA DE ENSEÑAR?

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

“El aprendizaje tiene que ver con lo que hacemos, no con una absorción pasiva de las cosas” Peter Senge

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública Paulo Freire

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública Barry Stevens “ Aun cuando mis interpretaciones sean correctas, si se lo digo, lo privo de la oportunidad de aprenderlo por si mismo” por si mismo” “No empujes el rio porque fluye solo”

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública CAPACIDAD DE ESCUCHA ¿ QUE SIGNIFICA ESCUCHAR?

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública “Prestar atención a lo que el otro dice” el otro dice” Real Académica de la Lengua Española

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública CUATRO PASOS PARA COMUNICACIÓN EFECTIVA Ordenar ideas Escribir de manera resumida Comunicar sin sustentar Integrar construir idea común

RECOMENDACIONES A LOS EQUIPOS Defina sus ideas en silencio. Anótelas para facilitar registro y rápido intercambio con el equipo. Escriba breve y claramente. Asegúrese que su idea se entienda sin necesidad de explicación. Escuche. No cuestione ideas de los demás. Controle el tiempo. Trabajo concluye al vencer el tiempo asignado.

CÓMO SE TRABAJARÁ EN LA PARTE PRESENCIAL DEL PROGRAMÁ Presentaciones de Expositores. Talleres de Trabajo en Equipo. Trabajo Individuales de los Participantes. Presentaciones de Participantes. Factor crítico tiempo disponible. Máxima concentración para producir resultados en tiempo breve.

4. POLÍTICA NACIONAL DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA

¿Qué comprende la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública? La Modernización de la Gestión Pública es un proceso político-técnico de transformación de actitudes y de fortalecimiento de aptitudes, de agilización de procesos, simplificación de procedimientos, sistemas funcionales y administrativos, relaciones y estructuras administrativas, con el fin de hacerlos compatibles con los nuevos roles de todos los niveles de gobierno. Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

Entidades Responsables Primer Pilar Políticas Públicas, Planes Estratégicos y Operativos Segundo Pilar Presupuesto para Resultados Tercer Pilar Gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional Quinto Pilar Sistema de información, seguimiento, monitoreo, evaluación y gestión del conocimiento Cuarto Pilar Servicio Civil Meritocrático Pilares Centrales Ejes Transversales Gobierno Abierto Articulación Interinstitucio nal Gobierno Electrónico Las actividades de monitoreo y evaluación de la Política de Modernización serán coordinadas por la SGP-PCM. Las actividades de monitoreo y evaluación de la Política de Modernización serán coordinadas por la SGP-PCM. Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

3ER PILAR DE LA PNMGP: GESTIÓN POR PROCESOS, SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Las entidades públicas deben adoptar, de manera paulatina, la gestión por procesos, continuar con los esfuerzos relacionados a la simplificación administrativa y organizarse de manera adecuada para llevar adelante los procesos y alcanzar los resultados esperados. GESTIÓN POR PROCESOS SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Permitirá mejorar los procesos de producción con el fin que las entidades brinden servicios de manera más eficiente y eficaz y logren resultados que beneficien a los ciudadanos. El fin es eliminar los obstáculos innecesarios que generen un funcionamiento deficiente de las entidades públicas y sobrecostos para la ciudadanía. Una vez definidos los objetivos y priorizados los procesos, la entidad debe organizarse de manera adecuada para llevar adelante estos procesos y alcanzar los resultados esperados en la entrega de bienes y servicios de su responsabilidad. SGP – PCM Gobierno Nacional Gobiernos Regionales Gobiernos Locales Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

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5. LINEAMIENTOS Y METODOLOGÍA PARA IMPLEMENTAR GESTIÓN POR PROCESOS

LINEAMIENTOS Y METODOLOGÍA La SGP ha desarrollado instrumentos metodológicos para la implementación de la Gestión por Procesos en las entidades de la Administración Pública Lineamientos Metodología Herramientas de Apoyo http//sgp.pcm.gob.pe/gestión-por-procesos/

REFERENTES NACIONALES E INTERNACIONALES Norma ISO Modelo de Excelencia en la gestión. Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública. Política Nacional de Modernización aprobada por D.S. N°

GESTIÓN POR PROCESOS ORIENTADA A RESULTADOS D.S. N° PCM Objetivos específicos de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública (PNMGP,2013) “Los procesos son definidos como una secuencia de actividades que transforman una entrada o insumo (una solicitud de un bien o servicio o ambos) en una salida (la entrega del bien o servicio o ambos), añadiéndole un valor en cada etapa de la cadena (mejores condiciones de calidad/precio, rapidez, facilidad comodidad, entre otros).” (PNMGP, 2013)

PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA GESTIÓN POR PROCESOS 1.Liderazgo visionario 2.Orientación al servicio del ciudadano 3.Transparencia, participación ciudadana y ética pública 4.Valoración al Servidor Público 5.Evaluación permanente, mejora continua, orientación a resultados y rendición de cuentas. 6.Innovación y aprovechamientos de las tecnologías 7.Agilidad y flexibilidad 8.Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS ETAPA III Mejora de Procesos ETAPA IIETAPA II Diagnóstico e Identificación de procesos - Institucionalizar la Gestión por Procesos - Documentar los procesos mejorados - Mejorar los procesos - Medir, Analizar y Evaluar ETAPA I:ETAPA I: Preparatoria - Sensibilizar a toda la entidad. - Capacitar a los encargados de implementar. - Elaborar el plan de trabajo institucional. - Analizar la situación de la entidad 4. Fortalecer el órgano responsable de la implementación de la Gestión por Procesos 3. Asegurar los recursos 2. Contar con objetivos estratégicos claramente establecidos 1. Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Dirección CONDICION PREVIA - Describir los procesos actuales - Elaborar el mapa de procesos - Determinar los proceso de la entidad - Identificar destinatario de bienes y servicios; y los bienes y servicios q brinda la entidad - Analizar propósito de la entidad

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública CONDICIONES PREVIAS Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Dirección Contar con objetivos estratégicos claramente establecidos Asegurar los recursos Fortalecer el órgano responsable de la implementación de la Gestión por Procesos

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública ETAPA I - PREPARATORIA Analizar la situación de la EntidadElaborar Plan de Trabajo Institucional Capacitar a encargados de implementar Sensibilizar a toda la entidad

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública ETAPA II – DIAGNÓSTICO E IDENTIFICACIÓN Analizar propósito de la entidadIdentificar destinatarios de bienes y serviciosDeterminar procesos de la entidadElaborar mapa de procesos actualDescribir procesos actuales

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública ETAPA III – MEJORA Medir, analizar y evaluarMejorar los procesosDocumentar los procesos mejoradosInstitucionalizar la gestión por procesos

6. DIAGNÓSTICO DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS

DINÁMICA N°1 EL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Tarea: Identifique 4 a 5 acciones o pasos clave para realizar el diagnóstico de tu Entidad a fin de evidenciar si se desarrolla gestión por procesos *Nota: formato Dinámica 1 Trabajo individual: 03 min Trabajo grupal:10 min Presentación al Pleno: 02 min

HERRAMIENTA DE AUTODIAGNÓSTICO - OBJETIVO Identificar el nivel de avance en la implementación de la Gestión por procesos en la Entidad, según lo establecido en la Metodología para la Implementación de la Gestión por Procesos en las entidades de Administración Pública en el marco del D.S. N° PCM – Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021 Identificar puntos críticos que faciliten a la entidad, el desarrollo del Plan Institucional para la Implementación de la Gestión por Procesos. Está conformada por un listado de preguntas o consultas, que requieren ser analizadas, sustentadas y calificadas; de tal forma que la sumatoria de la calificación dará un resultado de nivel de avance de la entidad pública, en la implementación de la Gestión por Procesos

HERRAMIENTA DE AUTODIAGNÓSTICO - METODOLOGÍA La Autoevaluación está dividida en tres partes, que define el avance en la implementación: 1. Condiciones previas y diagnóstico 2. Mapeo y documentación de procesos 3. Mejora de procesos e institucionalización

HERRAMIENTA DE AUTODIAGNÓSTICO - METODOLOGÍA De la calificación: cada una de las consultas debe ser calificada con un puntaje del 0 al 4, la puntuación dependerá del grado de avance que tiene la Entidad en cada una de las actividades o practicas consultadas Nota: Herramienta de Diagnóstico Puntaje de evaluación 0No se realiza, no existe, anecdótico 1Practica o mecanismo existente en la organización – en inicio 2Practica o mecanismo existente en la organización – en desarrollo 50% 3Practica o mecanismo existente en la organización – en desarrollo 75% 4

7. PLAN DE TRABAJO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

DINÁMICA N°2 EL PLAN DE TRABAJO Tarea: Identificar todos los aspectos que deberán tener en cuenta para elaborar el Plan de Trabajo de implementación de la G x P en su entidad. *Nota: formato Dinámica 2 Trabajo Individual – 5 min Trabajo en Equipo: Comparta sus hallazgos en su mesa y redefina su trabajo individual – 10 min Presentar al Pleno resultado del Trabajo – 1 min (por entidad) tomar nota de ideas de otras mesas para enriquecer su trabajo individual

EL PLAN DE TRABAJO El Plan de trabajo Institucional se sugiere el siguiente contenido: Definición de situación inicial, es decir identificación del nivel en el que se encuentra la entidad, en relación al grado de avance en la implementación de la gestión por procesos. Estrategia de implementación en función del grado de avance de la entidad. Alcance de las actividades previstas. Definición de objetivos y metas alcanzables Requerimiento y disposición de recursos necesarios: ambientes de trabajo, equipos, servidores especializados, disponibilidad de tiempo y apoyo externo cuando se requiera. Se debe considerar la inversión en capacitación, especialmente las que se requieran para subsanar brechas de capacidades.

EL PLAN DE TRABAJO Para elaborar el Plan de Trabajo Institucional se sugiere utilizar la siguiente estructura: Introducción Objetivo Alcance Base Legal Definiciones Situación Actual Estrategias Recursos Cronograma de actividades (considerar responsables y fechas) En las reuniones que se realicen en cada una de las actividades planteadas o extraordinarias, relacionadas a los avances para la implementación de la Gestión por Procesos, deberán utilizar Actas de Reuniones que se aseguren el seguimiento y avance del Plan

8. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN POR PROCESOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

¿QUE ES LA GESTIÓN PORPROCESOS? Enfoque gestionar metodológico quepermite integralmente lasprocesos, de trabajo valor”. actividades, tareas y formas contenidas en la “cadena de Estagestióndebe asegurarqueloslos bienesyserviciosgenerenimpactos positivosparaelciudadano,en función de los recursos disponibles. Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

GESTION LICENCIAS GESTION RRHH GESTION COMPRAS ENFOQUE FUNCIONAL: LAS ENFOQU E DE DEL ENFOQUE FUNCIONAL AL ENFOQUE DEDE LALA GESTIÓN POR PROCESOS ENFOQUE FUNCIONAL La s funciones / Áreas Ge s tionan la entidad ÁREAS / PROCESOS Se reconocen los Procesos pero predominan las funciones ENFOQUE DE PROCESOS ORIENTADO A RESULTADOS Los procesos ge s tio nan la e ntidad Fuente: Op ti miso - Ce n tro de Desarrollo I nd ustrial (2013). Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública CLIENTE PROCESO 1PROCESO 1 PROCESO 2PROCESO 2 PROCESO 3PROCESO 3 FUNCIÓN1FUNCIÓN1 FUNCIÓN2FUNCIÓN2 FUNCIÓN3FUNCIÓN3 FUNCIÓN1FUNCIÓN1 FUNCIÓN2FUNCIÓN2 FUNCIÓN3FUNCIÓN3

¿QUÉESESLOLOQUEEXISTE ACTUALMENTE? ¿Y DÓNDE ESTA EL CLIENTE? ENFOQUE FUNCIONAL Elaborado por la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional y Sistemas - GOREHCO

al PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE EL ENFOQUE FUNCIONALYELELENFOQUEDEDEPROCESOS Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública Enfoque Funcional (Vertical) Gestión por Procesos orientada a Resultados (Horizontal ) Énfasis en el bien y servicio del área (producto/trabajo) Énfasis en la satisfacción del Ciudadano o destinatario de los bienes y servicios ¿Quién cometió el error?¿Por qué ocurrió el error? ¿Cómo lo sancionamos?¿Cómo lo resolvemos o mejoramos? Control a los servidores públicosDesarrollo de competencias de los servidores Sólo importa “cumplir” con el trabajo (horario) Busca hacer un trabajo eficaz, eficiente y con valor público No se adapta a los cambios del entornoSe adapta a los cambios del entorno Departamentalización (feudos)Trabajo en Equipo FuncionesColaboración Falta de CoordinaciónRápida Coordinación

¿QUÉ ES UN PROCESO? ENTRADA SALIDA RETROALIMENTACION ACTIVIDAD 1 ACTIVIDAD 2 ACTIVIDAD N … ACTIVIDAD 3 Elaborado por la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional y Sistemas - GOREHCO

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

USURARIOUSURARIO USUARIOUSUARIO EL PROCESO DEBE AGREGAR VALOR Cadatarea,actividad,procesoquedesarrollamosdebe incrementar elaborando o elvalordel bienyservicioqueestamos desarrollando. Todosloslosprocesostienenqueagregarvalorparaser consideradoscomotales. -Valor-Valor+ Valor+ Valor P5 P4 P3 P2 P1 Elaboración: SGP/PCM –2014 Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública CIUDADANO O DESTINATARIO DE LOS BIENES Y SERVICIOS CIUDADANO O DESTINATARIO DE LOS BIENES Y SERVICIOS

ALMUERZO

9. ROL DEL FACILITADOR

Como definiría Usted a un Facilitador? Que habilidades y aptitudes debe tener y/o desarrollar un Facilitador?  Reflexión individual 3 minutos  Intercambio de información 5 minutos  Informe al pleno 2 minutos Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

“ AUNQUE NADA CAMBIE, SI CAMBIO YO, TODO CAMBIA” Honoré de Balzac

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública FACILITADOR Es una persona que establece empatía con sus estudiantes, enganchando y motivando a los alumnos durante todo el proceso y especialmente cuando nota que no trabajan con el mismo entusiasmo.

Es sensible al aprendizaje de sus alumnos Es curioso con la tecnología. Tiene facilidad de comunicación Es organizado en su trabajo Es amigable, creativo, entusiasta y motivador El flexible ante los imprevistos o en situaciones especiales debidamente justificadas Alienta el buen humor y el respeto Es tolerante con las frustraciones Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

DINÁMICA N°3 OBSTACULOS PARA EL FACILITADOR Pregunta clave: ¿Qué obstáculo ve usted para el éxito de su labor como Facilitador? *Nota: formato Dinámica 3 1. Individualmente identifique 3 o 4 obstáculos (describir cada obstáculo en 2 o 3 palabras). 2. En equipo (entidad) anotarlos en tabla Excel columna Descripción. 3. Agruparlos por afinidad. Use columnas N° y Nombre de agrupación. 4. Priorizar y compartir resultados con su mesa 5. Informar al Pleno (verbalmente) resultados por mesa 6. Grabar resultado de su entidad. Enriquecer con otros aportes. Trabajo Individual: 03 min Trabajo en Equipo: 10 min Presentación al Pleno: 01 min

BENEFICIOS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS Fortalece la capacidad para lograr resultados, superar barreras de estructura funcional. Diseñar procesos a partir de las necesidades del cliente Escuchar y tener cuenta su opinión Detectar problemas de insatisfacción Identificar y sistematizar “cadena de valor” para enfocarse en aspectos clave y elevar capacidad de gestión Promover participación y clarificar responsabilidades Eliminar actividades que no agregan valor, reducir tiempos, costos y mejorar.

10. HÁBITOS DE LA GENTE EFICAZ

1. Ser positivo 2. Empezar con un fin en mente 3. Establecer primero lo importante 4. Pensar que todos pueden ganar 5. Procurar primero comprender y después ser comprendido 6. Sinergia: la cooperación creativa 7. Mantenimiento y renovación Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

Conocimiento de si mismo Autocontrol Automotivación Empatía Habilidades sociales 1.Sea proactivo 2.Primero lo primero 3.Empiece con un fin en la mente 4.Procure comprender para ser comprendido 5.Piense en ganar-ganar 6.Sinergia 7.Afile la sierra Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

El 10% de lo que nos sucede es algo que no podemos modificar El 90% de lo que nos sucede es consecuencia de la forma como reaccionamos frente al 10% No tenemos control sobre el 10%, pero podemos controlar el restante 90% Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

Retraso o cancelación de una reunión Falla de nuestro vehículo Congestión en el transito Cualquier incidente que alterar tus planes Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

Defina bien sus prioridades y alinee conductas y creencias Comience nuevos emprendimientos con visión clara del objetivo No pierda tiempo en asuntos sobre los que no pueden hacer nada Reconozca inmediatamente sus errores, corríjalos aprenda de ellos Combata malos momentos adoptando medidas practicas y posibles Anticípese, espere que suceda algo o que alguien se ocupe de usted Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

Concentre su atención primero en las relaciones Hágase responsable de la necesidad de lograr resultados Comunique a todo el plan y asegurar el compromiso Trate de ver la situación desde el punto de vista del otro Si siente necesidad de disculparse, hágala de inmediato y sinceramente Lleve a las personas emocionalmente a su lado antes de argumentar Dedique tiempo a su desarrollo personal Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

LENGUAJE REACTIVO LENGUAJE PROACTIVO No le preguntare a mi jefe, seguro dirá “no” Le hare una oferta que no podrá rechazar No puedo hacerlo, no es mi estiloNunca lo hice, pero me encara intentar No sirvo para los números y los cálculos Trabajare duro para mejorar mi destreza con los números Me hace enfurecerControlar mis sentimiento No puedo hacer nadaVeamos las alternativas Yo soy así, no puedo cambiarLo veré de otra manera Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

Trate a los demás como quiere que lo traten a usted Asuma la responsabilidad por su propio carácter y comportamiento Comprenda que muchas veces la forma de ver el problema es el problema Avance “de adentro hacia afuera”, de victorias privadas a éxitos público Recuerde efectividad es capacidad de “agregar valor” No busque resultados a corto plazo a costa del largo plazo Reemplace arreglos rápidos por mejoras sostenibles

11. PENSAMIENTO POSITIVO

Concéntrese en alimentar pensamientos constructivos Reconozca los pensamientos negativos y abandónelos Controle cuidadosamente la forma como habla a otros y asi mismo Despréndase de cualquier carga de pesimismo Proyecte el cambio hacia los demás PROGRAMACIÓN POSITIVA

REVISE COMO SE HABLA USTED A SÍ MISMO (Ejercicio para reflexión individual) ¿Cómo se habla usted a sí mismo? ¿Qué cosas se dice cada mañana al despertar? ¿De que manera condiciona su día la forma como se dirige usted a si mismo? ¿Es un comienzo positivo, alegre y optimista? ¿Es derrotista o crítico? Si se lamenta o reniega, así se programa para todo el día Analice cuáles son sus últimos pensamientos antes de dormir: ¿Son poderosos, cargados de esperanza o negativos o pesimistas? Tome la determinación de abandonar el negativismo

12. PENSAMIENTO DIFERENTES

LA TAZA LLENA “Hay que vaciar la mente si se quiere adoptar nuevas actitudes y comportamientos “La habilidad de aprender conlleva la de desaprender”

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ETAPA II DIAGNÓSTICO E IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS. 13.ANALIZAR PROPÓSITO DE LA ENTIDAD

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS ETAPA III Mejora de Procesos ETAPA IIETAPA II Diagnóstico e Identificación de procesos - Institucionalizar la Gestión por Procesos - Documentar los procesos mejorados - Mejorar los procesos - Medir, Analizar y Evaluar ETAPA I:ETAPA I: Preparatoria - Sensibilizar a toda la entidad. - Capacitar a los encargados de implementar. - Elaborar el plan de trabajo institucional. - Analizar la situación de la entidad 4. Fortalecer el órgano responsable de la implementación de la Gestión por Procesos 3. Asegurar los recursos 2. Contar con objetivos estratégicos claramente establecidos 1. Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Dirección CONDICION PREVIA - Describir los procesos actuales - Elaborar el mapa de procesos - Determinar los proceso de la entidad - Identificar destinatario de bienes y servicios; y los bienes y servicios q brinda la entidad - Analizar propósito de la entidad

A) ANALIZAR EL PROPÓSITO DE LA ENTIDAD B) IDENTIFICAR LOS CLIENTES DE LOS BIENES Y SERVICIOS; Y QUE BIENES Y SERVICIOS BRINDA LA ENTIDAD C) DETERMINAR LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

A) ANALIZAR EL PROPÓSITO DE LA ENTIDAD Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública DINÁMICA 4. Reflexiones e identifique claramente el propósito de LA UNIDAD ORGÁNICA AL QUE REPRESENTA, la manera como genera y agrega valor. 5 MINUTOS *Nota: formato Dinámica 4

A) ANALIZAR EL PROPÓSITO DE LA ENTIDAD Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública Documentos fuente para el análisis Ley de creación de la entidad Reglamento de Organización y Funciones (ROF) Manual de Organización y Funciones (MOF) Plan de Desarrollo Concertado Regional o Local, según corresponda. Plan Estratégico Institucional (PEI) (visión, misión y objetivos estratégicos) Manual de Procedimientos (MAPRO) Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) Otras normas que le puedan otorgar alguna función o encargo a la entidad. Otras que considere la entidad.

14. IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES Y PRODUCTOS

IDENTIFICAR LOS CLIENTES Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública DINÁMICA 5. Reflexiones e identifique claramente los clientes de la entidad. 5 MINUTOS *Nota: formato Dinámica 5

B) IDENTIFICAR LOS CLIENTES DE LOS BIENES Y SERVICIOS; Y QUE BIENES Y SERVICIOS BRINDA LA ENTIDAD Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública CLIENTE Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio destinado a esa persona u organización requerido por ella. Ejemplo: Consumidor, cliente, usuario final, minorista, receptor de un producto o servicios de una proceso interno, beneficiario y comprador Nota: Un cliente puede ser interno o externo a la organización.

IDENTIFICAR BIENES Y SERVICIOS Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública DINÁMICA 6. Reflexiones e identifique claramente los bienes y servicios que brinda la entidad. 5 MINUTOS *Nota: formato Dinámica 6

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública ¿ QUE ES UN PRODUCTO? Objeto o intangible “que tienen la capacidad de satisfacer una necesidad o un deseo” (Philip Koller) Requisito para ser caracterizado como producto: que se pueda: Controlar, asegurar y gestionar Que el cliente lo pueda reconocer como tal Que el producto sea resultado de un proceso, que agregue valor y que garantice el resultado esperado

Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública COMPRENDER AL CLIENTE ¿ Cual es el producto que busca el destinatario del bien o servicio (cliente? ¿Esta claramente definido el bien o servicio que ofreces? ¿Esa claridad la percibe tu cliente? ¿lo respalda una cadena de valor?

IDENTIFICAR PROPÓSITO, CLIENTES, BIENES Y SERVICIOS DE LA ENTIDAD DINÁMICA 7. Con los conceptos brindados consolidar el propósitos, cliente y los bienes y servicios que produce el Gobierno Regional Huánuco. Usar formato 10 MINUTOS Elaborado por la Sub Gerencia de Desarrollo Institucional y Sistemas - GOREHCO

B) IDENTIFICAR LOS CLIENTES DE LOS BIENES Y SERVICIOS; Y QUE BIENES Y SERVICIOS BRINDA LA ENTIDAD Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

B) IDENTIFICAR LOS CLIENTES DE LOS BIENES Y SERVICIOS; Y QUE BIENES Y SERVICIOS BRINDA LA ENTIDAD Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública Matriz Cliente - Producto

15. TAREA

Desarrollar Autodiagnóstico (aplicar herramienta sugerida) Desarrollar propuesta de Plan de Trabajo (utilizar base de la metodología) Leer la Metodología de la Implementación de la GXP Desarrollo de la Matriz Propósito de la Entidad Desarrollo de la Matriz de cliente -producto Entregar las tareas hasta el 10 de Noviembre, en formato electrónico al correo TAREA MÓDULO I

SESIÓNDEPREGUNTASYRESPUESTAS